부동산과 관련된 서류를 등기해야 한다면, 필요한 수수료를 지불하고 사진으로 재현 가능해야 하는 등 특정 요건을 충족하는 한, 카운티 등기소는 이를 접수해야 합니다. 이는 서류가 정확하게 복사될 수 있도록 특정 기준을 따라야 한다는 의미입니다.

기록 색인에 오류가 있다면, 관련자는 수정을 요청할 수 있습니다. 색인 수정은 30영업일 이내에 이루어져야 하며, 오류와 수정 사항 모두 공개 색인에 기록됩니다.

모든 서류는 원본 서명이 있거나 원본의 인증된 사본이어야 합니다. 정부 기관이 등기한 유치권에는 해당 기관에서 공식적으로 채택한 경우 팩스 서명을 사용할 수 있습니다.

재등기해야 하는 서류의 경우, 단순히 순서 문제를 수정하거나, 수정 진술서로 경미한 수정을 하거나, 다른 이유로 면제되는 경우를 제외하고는 새로운 서류처럼 취급되어야 합니다.

이 캘리포니아 법은 공증 확인서와 출생 또는 사망 기록의 공증 등본에 대한 요건을 설명합니다. 공증 확인서의 경우, 공증인의 공식 인장이 읽을 수 있고 공증인의 세부 정보가 서명 근처에 명확하고 재현 가능하게 기재되어 있다면 완전한 문서로 기록될 수 있음을 명시합니다. 우편으로 접수된 출생 또는 사망 기록 요청의 경우, 요청자가 법률에 따라 해당 기록을 얻을 권한이 있음을 확인하는, 위증 시 처벌을 받는다는 선서가 포함된 공증 진술서가 필요합니다.

이 법은 미국 정부 공무원이 요청하면, 카운티 등기관이 미국 정부와 관련된 서류를 등기 수수료를 미리 받지 않고 기록해야 한다고 규정합니다. 대신, 등기관은 해당 수수료에 대한 정부 지불 증명서를 발행합니다. 수수료가 지불되면, 등기관의 다음 정산 시 재무관에게 전달됩니다.

이 법은 기록되어야 할 문서를 처리할 때 기록관의 책임과, 기록관이 이를 제대로 처리하지 못할 경우 어떤 일이 발생하는지를 설명합니다. 기록관이 합리적인 시간 내에 문서 기록을 게을리하거나 거부하거나, 어떤 식으로든 문서를 부적절하게 처리하면, 그로 인해 발생한 모든 손해에 대해 책임이 있습니다. 구체적인 실패 사례로는 문서 기록을 게을리하는 것, 문서를 잘못 기록하는 것, 필요한 색인을 유지하지 않는 것, 또는 기록에 무단으로 변경을 가하는 것 등이 있습니다. 만약 어떤 문서가 기록 불가능하다고 판단되면, 해당 당사자는 법원의 심사를 요청할 수 있으며, 법원 명령 없이 그러한 문서를 기록하려는 부적절한 시도는 법적 위반으로 이어질 수 있습니다.

건물 공사 완료가 기록된 지 2년이 지나면, 계약서나 설계도 같은 관련 서류들은 제출했던 사람에게 돌려줄 수 있습니다. 단, 해당 프로젝트에 이해관계가 있는 사람이 서면으로 보관을 요청한 경우는 예외입니다.

만약 이 서류들이 5년 동안 보관되어 있었는데도 아무도 찾아가지 않았다면, 기록관은 이 서류들을 파기할 수 있습니다. 이 역시 프로젝트에 이해관계가 있는 사람이 보관을 요청한 경우는 예외입니다.

카운티 등기소장은 연방 세금 유치권과 그 해제 기록을 8년 후에 파기할 수 있지만, 이는 해제되지 않은 각 유치권의 마이크로필름 사본이 증거법의 규정에 따라 제작되고 인증된 경우에만 가능합니다. 마이크로필름은 미국 품질 기준을 충족해야 하며, 원본 마이크로필름은 안전한 장소에 보관되어야 합니다.

카운티 기록관은 마이크로필름으로 만들어진 문서 중 1년 이상 전에 접수된 것을 파기하거나 처분할 수 있습니다. 단, 법에서 더 오래 보관하도록 요구하거나 기록관이 해당 문서가 여전히 필요하다고 판단하는 경우는 예외입니다.

문서를 보관할지 결정할 때는 대중의 필요성, 법적 보관 기한, 그리고 역사적 중요성 등을 고려합니다.

이 법은 등기소가 증명 목적으로 사용되는 공식 인장을 갖추도록 요구합니다. 인장은 원형이어야 하며 직경이 1.25인치에서 2인치 사이여야 하고, 등기소장이 선택한 중앙 디자인이나 문구를 포함해야 합니다. 또한 'Recorder, ____ County, California'라는 문구와 함께 해당 카운티 이름이 새겨져야 합니다. 인장은 수동 또는 전자적 방식과 같이 다양한 방법으로 적용될 수 있습니다. 하지만 만약 다른 인장 디자인이 전통적으로 사용되어 왔다면, 계속해서 사용될 수 있습니다.