协会治理董事会会议
Section § 4910
这项法律规定,董事会除非在董事会会议上,否则不能就业务事项做出决定。通常情况下,他们不能仅仅通过来回发送电子邮件的方式召开会议。然而,在紧急情况下,如果每位董事都书面同意,并且这些书面同意书与会议记录一并保存,他们就可以通过这种方式开会。
Section § 4920
业主协会必须至少提前四天告知成员常规董事会会议。对于紧急会议,无需通知。如果非紧急会议以私密形式(执行会议)举行,协会必须至少提前两天发出通知。如果协会的管理文件要求更长的通知期限,则应遵守该期限,除非会议是紧急会议或私密会议。通知必须以所有成员都能收到的方式发出,并且应包含会议将讨论的内容。
Section § 4923
Section § 4925
这项法律允许协会的任何成员参加董事会会议,但董事会召开非公开的执行会议时除外。成员还可以在指定地点收听电话会议中向成员开放的部分。此外,成员有权在这些会议上发言,董事会会设定合理的发言时间限制,但执行会议期间除外。
Section § 4926
本节允许董事会或成员会议完全通过电话会议举行,无需实体地点,但需满足特定条件。会议通知必须包含参与的技术说明、寻求帮助的联系方式,以及关于个人送达通知的提醒。每个人都必须能够像亲自出席一样参与会议,董事必须通过点名表决,并且参与者必须可以选择通过电话加入。但是,本规定不适用于计票的会议。
Section § 4930
这项法律限制了董事会在非紧急会议上讨论或决定未列入议程事项的情况。通常,如果某事不在议程上,他们就不能对其采取行动。但是,存在例外情况。如果非董事会成员发言,董事会成员可以简短回应。他们也可以提出快速问题或作简短声明。董事会可以指示工作人员处理小任务,或要求为未来会议准备报告。在需要立即采取行动或出现不可预见问题的紧急情况下,董事会可以对未列出的事项采取行动。如果行动是从先前会议的议程中转移过来的,也可以处理。讨论的事项必须向会议出席者公开说明。
Section § 4935
本节解释了董事会何时以及为何可以召开所谓的“执行会议”进行私下会谈。董事会可以召开这些私下会议来讨论诉讼、合同、人事问题,或者与成员会面讨论其会费缴纳事宜。如果正在讨论成员的纪律问题,并且该成员提出请求,董事会必须私下开会,且该成员可以出席。董事会还必须在讨论付款计划或决定对留置权进行止赎时私下开会。最后,董事会需要在下一次公开会议的会议纪要中,概括性地注明这些私下会议讨论了哪些一般性议题。
Section § 4950
如果您是业主协会的成员,您有权在会议结束后30天内索取任何董事会会议(私人闭门会议除外)的会议记录副本。您可能需要支付获取这些副本的费用。此外,协会每年都应告知您获取这些会议记录的权利以及如何申请。