دفتردار باید فهرستی از اسناد مالکیت، اعطای حق، و نقل و انتقالات را که با عنوان «اعطا کنندگان» برچسبگذاری شده است، نگهداری کند. هر صفحه از این فهرست به سه ستون تقسیم میشود که به ترتیب با عناوین: «نام اعطا کنندگان»، «نام دریافت کنندگان»، و «محل ثبت» مشخص شدهاند.
دفتردارکتابها
Section § 27230
این قانون بیان میکند که ثبتکننده، که مسئول نگهداری سوابق رسمی است، باید قبل از سفارش هرگونه دفتر ثبت جدید که برای کار دفترش لازم است، از هیئت نظارت تأییدیه بگیرد. این دفاتر میتوانند حاوی فرمهای چاپی برای مواردی مانند اسناد مالکیت و رهننامههایی باشند که به طور معمول استفاده میشوند.
ثبتکننده، تهیه دفاتر ثبت، تأییدیه هیئت نظارت، سوابق رسمی، فرمهای چاپی، اسناد مالکیت، رهننامهها، اسناد، اوراق، اطلاعیهها، نگهداری سوابق، لوازم اداری، الزامات کاری، فرآیند سفارش، رویههای اداری
Section § 27231
این قانون بیان میکند که ثبتکننده مسئول مراقبت از کلیه دفاتر، سوابق، نقشهها و اسنادی است که در دفتر او نگهداری میشوند. او باید اطمینان حاصل کند که این اقلام به طور ایمن نگهداری شده و به درستی مدیریت میشوند.
ثبتکننده نگهداری سوابق دفترداری
Section § 27232
این قانون از دفتردار میخواهد که فهرستی برای اسناد مالکیت، اعطای حق، و نقل و انتقالات نگهداری کند. این فهرست با عنوان «اعطا کنندگان» مشخص شده و شامل سه ستون است: یکی برای نام اعطا کنندگان، یکی برای نام دریافت کنندگان، و ستون آخر نشاندهنده محل ثبت سند است.
فهرست دفتردار اسناد مالکیت اعطای حق
Section § 27233
این قانون ایجاب میکند که سردفتر یک فهرست منظم از اسناد را به نام «گیرندگان» نگهداری کند. هر صفحه از این فهرست باید سه ستون با عناوین: «نام گیرندگان»، «نام واگذارکنندگان» و «محل ثبت» داشته باشد.
سردفتر باید فهرستی از اسناد را که با عنوان «گیرندگان» برچسبگذاری شده است، نگهداری کند. هر صفحه از این فهرست به سه ستون تقسیم میشود که به ترتیب با عناوین: «نام گیرندگان»، «نام واگذارکنندگان» و «محل ثبت» مشخص شدهاند.
فهرست اسناد، نمایه اسناد، فهرست گیرندگان، واگذارکنندگان، نگهداری سوابق، اسناد ملکی، مستندسازی اسناد، ثبت اسناد، نگهداری نمایه، سوابق املاک و مستغلات، اسناد قانونی، وظایف سردفتر، ستون گیرندگان، ستون واگذارکنندگان، ستون محل ثبت، مدیریت سوابق عمومی
Section § 27234
این قانون از دفتردار میخواهد که دو فهرست جداگانه برای رهنها نگهداری کند: یکی برای اموال غیرمنقول و دیگری برای اموال منقول. هر فهرست باید سه ستون داشته باشد که نام رهندهندگان، نام رهنگیرندگان و محلی که رهن در آن ثبت شده است را نشان دهد.
دفتردار باید دو فهرست از رهنها را نگهداری کند که به ترتیب با عنوانهای: «رهندهندگان اموال غیرمنقول» و «رهندهندگان اموال منقول» برچسبگذاری شدهاند، و صفحات آن به سه ستون تقسیم شده است که به ترتیب با سربرگهای: «نام رهندهندگان»، «نام رهنگیرندگان» و «محل ثبت» مشخص شدهاند.
سوابق رهن، اموال غیرمنقول، اموال منقول، رهندهندگان، رهنگیرندگان، فهرست رهنها، نگهداری سوابق، املاک و مستغلات، سوابق املاک، معاملات اموال، مستندات رهن، نمایهسازی اسناد، سوابق عمومی، معاملات املاک
Section § 27235
این قانون از ثبتکننده میخواهد که دو فهرست نمایه جداگانه برای رهنها نگهداری کند: یکی برای اموال غیرمنقول (مانند زمین یا ساختمانها) و دیگری برای اموال منقول (مانند وسایل نقلیه یا تجهیزات). هر فهرست سه ستون دارد: نام کسانی که پول قرض میدهند (رهنگیرندگان)، نام کسانی که پول قرض میگیرند (رهندهندگان)، و محلی که سند رهن ثبت شده است.
