یہ قانون بتاتا ہے کہ کیلیفورنیا میں کاؤنٹی فنڈز کا انتظام کون ذمہ دار ہے۔ عام طور پر، کاؤنٹی نگران بورڈ ان فنڈز کا انتظام امانت دار کے طور پر کرتا ہے اور اسے محتاط سرمایہ کار کے معیار پر عمل کرنا ہوتا ہے، جب تک کہ انہوں نے کسی دوسرے قانون کے سیکشن کے مطابق یہ فرائض کاؤنٹی خزانچی کو منتقل نہ کر دیے ہوں۔ اس کا مطلب ہے کہ انہیں احتیاط سے کام کرنا چاہیے، معاشی حالات اور کاؤنٹی کی مالی ضروریات کو مدنظر رکھتے ہوئے۔

جب مقامی ایجنسیاں (کاؤنٹی کے علاوہ) فنڈز کو حفاظت کے لیے کاؤنٹی خزانے میں جمع کراتی ہیں، تو کاؤنٹی خزانچی ان فنڈز کا ذمہ داری سے انتظام کرنے کا وہی کردار ادا کرتا ہے، اور محتاط سرمایہ کار کے معیار پر عمل کرتا ہے۔

کاؤنٹی خزانچی اور بورڈ دونوں کو فنڈز کا دانشمندی، احتیاط اور اچھے فیصلے کے ساتھ انتظام کرنا چاہیے، فنڈز کی حفاظت اور لیکویڈیٹی کو مدنظر رکھتے ہوئے۔ یہ سیکشن واضح کرتا ہے کہ سرمایہ کاری کے فیصلے ایک مجموعی حکمت عملی کے مطابق ہونے چاہئیں اور مخصوص قوانین کے تحت قانونی ہونے چاہئیں۔

یہ قانون کیلیفورنیا میں کاؤنٹی خزانچی، کاؤنٹی ٹیکس کلکٹر، یا کاؤنٹی خزانچی-ٹیکس کلکٹر بننے کے خواہشمند کسی بھی شخص کے لیے اہلیتیں مقرر کرتا ہے۔ اس شخص کو ان میں سے کسی ایک معیار پر پورا اترنا چاہیے: کسی عوامی ایجنسی میں سینئر مالیاتی پوزیشن پر کم از کم تین سال کا تجربہ ہو؛ بزنس، پبلک ایڈمنسٹریشن، اکنامکس، فنانس، اکاؤنٹنگ، یا متعلقہ شعبے میں مخصوص اکاؤنٹنگ یونٹس کے ساتھ ڈگری رکھتا ہو؛ ایک سرٹیفائیڈ پبلک اکاؤنٹنٹ ہو؛ یا مخصوص اکاؤنٹنگ یونٹس کے ساتھ چارٹرڈ فنانشل اینالسٹ ہو۔

یہ قواعد ان تمام افراد پر لاگو ہوتے ہیں جو 1 جنوری 1998 سے ان عہدوں پر منتخب یا مقرر کیے گئے ہیں، اور کچھ ترامیم 1 جنوری 2024 سے لاگو ہوں گی۔

یہ قانون بتاتا ہے کہ جب خزانے میں رقم جمع کی جاتی ہے تو خزانچی کو آڈیٹر کے سرٹیفکیٹس کو کیسے سنبھالنا چاہیے۔ خزانچی کو ان سرٹیفکیٹس کو تلف کرنے کی اجازت ہے اگر وہ کچھ شرائط پوری کرتے ہوں۔ سرٹیفکیٹ کو پانچ سال سے زیادہ عرصے کے لیے دائر کیا گیا ہو، یا اگر مخصوص شرائط پوری کی جائیں تو ایک سال سے زیادہ عرصے کے لیے۔ ان شرائط میں سرٹیفکیٹ کی مناسب تصویر کشی یا ریکارڈنگ شامل ہے جس میں منظور شدہ ٹیکنالوجی کا استعمال کیا جائے جو اصل کو غیر تبدیل شدہ رکھے اور اسے پانچ سال تک برقرار رکھے۔ نقول کو آسانی سے قابل رسائی طریقے سے محفوظ کیا جانا چاہیے اور جانچ اور استعمال کی اجازت ہونی چاہیے۔

