州务卿负责妥善保管某些重要的文件和物品。这些包括州的宪法、立法机关的法案和决定、立法会议的官方记录、州的官方印章，以及根据法律存放在办公室的各种其他文件和地图。

本法规定，州务卿必须出席立法机关的所有会议，以接收法案和决议。州务卿还负责履行立法机关两院或其中一院的决议所指定的任何额外职责。

这项法律允许州务卿制定规则，规定文件可以通过电子方式或传真提交，而不是必须提交纸质文件，前提是不与其他法律冲突。这些规则可以明确电子文件上的签名如何被接受。电子签名被视为有效证据，证明文件确实由签名者本人签署。

电子提交的文件将生成计算机记录，这些记录必须准确保存且不能被篡改。可以使用缩微摄影或光盘等多种技术安全地存储这些记录，并且从这些记录制作的复制件在法庭上可以像原件一样使用。

州务卿在提出这些电子提交规定时，必须向立法机关报告。任何使用的系统都必须符合特定的质量标准，并且对于与1974年《政治改革法》相关的文件，还需要额外的保障措施，这需要获得公平政治行为委员会的批准。

这项法律强调了在电子或云端存储公共记录时，需要有统一的全州标准。州务卿与技术部合作，必须根据公认的行业标准采纳相关标准，以确保公共记录的可靠存储和复制。“可信系统”非常重要，它能确保电子记录不被篡改，并与原始版本保持一致。

云服务必须符合ISO 27001:2013等特定的安全标准，以确保数据完整性。与地方政府互联的州机构必须签订协议来保护记录，并且需要为新的合作关系或续约定义双方同意的条款。标准还包括遵循推荐技术指南的缩微胶片和电子成像。

该法律定义了云计算、公共记录和州机构。它还指出，地方政府实体可以选择遵循这些标准，但除非与州系统连接，否则不强制要求。这项法律有效期至2026年1月1日。

本法旨在为以电子方式（包括通过云计算）存储和记录公共记录制定统一的全州标准。州务卿在技术部的协助下，根据公认的行业指南制定这些标准。一个关键要求是使用“可信系统”，这意味着任何电子记录必须与其原始形式保持不变。此外，符合特定安全标准的云服务可以被认定为可信系统。州机构必须遵守这些标准，并与地方政府合作保护共享的公共记录。该法明确了“云计算”和“公共记录”等术语的定义，并将于2026年1月1日生效。

州务卿负责保存州官员所用不同印章的记录，并在需要时向这些官员提供新印章。

加利福尼亚州务卿负责维护一份所有已正式成立的区的最新清单。这份清单包含每个区的名称、成立日期以及它们所在的县。

与区的成立、变更、合并或解散相关的文件均可供公众查阅。

加州州务卿必须审查任何将提交给选民的拟议倡议措施。这包括检查措施中使用的措辞的形式和清晰度。此外，州务卿还必须从立法分析师那里获取一份关于该倡议财政影响的声明。

立法分析师必须在25个工作日内提供这份财政影响声明。他们可以使用《选举法》特定条款中现有的财政估算。请记住，这项审查和财政评估纯粹是建议性的，这意味着倡议的提案人无需遵循这些建议。

本法律要求加州州务卿在线上和通过小册子提供信息，说明可供提出倡议措施的个人使用的服务。这些服务包括立法顾问在起草措施方面的协助，以及在措施分发征集签名之前由州务卿进行的审查。

加州州务卿是负责监督选举并确保遵守州选举法的主要官员。他们可以要求地方选举官员报告选举活动，并提供有关谁在地方监督选举的详细信息。

如果选举法未被遵守，州务卿可以向县地方检察官或总检察长报告。他们还可以在需要时协助地方选举官员。

为了检查是否存在违反选举法的行为，州务卿有权查阅各种投票材料和记录。这包括选票、计票程序和邮寄选票申请，同时也要遵守隐私规定。

州务卿可以制定规章，以确保选举法在全州范围内得到一致的适用。

这项法律旨在确保加州居民在参与联邦人口普查时感到安全和知情。它提醒人们有权在不惧欺诈或恐吓的情况下填写普查表。

州务卿可以与其他地方团体合作，制定一份《加州人口普查权利与责任法案》。该法案将详细说明居民有权在不受威胁的情况下参与普查、保护其信息隐私、选择回应方式、请求语言帮助以及核实普查员身份。

州务卿还负责根据《投票权法案》的要求，将该权利法案翻译成多种语言，并且可以选择在线发布以便查阅。

加州州务卿办公室负责制定一项计划，利用电子通信方式，让选民更容易获取关于全州候选人和投票提案的信息。这包括在线分享选举详情以及通过其他技术手段。

州务卿可以向选民发送与选举相关的信息，例如选举日期、选民登记截止日期、协助选民的详细信息以及州选民信息指南中的内容。

如果州务卿知道选民的电子邮件地址且选民可以选择退出，则可以通过电子邮件发送这些信息；如果选民已同意接收短信且可以选择退出，则可以通过短信发送。

州务卿负责管理和推广萨克拉门托的州务卿和州档案馆大楼综合体，以促进公众受益和教育。他们可以与非营利组织“加州历史、女性与艺术博物馆”合作，在该综合体中运营一家博物馆。博物馆必须整合州档案馆的资源并管理自己的资金。主要理事会成员包括州政府官员，理事会必须提供年度审计报告和业务计划以供审查。任何公共服务费用应与提供服务的成本相符。加州博物馆仍是一个私人实体，并鼓励公众参与其运营并对其进行问责。

本法律规定了从加州州务卿办公室获取文件副本的费用。对于标准副本，首页收费1美元，之后每页0.50美元。在汇编或总结文件信息时，可以收取费用以弥补成本，每次查询的最高费用为10美元，除非另有官方规定的费用。州务卿还可以与实体签订合同，提供信息和计算机数据访问，相关费用需覆盖所涉成本。此外，经常使用州务卿研究设施的用户可能需要签订合同才能访问。所有收取的费用都将作为州务卿的支出报销入账，并且根据法律的另一条款，可能还会收取特殊处理费。

如果您需要州长官方签署并认证委任状、护照或类似文件，费用是10美元。但是，认证某些文件，例如赦免令、引渡文件、军事委任状，或签发给无薪州官员（公证人除外）的委任状，则不收取费用。