ثبتکننده باید دو فهرست از رهنها را نگهداری کند که به ترتیب با عنوانهای: «رهنگیرندگان اموال غیرمنقول» و «رهنگیرندگان اموال منقول» برچسبگذاری شدهاند، و صفحات آنها به سه ستون تقسیم شده است که به ترتیب با عنوانهای: «نام رهنگیرندگان»، «نام رهندهندگان» و «محل ثبت» سربرگگذاری شدهاند.
ثبتکننده رهن وام رهنی
Section § 27236
این بخش مقرر میدارد که دفتردار دو فهرست جداگانه از سوابق فسخ رهن را نگهداری کند. یک فهرست برای اموال غیرمنقول (مانند زمین یا ساختمان) و دیگری برای اموال منقول (مانند خودرو یا سایر اقلام متحرک) است. هر فهرست باید چهار ستون داشته باشد که جزئیات مربوط به اینکه چه کسی رهن را فسخ میکند، چه کسی سند فسخ را دریافت میکند، محل ثبت سند فسخ و محل ثبت سند رهن اولیه را مشخص میکند.
دفتردار باید دو فهرست از اسناد فسخ رهنها را نگهداری کند که به ترتیب با عناوین: «فسخ رهن اموال غیرمنقول — راهنها» و «فسخ رهن اموال منقول — راهنها» برچسبگذاری شدهاند، و صفحات آنها به چهار ستون تقسیم شده است که به ترتیب با عناوین: «طرفین فسخکننده»، «به چه کسی اسناد فسخ داده شده است»، «محل ثبت اسناد فسخ» و «محل ثبت رهنهای فسخشده» سربرگگذاری شدهاند.
فسخ رهن، اموال غیرمنقول، اموال منقول، راهنها، ثبت، فهرستها، سوابق املاک، سوابق فسخ، املاک و مستغلات، نمایهسازی اسناد، سوابق عمومی، قانون املاک، نگهداری سوابق
Section § 27237
این قانون از مسئول ثبت میخواهد که دو نمایه جداگانه برای اسناد فک رهن نگهداری کند. یک نمایه برای رهن املاک غیرمنقول و دیگری برای رهن اموال منقول است. هر نمایه سه ستون دارد: یکی برای اسامی طرفهایی که رهنهایشان فک شده است، یکی برای اسامی طرفهای فککننده رهن، و یکی که نشان میدهد رهنهای اصلی کجا ثبت شدهاند.
ثبتکننده باید دو نمایه از اسناد فک رهن را نگهداری کند که به ترتیب با عناوین: «فک رهن املاک غیرمنقول – رهنگیرندگان» و «فک رهن اموال منقول – رهنگیرندگان» برچسبگذاری شدهاند. صفحات این نمایهها به سه ستون تقسیم میشوند که به ترتیب با عناوین: «طرفهایی که رهنهایشان فک شده است»، «طرفهای فککننده رهن» و «محل ثبت» مشخص شدهاند.
وظایف ثبتکننده، نمایه فک رهن، رهن املاک غیرمنقول، رهن اموال منقول، فک رهن، سیستم نمایهگذاری، ثبت رهنها، معاملات املاک، معاملات اموال منقول، مستندات رهن، الزامات قانونی ثبت
Section § 27238
مسئول ثبت اسناد موظف است یک فهرست دقیق برای اسناد وکالتنامه نگهداری کند. این فهرست باید با عنوان «وکالتنامهها» مشخص شود و دارای چهار ستون برای سازماندهی اطلاعات باشد: نام افرادی که وکالت را اعطا میکنند، به چه کسانی وکالتها داده میشود، تاریخ ثبت سند، و محل نگهداری سند.
ثبتکننده باید فهرستی از وکالتنامهها را نگهداری کند، با عنوان: «وکالتنامهها»، که هر صفحه آن به چهار ستون تقسیم شده و به ترتیب با عناوین: «نام طرفین صادرکننده وکالتنامهها»، «به نفع چه کسانی وکالتنامهها صادر میشوند»، «تاریخ ثبت» و «محل ثبت وکالتنامهها» مشخص شده است.