یہ قانون خزانچی کو روایتی حساب کتاب کے بجائے، وصول شدہ اور خرچ کی گئی تمام رقم کا ریکارڈ رکھنے کے لیے جدید ٹیکنالوجی، جیسے فوٹو گرافی یا الیکٹرانک سسٹم استعمال کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ ان نقلوں کو اصل دستاویزات سمجھا جاتا ہے۔ ان ریکارڈز کی کاپیاں، خواہ وہ نقلیں ہوں یا تصدیق شدہ نقول، بھی سرکاری سمجھی جاتی ہیں۔ قانون یہ بھی تقاضا کرتا ہے کہ یہ ریکارڈ منظم، قابل رسائی اور مناسب طریقے سے محفوظ کیے جائیں۔ ہر مائیکرو فلم کی ایک اضافی کاپی کو ایک علیحدہ جگہ پر محفوظ طریقے سے رکھنا ضروری ہے۔

خزانچی کو ریاست یا کاؤنٹی کی تمام رقم ذاتی طور پر اپنے پاس رکھنی ہوگی جب تک کہ اسے قانونی طور پر خرچ نہ کیا جائے۔ وہ کسی اور کو یہ رقم رکھنے یا استعمال کرنے کی اجازت نہیں دے سکتے جب تک کہ قانون اس کی اجازت نہ دے۔ تاہم، خزانچی حفاظت کے لیے خصوصی ڈپازٹس کر سکتا ہے لیکن ان اقدامات کے لیے اپنے سرکاری بانڈ کے ذریعے ذمہ دار ہوگا۔

یہ قانون کی دفعہ کہتی ہے کہ خزانچی رقم قبول نہیں کر سکتا جب تک کہ اس کے ساتھ آڈیٹر کا سرٹیفکیٹ نہ ہو، لیکن اگر آڈیٹر اور خزانچی کسی مختلف طریقہ کار پر متفق ہوں تو وہ دوسرے انتظامات کر سکتے ہیں۔

اگر کوئی کاؤنٹی افسر جان بوجھ کر غیر سرکاری ذرائع سے رقم کو کاؤنٹی کے خزانے میں قبول کرتا ہے یا اس کی اجازت دیتا ہے، تو اسے جرم سمجھا جاتا ہے۔ افسر کو چھ ماہ سے ایک سال تک قید، پانچ سو ڈالر سے پانچ ہزار ڈالر تک کا جرمانہ، یا دونوں کا سامنا کرنا پڑ سکتا ہے۔ اس کے علاوہ، افسر اپنی نوکری سے ہاتھ دھو بیٹھے گا۔

یہ قانون کنٹرولر کو کاؤنٹی خزانچیوں یا ان کے نمائندوں کے ساتھ میٹنگز بلانے کی اجازت دیتا ہے تاکہ اس بات پر تبادلہ خیال کیا جا سکے کہ ٹیکس اور حکومتی کوڈز کو یکساں اور مؤثر طریقے سے کیسے منظم کیا جائے۔ یہ میٹنگز ریاست میں کہیں بھی ہو سکتی ہیں، جیسا کہ کنٹرولر فیصلہ کرے۔ کاؤنٹیوں کو ان میٹنگز کے لیے کاؤنٹی خزانچیوں یا ان کے نمائندوں کے سفر اور حاضری کے تمام اخراجات ادا کرنے ہوں گے، لیکن ان اخراجات کے لیے کاؤنٹی کے بورڈ آف سپروائزرز سے پیشگی منظوری درکار ہے۔