加州的社区学院学区必须遵守理事会制定的关于处理学生记录的具体规定。这些规定涵盖了哪些信息应放入记录中、学院员工可以收集哪些数据以及销毁记录的条件。除非这些规定或特定例外情况允许，否则不得销毁记录。

这项法律要求社区学院在学生入学时以及之后至少每年一次，书面告知学生其个人和教育记录相关的权利。通知必须包含以下信息：保存的记录类型、由谁维护、日志的存放地点。它还必须解释谁拥有合法教育利益的标准、审查和删除记录的政策，以及学生查阅记录的权利。此外，通知应涵盖学生如何质疑其记录、复制副本的费用（如有）、哪些信息被视为目录信息，以及如果权利受到侵犯，如何向美国教育部投诉。

学校必须为每名学生的记录保存一份日志，记录所有请求或获取过该信息的人员以及原因。但是，如果学生本人查看自己的记录、发布了目录信息、学生已给出书面同意，或者具有合法利益的学校官员访问记录，则无需记录这些请求。只有学生本人、特定的学校官员、联邦教育主管部门和特定的审计人员可以查看这份日志。

本节规定，加州的社区学院可以向学生收取获取其个人记录副本的费用，但此费用不得超过学院制作这些副本的实际成本。然而，学生可以免费获得最多两份成绩单副本或两份记录核实，无需支付任何费用。此外，学院不得向学生收取查找或检索其记录的费用。

当学生在加州境内的学院或大学之间转学时，如果学生提出请求，原学校必须将学生的记录发送给新学校。学生有权获取记录副本，如果他们想对记录中的信息提出异议，可以要求举行听证会。

理事会可以制定关于在其管辖下的学院之间如何转交这些记录的规定。

通过特定入学项目招收高中学生的社区学院必须使用一个名为 eTranscript California 的系统，以确保学生的已完成课程和成绩被纳入其在 CaliforniaColleges.edu 平台上的电子高中成绩单中。