وظایف ثبتکننده، فهرست وکالتنامهها، ثبت سند، نام طرفین، موکل، وکیل، تاریخ ثبت، محل سند، فهرست قانونی، سوابق عمومی، مستندات اختیار، نگهداری سوابق، سوابق رسمی، نمایهسازی سیستماتیک، حفظ سوابق
Section § 27239
این قانون از ثبتکننده میخواهد که یک فهرست نمایهشده مخصوص اجارهنامهها را نگهداری کند. این فهرست باید با عنوان «اجارهنامهها—اجارهدهندگان» برچسبگذاری شود و باید شامل نام اجارهدهندگان (کسانی که ملک را اجاره میدهند)، نام اجارهکنندگان (کسانی که ملک را اجاره میکنند) و جزئیات مربوط به زمان و مکان ثبت اجارهنامه باشد.
اجارهنامههای ثبتشده نمایه اجارهنامهها اجارهنامهها اجارهدهندگان
Section § 27240
این بخش از قانون مقرر میدارد که یک ثبتکننده باید فهرستی برای اجارهنامهها نگهداری کند. این فهرست باید با عنوان «اجارهنامهها—مستأجرین» برچسبگذاری شده و در سه ستون سازماندهی شود. این ستونها باید شامل نام مستأجرین، نام موجرین و جزئیات مربوط به زمان و مکان ثبت اجارهنامه باشند.
ثبتکننده موظف است فهرستی از اجارهنامهها را نگهداری کند که با عنوان: «اجارهنامهها—مستأجرین» برچسبگذاری شده باشد، و هر صفحه به سه ستون تقسیم شود که به ترتیب با عناوین: «نام مستأجرین»، «نام موجرین» و «زمان و مکان ثبت» مشخص شدهاند.
فهرستبندی اجارهنامه مستأجرین موجرین
Section § 27243
این بخش از قانون دفتردار را ملزم میکند که یک فهرست منظم و مخصوص برای ثبت واگذاریهای رهن و اجارهنامهها نگهداری کند. این فهرست باید با عنوان «واگذاریهای رهن و اجارهنامهها — واگذارکنندگان» مشخص شود و هر صفحه آن به چهار ستون تقسیم گردد. عناوین این ستونها باید «واگذارکنندگان»، «واگذارگیرندگان»، «اسناد واگذار شده» و «زمان و محل ثبت» باشند.
وظایف دفتردار، فهرست واگذاریها، واگذاریهای رهن، واگذاریهای اجارهنامه، واگذارکنندگان، واگذارگیرندگان، اسناد واگذار شده، ثبت اسناد، نگهداری سوابق، فهرست سازمانیافته، محل ثبت، سابقه رهن، سابقه اجارهنامه، فهرست واگذاریها، مستندات واگذاری
Section § 27244
این قانون از دفترداران میخواهد که فهرستی برای واگذاریهای رهن و اجارهنامهها نگهداری کنند. این فهرست باید به وضوح عنوانگذاری شده و به چهار ستون: واگذارگیرندگان، واگذارکنندگان، اسناد واگذارشده، و جزئیات زمان و مکان ثبت آنها، سازماندهی شود.
واگذاریهای رهن، واگذاریهای اجارهنامه، فهرست ثبت، واگذارگیرنده، واگذارکننده، اسناد واگذارشده، جزئیات ثبت، دفتردار، مستندات واگذاری، سوابق املاک، عنوانگذاری فهرست، معاملات املاک و مستغلات
Section § 27246
این قانون سردفتر را ملزم میکند که یک فهرست خاص برای اوراق قرضه رسمی با عنوان «اوراق قرضه رسمی» نگهداری کند. هر صفحه از این فهرست باید چهار ستون با عناوین: «نام افسران»، «نام سمتها»، «مبلغ اوراق قرضه» و «زمان و مکان ثبت» داشته باشد.
سردفتر باید فهرستی از اوراق قرضه رسمی را نگهداری کند، با عنوان: «اوراق قرضه رسمی»، که هر صفحه آن به چهار ستون تقسیم شده و به ترتیب دارای عناوین: «نام افسران»، «نام سمتها»، «مبلغ اوراق قرضه» و «زمان و مکان ثبت» باشد.
