이 조항은 이 법률 장의 목적상 정부 기관 내에서 '기록'으로 간주되는 것이 무엇인지 정의합니다. '기록'에는 기관이 사용하거나 생성한 서류, 지도, 필름, 디지털 매체 등 모든 종류의 문서가 포함됩니다. 하지만 참고나 전시 목적으로 보관된 도서관 및 박물관 자료나, 출판물 및 처리된 문서의 재고분은 포함되지 않습니다.

이 법은 '공공 사용 양식'을 주(state)가 개인, 기업 및 기타 사적 기관 또는 그 법적 대리인으로부터 정보를 수집하기 위해 사용하는 양식으로 정의합니다. 이 양식들은 공공 부문과 민간 부문 모두로부터 사실, 의견 또는 다른 종류의 데이터를 수집하기 위한 것입니다.