本节定义了在本法律章节中，政府机构内的“记录”包括哪些内容。“记录”包括机构使用或创建的所有类型的文件，如纸质文件、地图、胶片和数字媒体。但是，它不包括为参考或展览目的而保存的图书馆和博物馆材料，也不包括大量出版物和已处理文件的副本。

这项法律将“公共使用表格”定义为州政府用来从个人、企业和其他私人实体或其法定代表人那里收集信息的表格。这些表格旨在从公共和私营部门收集事实、意见或其他类型的数据。