فهرست اوراق قرضه رسمی وظایف سردفتر نگهداری سوابق
Section § 27247
این بخش مقرر میدارد که دفتردار یک فهرست سازمانیافته، به طور خاص برای اخطارهای حقالامتیاز مکانیکها، نگهداری کند. این فهرست باید با عنوان «حقالامتیاز مکانیکها» باشد و به سه ستون تقسیم شود. ستون اول برای طرفینی است که حقالامتیاز علیه آنها ادعا شده است، ستون دوم برای طرفینی است که حقالامتیاز را ثبت میکنند، و ستون سوم برای جزئیات مربوط به زمان و مکان ثبت اخطارها است.
دفتردار باید فهرستی از اخطارهای حقالامتیاز مکانیکها را نگهداری کند، با عنوان: «حقالامتیاز مکانیکها»، که هر صفحه آن به سه ستون تقسیم شده است، به ترتیب با عناوین: «طرفین مورد ادعا»، «طرفین مدعی حقالامتیاز»، و «اخطارها—چه زمانی و کجا ثبت شدهاند.»
حقالامتیاز مکانیکها فهرست اخطارها مسئولیتهای دفتردار
Section § 27248
این قانون مسئولیتهای سردفتر را در مدیریت سوابق مربوط به احکام قضایی مشخص میکند. سردفتر باید فهرستی به نام «خلاصههای احکام» نگهداری کند که جزئیات مربوط به احکام را پیگیری میکند، مانند افرادی که بدهکار و بستانکار هستند، مبالغ احکام، محل صدور آنها، زمان ثبت یا تمدید، و زمان ثبت خلاصه.
علاوه بر این، سردفتر باید اسناد خاصی را در این فهرست بگنجاند یا یک فهرست جداگانه نگهداری کند. این اسناد شامل نسخههای تأیید شده احکامی است که به صورت اقساطی پرداخت میشوند، اقرارنامههای رضایت (اثبات پرداخت حکم)، و سایر اسناد مرتبط مانند رفع توقیف وثایق حکمی.
(a)CA دولت Code § 27248(a) سردفتر باید فهرستی از خلاصههای احکام نگهداری کند، با عنوان: «خلاصههای احکام»، که هر صفحه آن به شش ستون تقسیم شده و به ترتیب عنوانهای زیر را دارند: «بدهکاران حکم»، «بستانکاران حکم»، «مبلغ احکام»، «محل صدور»، «تاریخ ثبت یا تمدید»، و «تاریخ ثبت خلاصه».
(b)CA دولت Code § 27248(b) سردفتر باید تمام موارد زیر را در فهرست مذکور در بند (a) درج کند، یا یک فهرست جداگانه مشابه برای آنها نگهداری کند:
(1)CA دولت Code § 27248(b)(1) نسخههای تأیید شده احکام قابل پرداخت به اقساط که طبق بخش 697.320 یا 697.330 قانون آیین دادرسی مدنی ثبت شدهاند.
(2)CA دولت Code § 27248(b)(2) اقرارنامههای رضایت از حکم، گواهیهای رضایت از حکم صادر شده توسط منشی دادگاه، اقرارنامههای رضایت از اقساط سررسید شده تحت یک حکم اقساطی، و اسناد رفع توقیف و تنزل رتبه وثایق حکمی، که طبق بخش 697.400 قانون آیین دادرسی مدنی ثبت شدهاند.
وظایف سردفتر فهرست احکام بدهکاران حکم
Section § 27249
این قانون از سردفتر میخواهد که یک فهرست سازمانیافته، یا نمایه، از تمام توقیفهای قانونی را نگهداری کند. این فهرست باید پنج ستون داشته باشد. این ستونها اسامی خواندگان و خواهانهای درگیر، جزئیات مربوط به اخطاریههای توقیف، و همچنین تاریخ و محل ثبت را نشان خواهند داد.
سردفتر باید فهرستی از توقیفها را نگهداری کند، با عنوان: «توقیفها»، که هر صفحه آن به پنج ستون تقسیم شده و به ترتیب با عناوین زیر مشخص شدهاند: «طرفهایی که توقیف علیه آنها اعمال شده است (خواندگان)»، «طرفهایی که توقیف به نفع آنها اعمال شده است (خواهانها)»، «اخطاریههای توقیف»، «زمان ثبت» و «مکان ثبت».
