قبل أن يتم تسجيل سند ملكية أو رهن عقاري رسميًا، يجب أن يتضمن معلومات معينة. يجب أن تحتوي الصفحة الأولى على الاسم والعنوان الذي سترسل إليه الإقرارات الضريبية المستقبلية لأي سند ينقل ملكية عقار. بالنسبة لسندات الائتمان أو الرهون العقارية، يجب أن تدرج عنوانًا لأحد المقترضين حيث يجب إرسال إشعارات التخلف عن السداد أو البيع. ومع ذلك، حتى لو كانت هذه المعلومات مفقودة أو غير صحيحة، فإن صحة الوثيقة لا تتأثر. لا تنطبق هذه القاعدة على الوثائق التي تتعامل معها لجنة أراضي الولاية.

عندما يذكر أي قانون عبارة 'تقديم للتسجيل'، فهذا يعني أنه يجب 'تسجيل' الوثيقة باتباع القواعد المحددة في المادة 27322 من نفس القانون. وهذا يضمن الاتساق في كيفية معالجة الوثائق في مكتب المسجل.

يسمح هذا القانون للمسجلين باستخدام تقنيات مثل التصوير المصغر أو الأقراص البصرية لعمل نسخ من الوثائق التي تحتاج إلى تسجيل. تضمن هذه الطرق عدم إمكانية تغيير الوثيقة الأصلية. يجب أن تلتزم جميع النسخ بمعايير محددة، ويجب تخزين نسخة طبق الأصل بأمان طوال المدة التي يقتضيها القانون. ويجب أن تكون نسخة أخرى متاحة للجمهور في مكتب المسجل.

يسمح هذا القانون باستخدام أنواع خاصة من دفاتر السجلات التي تسمح بإزالة الصفحات وإعادة إدخالها، مما يسهل تصوير هذه السجلات على ميكروفيلم أو نسخها. إذا كان دفتر السجلات مجلدًا بشكل دائم، فيمكن تفكيكه ونسخه ثم إعادة تجميعه في دفتر جديد يسمح بهذا النوع من التعامل المرن مع الصفحات.

يسمح هذا القانون للمسجل باختيار كيفية تنظيم وتخزين الوثائق المسجلة. يمكنهم فصل الوثائق في دفاتر أو أفلام مختلفة بناءً على العناوين، أو اختيار سلسلة عامة تُسمى 'السجلات الرسمية' وتُرقم بالتسلسل. توفر كلتا الطريقتين نفس الإشعار القانوني. إذا استُخدم التصوير المصغر (الميكروفيلم)، تُعطى كل لفة فيلم رقماً فريداً وتُعطى كل وثيقة تسمية مثل 'صفحة' أو 'صورة'. ولأغراض التحديد القانوني، يكفي استخدام التسميات التي يحددها المسجل.

إذا فُقدت وثيقة مسجلة لدى مسجل المقاطعة (مثل صك ملكية أو إشعار) أو تضررت بسبب كارثة، فإن القانون يسمح بإعادة تسجيلها. لإتمام ذلك، يجب أن تكون الوثيقة قد سُجلت مسبقًا، ويجب أن تتمكن من تقديم إثبات مصدق عليه من مسجل أي مقاطعة أخرى في كاليفورنيا يؤكد أنها مسجلة هناك بالفعل.

ستتضمن الوثيقة المعاد تسجيلها جميع الشهادات المرفقة والتأشيرات المدونة عليها. سيظل تاريخ التسجيل الأصلي معترفًا به كتاريخ رسمي. يمكن استخدام هذه الوثيقة المعاد تسجيلها في المواقف القانونية تمامًا مثل الوثيقة الأصلية. سيفرض المسجل نفس الرسوم التي يفرضها على الخدمات المماثلة.

يشرح هذا القانون أين وكيف يتم إيداع الوثائق المتعلقة بالرهون الضريبية الفيدرالية على الممتلكات. قبل 1 يناير 1968، يجب إيداع إشعارات هذه الرهون الضريبية والشهادات ذات الصلة لدى مسجل المقاطعة حيث تقع الممتلكات. اعتبارًا من 2 يناير 1968 فصاعدًا، يجب أن تتبع هذه الوثائق إجراءات الإيداع المحدثة المحددة في مكان آخر من القانون. بالإضافة إلى ذلك، يجب أيضًا تسجيل أي عمليات استرداد أو إفراج عن هذه الرهون الصادرة عن الحكومة الفيدرالية في مكتب مسجل المقاطعة المحلي. يمكن إيداع أو تسجيل هذه الوثائق دون الحاجة إلى مصادقة إضافية.

يفرض هذا القانون على مسجلي المقاطعات قبول نماذج محددة من جمعيات مستخدمي المياه. تُنظم هذه الجمعيات للاستفادة من قانون الاستصلاح الفيدرالي لعام 1902. يمكن استخدام النماذج لتسجيل الاتفاقيات المتعلقة بمشاريع الأراضي مع الولايات المتحدة أو مع الجمعيات نفسها. كما تتضمن اتفاقيات الاكتتاب، وتحويلات الأسهم، وأي مستندات ضرورية أخرى.

يسمح هذا القانون للمحاربين القدامى أو الأفراد المخولين بتسجيل وثائق التسريح العسكري، مثل نموذج DD214، لدى مسجل المقاطعة في كاليفورنيا. يجب الاحتفاظ بهذه الوثائق في فهرس غير عام لحماية الخصوصية. يمكن للمحارب القديم أو الشخص المخول فقط الوصول إلى نسخة. يجب أن يفي الفهرس غير العام بمعايير السرية، ولكن تصميمه متروك لكل مسجل مقاطعة.

لا يمكنك تسجيل الوثائق رسميًا المتعلقة ببعض معاملات الأراضي حتى تحصل على شهادة من لجنة أراضي الولاية.