إذا كنت بحاجة إلى تسجيل أي وثيقة تتعلق بالعقارات، يجب على مسجل المقاطعة قبولها طالما دفعت الرسوم المطلوبة، وتفي بمتطلبات معينة، بما في ذلك أن تكون قابلة للاستنساخ فوتوغرافيًا. هذا يعني أنها يجب أن تتبع معايير معينة لكي يمكن نسخها بدقة.

إذا كان هناك خطأ في فهرس السجلات، يمكن لشخص معني طلب تصحيحه. يجب إجراء تصحيحات الفهرس في غضون 30 يوم عمل وسيتم الإشارة إلى كل من الخطأ والتصحيح في الفهرس العام.

يجب أن تحتوي جميع الوثائق على توقيعات أصلية، أو أن تكون نسخًا مصدقة من الأصول. يمكن استخدام التوقيعات الفاكسيمية على الرهون من قبل الوكالات الحكومية إذا تم اعتمادها رسميًا من قبلها.

بالنسبة لأي وثيقة تحتاج إلى إعادة تسجيل، يجب التعامل معها كوثيقة جديدة ما لم يكن الأمر مجرد إصلاح لمشاكل التسلسل، أو إجراء تصحيحات طفيفة بإفادة تصحيحية، أو كانت معفاة بخلاف ذلك.

يسمح هذا القانون لشخص لا يستفيد من سجل إلكتروني معين، يُعرف باسم الأمين غير ذي المصلحة، بأن يشهد بأن نسخة مطبوعة من ذلك السجل كاملة ودقيقة. يجب أن تكون هذه الشهادة محلوفًا بها أمام كاتب عدل ويجب أن تتضمن إقرارًا تحت طائلة الحنث باليمين بأن إجراءات الأمان الخاصة بالسجل الإلكتروني لا تظهر أي تلاعب.

يوضح القانون أن عملية التصديق هذه تختلف عن النسخ المصدقة العادية الصادرة عن مسجلي السجلات. عندما تستوفي هذه النسخ المطبوعة المصدقة شروطًا معينة، يمكن لمسجل المقاطعة تسجيلها تمامًا كالمستندات الأصلية، وتوفر إشعارًا للمشترين المستقبليين أو أصحاب المصلحة في العقار. تُعرّف مصطلحات 'سجل إلكتروني'، و 'توقيع إلكتروني'، و 'إجراء أمني' وفقًا للقانون المدني، ويجب ألا يستفيد 'الأمين غير ذي المصلحة' من المستند المعني.

يحدد هذا القانون في كاليفورنيا المتطلبات الخاصة بإقرارات كاتب العدل والنسخ المصدقة من سجلات الميلاد أو الوفاة. بالنسبة لإقرار كاتب العدل، يشير إلى أنه يمكن تسجيل وثيقة مكتملة إذا كان الختم الرسمي لكاتب العدل مقروءًا وكانت تفاصيل كاتب العدل واضحة وقابلة للاستنساخ بالقرب من توقيعه. أما بالنسبة لطلبات سجلات الميلاد أو الوفاة المقدمة بالبريد، فيتطلب إفادة موثقة، محلف عليها تحت طائلة عقوبة الحنث باليمين، تؤكد أن مقدم الطلب مخول قانونًا بالحصول على السجل.

يشرح هذا القانون مسؤوليات المسجل عند التعامل مع الوثائق التي يجب تسجيلها وماذا يحدث إذا فشل في القيام بذلك بشكل صحيح. إذا أهمل المسجل أو رفض تسجيل وثيقة في غضون فترة زمنية معقولة، أو تعامل مع الوثائق بشكل غير صحيح بأي شكل من الأشكال، فإنه يكون مسؤولاً عن أي أضرار ناجمة عن ذلك. تشمل الإخفاقات المحددة إهمال تسجيل الوثائق، أو تسجيلها بشكل غير صحيح، أو عدم الاحتفاظ بالفهارس المطلوبة، أو إجراء تغييرات غير مصرح بها على السجلات. إذا تقرر أن وثيقة ما غير قابلة للتسجيل، يمكن للشخص طلب مراجعة قضائية، وقد تؤدي المحاولات غير الصحيحة لتسجيل مثل هذه الوثائق إلى جرائم ما لم تأمر المحكمة بذلك.

إذا حاولت تسجيل وثيقة بعد أن أخبرك المسجل أنها غير مسموح بها، وليس لديك أمر محكمة يسمح بذلك، فأنت ترتكب جنحة. قد يؤدي هذا إلى عقوبة سجن تصل إلى ستة أشهر، أو غرامة تصل إلى 1,000 دولار، أو كليهما. في بعض الحالات، قد تُعامل كـ مخالفة بسيطة بعقوبات مختلفة.

بعد مرور سنتين من تسجيل اكتمال مشروع بناء، يمكن إعادة الوثائق المتعلقة به مثل العقود والخطط إلى الشخص الذي قام بإيداعها، إلا إذا طلب شخص لديه مصلحة في المشروع الاحتفاظ بها كتابيًا.

إذا لم يتم طلب هذه الوثائق بعد خمس سنوات من إيداعها، يمكن للمسجل إتلافها، مرة أخرى ما لم يطلب شخص الاحتفاظ بها بسبب مصلحته في المشروع.

يتطلب هذا القانون من مكتب المسجل أن يكون لديه ختم رسمي يستخدم لأغراض التصديق. يجب أن يكون الختم دائريًا ويتراوح قطره بين 1.25 و 2 بوصة، مع تصميم مركزي أو كلمات يختارها المسجل. ويجب أن يتضمن أيضًا النقش "مسجل، مقاطعة ____، كاليفورنيا" مع اسم المقاطعة المحدد. يمكن تطبيق الختم بطرق مختلفة، مثل يدويًا أو إلكترونيًا. ومع ذلك، إذا كان تصميم ختم مختلف قد استخدم تقليديًا، فيمكن الاستمرار في استخدامه.