فهرست توقیفها مسئولیتهای سردفتر اخطاریههای توقیف
Section § 27250
این قانون ایجاب میکند که سردفتر نوع خاصی از فهرست را برای اخطارهای مربوط به اقدامات قانونی در حال انجام نگهداری کند. این فهرست با عنوان «اخطارهای دعواها» نامگذاری شده و باید با سه ستون سازماندهی شود که جزئیات طرفین دعوا، زمان ثبت اخطار و محل ثبت آن را مشخص میکند.
فهرست سردفتر اخطارهای دعوای در جریان اقدامات قانونی در حال انجام
Section § 27252
این قانون مقرر میدارد که مسئول ثبت با استفاده از یک فهرست، سیستمی را برای سازماندهی و پیگیری گواهیهای تولد، فوت و ازدواج حفظ کند. این امر به سهولت یافتن و دسترسی به این سوابق حیاتی کمک میکند.
مسئول ثبت باید فهرستی از گواهیهای تولد، فوت و ازدواج را نگهداری کند.
سوابق حیاتی گواهیهای تولد گواهیهای فوت
Section § 27254
این قانون سردفتر را ملزم میکند که یک فهرست خاص برای موقعیتهای معدنی نگهداری کند. این فهرست باید شامل ستونهایی برای نام کاشف، تاریخی که موقعیت معدنی ایجاد شده، تاریخ ثبت آن، و محل خود ادعای معدن باشد.
سردفتر، موقعیتهای معدنی، فهرست موقعیتهای معدنی، نام کاشف، تاریخ کشف، تاریخ ثبت، محل ادعا، فهرستبندی اسناد، ادعای مالکیت، ثبت ادعای معدن، نگهداری سوابق، مستندات کاربری زمین
Section § 27255
این بخش از هر شهرستان در کالیفرنیا میخواهد که یک فهرست دقیق از حقالارتفاقهای حفاظتی زمین را نگهداری کند، که از موارد ثبتشده پس از ۱ ژانویه ۲۰۰۲ آغاز میشود. حقالارتفاق حفاظتی یک توافق قانونی است که محدودیتهایی را بر یک ملک اعمال میکند تا وضعیت طبیعی، منظرهای، تاریخی، کشاورزی یا فضای باز آن را حفظ کند. ثبتکنندگان شهرستان باید حقالارتفاقهای حفاظتی جدید را به این فهرست اضافه کنند، اگر عنوان آنها به درستی باشد یا اگر یک اخطار حقالارتفاق حفاظتی همراه آن ثبت شود.
برای حقالارتفاقهای ثبتشده قبل از سال ۲۰۰۲، طرفین ذینفع میتوانند یک اخطار ثبت کنند تا آنها در فهرست گنجانده شوند. قانون هزینههای ثبت این اسناد را مشخص میکند، اطمینان میدهد که هزینههای فهرستبندی پوشش داده میشود، و قصد دارد که فهرستبندی از منابع موجود استفاده کند بدون نیاز به سیستمهای جداگانه.
(a)CA دولت Code § 27255(a) ثبتکننده شهرستان در هر شهرستان باید در چارچوب سیستم فهرستبندی موجود، یک فهرست جامع از حقالارتفاقهای حفاظتی و اخطار حقالارتفاق حفاظتی بر روی زمینهای واقع در آن شهرستان را توسعه داده و نگهداری کند. فهرست حقالارتفاق حفاظتی که مطابق با این بند (a) توسعه و نگهداری میشود، باید شامل تمام حقالارتفاقهای حفاظتی ثبتشده در تاریخ ۱ ژانویه ۲۰۰۲ و پس از آن باشد.
(b)CA دولت Code § 27255(b) برای اهداف این بخش، «حقالارتفاق حفاظتی» به معنای هر محدودیتی در یک سند ثبتشده است که شامل حقالارتفاق، محدودیت، تعهد، شرط، یا پیشنهاد وقف است، که توسط یا به نمایندگی از مالک زمینی که مشمول آن محدودیت است، اجرا شده یا میشود و برای مالکان بعدی زمین الزامآور است، و هدف آن حفظ زمین عمدتاً در وضعیت طبیعی، منظرهای، تاریخی، کشاورزی، جنگلی، یا فضای باز آن است. «حقالارتفاق حفاظتی» شامل حقالارتفاق حفاظتی است که در بخش (815.1) قانون مدنی تعریف شده است، یک حقالارتفاق فضای باز که در بخش (51075) این قانون تعریف شده است، و یک حقالارتفاق حفاظتی کشاورزی که در بخش (10211) قانون منابع عمومی تعریف شده است.
