本节概述了记录员在备案涉及所有权转让的文件方面的职责。当此类文件被备案后，记录员必须在文件上注明识别号或簿册和页码位置，然后将其返还给相关方。

如果这份文件表明所有权发生了变更但缺少所有权变更声明，记录员必须将这份缺失的声明与已备案文件一并寄出，或者将缺失的信息通知估价员。

在契约或抵押文件能够被正式记录备案之前，它必须包含某些信息。对于任何转让财产所有权的契约，其首页必须注明未来税单将寄往的姓名和地址。对于信托契约或抵押文件，它们需要列出其中一位借款人的地址，以便寄送违约通知或出售通知。然而，即使这些信息缺失或不正确，文件的有效性也不受影响。这项规定不适用于由州土地委员会处理的文件。

这项法律允许记录员使用缩微摄影或光盘等技术来复制需要记录的文件。这些方法确保原始文件不会被更改。所有副本都必须符合特定标准，并且真实副本应按照法律要求安全保存。另一份副本必须在记录员办公室供公众查阅。

这项法律允许记录员选择如何组织和存储已记录的文件。他们可以根据标题将文件分类存入不同的簿册或胶片中，或者选择一个名为“官方记录”的总系列，该系列是连续编号的。无论哪种方法都具有相同的法律告知效力。如果使用缩微摄影技术，每卷胶卷都会有一个独特的编号，并且每个文件（或其页面）会有一个“页”或“图像”之类的名称。为了法律识别，使用记录员指定的名称就足够了。

这项法律要求县记录员备案并记录最终判决或裁定书的经认证副本，这些判决或裁定书分割或影响其所在县不动产的所有权或占有。一旦记录，这些文件就作为对其内容的官方告知，通知所有人。记录后，任何购买、抵押或对该财产主张留置权的人，都被视为已知晓其内容，就像该判决是一份普通的契约或转让文件一样。

如果你向记录官提交契约或抵押文件，它不需要作为不同的文件再次提交。一旦记录，记录官会根据请求并收取费用后将其编入索引。这个索引对所有人，包括未来的买家或贷款人，都起到公开通知的作用。他们将被视为知晓其内容，就像它已在所有相关记录簿中完整记录一样，即使它只被记录了一次。

如果一份已在县记录员处记录的文件（如契约或通知）因灾害而遗失或损坏，法律允许将其重新记录。为此，该文件必须是之前已记录过的，并且您可以出示加州任何其他县的记录员出具的经认证的证明，证明该文件确实已在那里记录。

重新记录的文件将包含所有附带的证明和背书。原始记录的日期仍将被确认为官方日期。这份重新记录的文件在法律场合中可以像原件一样使用。记录员将收取与类似服务相同的费用。

只要公职人员出售不动产并进行记录，该出售就必须按字母顺序进行索引。这包括在公职人员的姓名和原始财产所有人的姓名下进行列示，但涉及州政府土地特许状的情况除外。

这项法律允许退伍军人或经授权的个人在加州县记录员处记录退役文件，例如DD214表格。这些文件必须保存在非公开索引中以保护隐私。只有退伍军人或经授权的人才能获取副本。非公开索引应符合保密标准，但其具体设计由各县记录员自行决定。