(c)CA دولت Code § 27255(c) در تاریخ ۱ ژانویه ۲۰۰۲ و پس از آن، هنگامی که یک ثبتکننده شهرستان یک حقالارتفاق حفاظتی جدید را که بر ملکی در داخل شهرستان تأثیر میگذارد، ثبت میکند، او باید این حقالارتفاق را در فهرستی که مطابق با بند (a) توسعه و نگهداری میشود، بگنجاند، اگر سند حاوی حقالارتفاق با عنوان «حقالارتفاق حفاظتی» باشد، یا سند زیر توسط ارائهدهنده به درستی تکمیل و همزمان یا در تاریخ بعدی ثبت شود:
درخواست ثبت توسط و
پس از ثبت بازگردانده شود به:
درخواست ثبت توسط و
پس از ثبت بازگردانده شود به:
اخطار حقالارتفاق حفاظتی
امضاکننده زیر بدین وسیله اعلام میکند که یک حقالارتفاق حفاظتی
در دفتر ثبتکننده شهرستان در تاریخ
ثبت شد و به عنوان سند شماره
ثبت گردید.
اعطاکنندگان و اعطاشوندگان حقالارتفاق حفاظتی عبارت بودند از:
اعطاکنندگان
اعطاشوندگان
من تحت مجازات شهادت دروغ اعلام میکنم که اظهارات فوق صحیح و درست است.
امضا ___________________________
تاریخ ___________________________
این اخطار فقط برای اهداف فهرستبندی است و به خودی خود یک حقالارتفاق حفاظتی محسوب نمیشود.
(d)CA دولت Code § 27255(d) به منظور گنجاندن حقالارتفاقهای حفاظتی ثبتشده قبل از ۱ ژانویه ۲۰۰۲، در فهرست جامع حقالارتفاقهای حفاظتی و «اخطار حقالارتفاق حفاظتی» که مطابق با بند (a) توسعه و نگهداری میشود، هر یک از طرفین حقالارتفاقهای حفاظتی، از جمله، اما نه محدود به، شهرستانها، شهرها، مناطق یا آژانسهای تفریحی و پارک، سازمانهای حفاظت دولتی، آژانسهای دولتی، کمیسیون ساحلی کالیفرنیا، تراستهای زمین، و سازمانهای غیرانتفاعی میتوانند یک اخطار حقالارتفاق حفاظتی را مطابق با بند (c) برای هر حقالارتفاق حفاظتی که قبلاً ثبت شده است، در شهرستانی که ملک غیرمنقول مربوطه در آن واقع شده است، تکمیل و ثبت کنند.
(e)CA دولت Code § 27255(e) مطابق با بخش (27361)، هزینه استاندارد دریافت شده توسط ثبتکننده شهرستان برای ثبت سند حقالارتفاق حفاظتی باید شامل وجوهی برای پوشش هزینههای مربوط به فهرستبندی سند باشد.
(f)CA دولت Code § 27255(f) قصد قانونگذار این است که هیچ چیز در این بخش نباید به گونهای تفسیر شود که مستلزم باشد یک ثبتکننده شهرستان فهرستی جدا از سیستم فهرستبندی موجود توسعه و نگهداری کند، و اینکه فهرست حقالارتفاق حفاظتی با استفاده از منابع موجود ایجاد شود.
حقالارتفاقهای حفاظتی حفظ زمین ثبتکننده شهرستان
Section § 27256
این قانون ایجاب میکند که سجلدار فهرستهای اضافی را در صورت لزوم برای انجام مسئولیتهای رسمی خود نگهداری کند.
مسئولیتهای سجلدار، نگهداری فهرستها، وظایف رسمی، نمایهسازی سوابق، مدیریت اسناد، سوابق عمومی، الزامات فهرستبندی، وظایف اداری، نگهداری سوابق، نگهداری نمایه، سوابق رسمی، فهرستهای شهری، سجلدار شهرستان، مدیریت پروندهها، سازماندهی دادهها
Section § 27257
این بخش به مسئول ثبت اسناد، که سوابق عمومی را نگهداری میکند، اجازه میدهد تا به جای سیستمهای نمایهسازی استاندارد، از سیستمهای جایگزین استفاده کند. آنها میتوانند از «فهرست عمومی واگذارکنندگان» و «فهرست عمومی واگذارگیرندگان» جداگانه استفاده کنند، که در آن جزئیاتی مانند تاریخ ثبت، نامها، عنوان، و شماره سند در ستونها سازماندهی میشوند. یا به عنوان جایگزین، میتوانند اینها را در یک فهرست واحد با یک مجموعه ستون ترکیب کنند، و از علائم برای تمایز قائل شدن بین واگذارکنندگان و واگذارگیرندگان استفاده کنند. این روشها همان اطلاعرسانی را که فهرستهای سنتی فراهم میکنند، ارائه میدهند. علاوه بر این، در صورت نیاز، اگر اسناد همچنان به راحتی قابل یافتن باشند، مسئول ثبت اسناد میتواند از ستونهای کمتری استفاده کند. قانون همچنین اجازه میدهد که این فهرستها به ترتیب حروف الفبا و حتی در صورت لزوم به صورت دیجیتالی یا الکترونیکی مرتب شوند، که سهولت استفاده و کارایی در نگهداری سوابق را تضمین میکند.
به جای فهرستهای (یا نمایه های) ذکر شده در این بخش، ثبتکننده میتواند از هر یک از سیستمهای نمایهسازی زیر استفاده کند:
(a)CA دولت Code § 27257(a) ثبتکننده میتواند دو فهرست (یا نمایه) نگهداری کند که به ترتیب با عنوانهای: «فهرست عمومی واگذارکنندگان» (نام واگذارکنندگان، خواندگان، و طرفهای اول، که در غیر این صورت در هر یک از فهرستهای دیگر مشخص شده در این ماده نمایهسازی میشدند) و «فهرست عمومی واگذارگیرندگان» (نام واگذارگیرندگان، خواهانها، و طرفهای دوم، که در غیر این صورت در هر یک از فهرستهای دیگر مشخص شده در این ماده نمایهسازی میشدند) نامگذاری شدهاند. هر صفحه از فهرست عمومی واگذارکنندگان به هفت ستون تقسیم خواهد شد که به ترتیب با عنوانهای: «تاریخ ثبت»، «واگذارکنندگان و خواندگان»، «واگذارگیرندگان و خواهانها»، «عنوان»، «شماره سند»، «دفتر»، و «صفحه» نامگذاری شدهاند. هر صفحه از فهرست عمومی واگذارگیرندگان به هفت ستون تقسیم خواهد شد که به ترتیب با عنوانهای: «تاریخ ثبت»، «واگذارگیرندگان و خواهانها»، «واگذارکنندگان و خواندگان»، «عنوان»، «شماره سند»، «دفتر»، و «صفحه» نامگذاری شدهاند؛ یا
(b)CA دولت Code § 27257(b) ثبتکننده میتواند فهرست عمومی واگذارکنندگان و فهرست عمومی واگذارگیرندگان را در یک فهرست واحد ترکیب کند که واگذارکنندگان و واگذارگیرندگان را همانطور که در بند (a) تعریف شده است، به ترتیب حروف الفبا ترکیب خواهد کرد. هر صفحه از «فهرست عمومی واگذارکننده-واگذارگیرنده» به هفت ستون تقسیم خواهد شد که به ترتیب با عنوانهای: «تاریخ ثبت»، «واگذارکنندگان-واگذارگیرندگان»، «واگذارگیرندگان-واگذارکنندگان»، «عنوان»، «شماره سند»، «دفتر»، و «صفحه» نامگذاری شدهاند. در جایی که چنین فهرست ترکیبی استفاده میشود، نام واگذارکنندگان باید از نام واگذارگیرندگان، همانطور که به ترتیب در بند (a) تعریف شدهاند، با یک علامت یا نماد به راحتی قابل تشخیص متمایز شوند.
(c)CA دولت Code § 27257(c) نمایهسازی همانطور که در بندهای (a) و (b) برشمرده شده است، میتواند به جای نمایهسازی در هر یک از فهرستهای دیگر باشد، و به همان شیوه و اثر اطلاعرسانی خواهد کرد که نمایهسازی در غیر این صورت در فهرستهای دیگر پیشبینی شده در این بخش اطلاعرسانی میکرد. اگر ثبتکننده هر فهرست دیگری نگهداری کند، ملزم نخواهد بود که آن نامها را در فهرست عمومی همانطور که در بندهای (a) و (b) برشمرده شده است، نمایهسازی کند. هیچ چیز در این بخش مانع از آن نخواهد شد که ثبتکننده هر نامی را که در هر یک از فهرستهای دیگر ثبتکننده نیز ظاهر میشود، نمایهسازی کند.
(d)CA دولت Code § 27257(d) در جایی که روش بند (a) یا (b) استفاده میشود، و در آن شهرستانهایی که ثبتکننده نام واگذارکنندگان و واگذارگیرندگان را با روشهای مکانیکی به ترتیب حروف الفبا مرتب میکند، سربرگهای ستونی کمتری ممکن است در فهرستها استفاده شود، اگر ارجاع نمایهای کافی به مکان هر سند در پرونده دائمی، دفتر، یا سابقه فیلم ارائه شود.
(e)CA دولت Code § 27257(e) تقسیمبندیهای الفبایی در هر یک از فهرستهای عمومی باید تا حد امکان به گونهای تنظیم شوند که ورودیهای قابل ثبت در فهرستها به طور مساوی تقسیم شوند. تقسیمبندیهای الفبایی باید به تعداد کافی برای تسهیل ارجاع باشند.
(f)CA دولت Code § 27257(f) ثبتکننده میتواند در یک جلد، هر دو یا چند فهرست از فهرستهای برشمرده شده در این ماده را نگهداری کند، و چندین فهرست باید از یکدیگر متمایز نگهداری شوند و جلد به وضوح از بیرون علامتگذاری شود تا تمام فهرستهای نگهداری شده در آن را نشان دهد، مشروط بر اینکه هیچ چیز در این بخش مانع از آن نشود که ثبتکننده فهرستهای عمومی را در یک جلد همانطور که در بند (b) برشمرده شده است، ترکیب کند. نام طرفین در ستون اول در چندین فهرست باید به ترتیب حروف الفبا مرتب شوند.
(g)CA دولت Code § 27257(g) ثبتکننده میتواند فهرست عمومی واگذارکننده-واگذارگیرنده را در قالب رایانهای یا الکترونیکی ترکیب کند. نام واگذارکنندگان باید از نام واگذارگیرندگان، همانطور که به ترتیب در بند (a) تعریف شدهاند، با یک علامت یا نماد به راحتی قابل تشخیص متمایز شوند.
ثبتکننده سیستمهای نمایهسازی فهرست عمومی واگذارکنندگان
Section § 27263
این قانون نحوه نمایه شدن برخی اسناد قانونی را هنگام ثبت مشخص میکند. اگر کلانتر یا مارشال سندی را اجرا کند، هم نام آنها و هم نام فرد متهم باید در فهرست ذکر شود. برای اسنادی که شامل وصی، مدیر ترکه یا امین هستند، نام آنها و نام متوفی یا ذینفع امانت باید نمایه شود. با این حال، در مورد اسناد رهن اعتمادی، فقط وامگیرنده اصلی (امانتگذار) و مالک جدید (گیرنده) باید نمایه شوند، نه نام امین.
انتقال مالکیت توسط کلانتر انتقال مالکیت توسط مارشال نمایه سازی وصی
Section § 27264
این قانون از ثبتکننده میخواهد که یک دفتر خاص یا سوابق رسمی با عنوان «دفتر ثبت اسناد مالکیت» نگهداری کند، که در آن کلیه اسناد مالکیت زمین، چه توسط ایالات متحده و چه توسط ایالت صادر شده باشند، در صورت اجرای صحیح و ارائه، ثبت شوند.
اسناد مالکیت زمین ثبت اسناد مالکیت ثبتکننده شهرستان
Section § 27265
این قانون بیان میکند که اگر برگههای فهرست موقت با استفاده از ماشینهای پانچ کلید و چاپگر برای استفاده عمومی ایجاد شوند، ثبتکنندگان شهرستان مجازند این برگههای موقت را پس از اینکه فهرستهای سالانه دائمی تکمیل شدند، از بین ببرند. هم فهرستهای موقت و هم فهرستهای دائمی باید از همان کارتهای پانچ کلیدی تهیه شده باشند.
ماشینهای پانچ کلید، ماشینهای چاپ، برگههای فهرست موقت، فهرستهای سالانه دائمی، ثبتکنندگان شهرستان، امحای برگههای فهرست، استفاده عمومی، نگهداری سوابق، گردآوری فهرست، مدیریت داده، فرآیندهای بایگانی، سیستمهای اطلاعاتی، مدیریت اسناد، سوابق موقت، نگهداری سوابق
