یہ سیکشن ملکیت کی منتقلی سے متعلق دستاویزات کو فائل کرنے کے حوالے سے ریکارڈ کنندہ کی ذمہ داریوں کا خاکہ پیش کرتا ہے۔ جب ایسی کوئی دستاویز ریکارڈ کی جاتی ہے، تو ریکارڈ کنندہ کو اسے ایک شناختی نمبر یا کتاب اور صفحہ کے مقام کے ساتھ نشان زد کرنا چاہیے، اور پھر اسے متعلقہ فریق کو واپس کرنا چاہیے۔

اگر یہ دستاویز ملکیت میں تبدیلی کی نشاندہی کرتی ہے لیکن ملکیت میں تبدیلی کا بیان موجود نہیں ہے، تو ریکارڈ کنندہ کو یہ گمشدہ بیان ریکارڈ شدہ دستاویز کے ساتھ بھیجنا ہوگا یا اسیسسر کو گمشدہ معلومات کے بارے میں مطلع کرنا ہوگا۔

کسی بھی دستاویز یا رہن کو سرکاری طور پر ریکارڈ کرنے سے پہلے، اس میں کچھ خاص معلومات شامل ہونی ضروری ہیں۔ جائیداد کی ملکیت منتقل کرنے والی کسی بھی دستاویز کے لیے، پہلے صفحے پر وہ نام اور پتہ ہونا چاہیے جہاں مستقبل کے ٹیکس گوشوارے بھیجے جائیں گے۔ ٹرسٹ ڈیڈ یا رہن کے لیے، انہیں قرض لینے والوں میں سے کسی ایک کا پتہ درج کرنا ہوگا جہاں ڈیفالٹ یا فروخت کے نوٹس بھیجے جائیں۔ تاہم، اگر یہ معلومات غائب یا غلط بھی ہو، تو دستاویز کی قانونی حیثیت متاثر نہیں ہوتی۔ یہ اصول اسٹیٹ لینڈز کمیشن کے زیر انتظام دستاویزات پر لاگو نہیں ہوتا۔

یہ قانون ریکارڈروں کو مائیکرو فوٹوگرافی یا آپٹیکل ڈسک جیسی ٹیکنالوجی استعمال کرنے کی اجازت دیتا ہے تاکہ ان دستاویزات کی نقول بنائی جا سکیں جنہیں ریکارڈ کرنا ضروری ہے۔ یہ طریقے یقینی بناتے ہیں کہ اصل دستاویز کو تبدیل نہیں کیا جا سکتا۔ تمام نقول کو مخصوص معیارات کی پیروی کرنی چاہیے، اور ایک اصل نقل کو قانون کے مطابق درکار مدت تک محفوظ طریقے سے رکھا جانا چاہیے۔ ایک اور نقل ریکارڈر کے دفتر میں عوام کے لیے قابل رسائی ہونی چاہیے۔

یہ قانون ریکارڈ کنندہ کو یہ اختیار دیتا ہے کہ وہ ریکارڈ شدہ دستاویزات کو کیسے منظم اور محفوظ کرے۔ وہ دستاویزات کو عنوانات کی بنیاد پر مختلف کتابوں یا فلموں میں الگ کر سکتے ہیں، یا "سرکاری ریکارڈ" کہلانے والی ایک عمومی سیریز کا انتخاب کر سکتے ہیں، جنہیں مسلسل نمبر دیا جاتا ہے۔ دونوں طریقوں سے یکساں قانونی نوٹس فراہم ہوتا ہے۔ اگر مائیکرو فوٹوگرافی استعمال کی جاتی ہے، تو ہر فلم رول کو ایک منفرد نمبر دیا جاتا ہے اور ہر دستاویز کو "صفحہ" یا "تصویر" جیسا نام دیا جاتا ہے۔ قانونی شناخت کے لیے، ریکارڈ کنندہ کے اپنائے گئے ناموں کا استعمال کافی ہے۔

اگر کاؤنٹی ریکارڈر کے پاس ریکارڈ کی گئی کوئی دستاویز (جیسے کوئی رجسٹری یا نوٹس) کسی آفت کی وجہ سے گم ہو جائے یا خراب ہو جائے، تو قانون اسے دوبارہ ریکارڈ کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ اس کے لیے، یہ ضروری ہے کہ اسے پہلے ریکارڈ کیا گیا ہو اور آپ کیلیفورنیا کی کسی بھی دوسری کاؤنٹی کے ریکارڈر سے تصدیق شدہ ثبوت دکھا سکیں کہ یہ واقعی وہاں ریکارڈ شدہ ہے۔

دوبارہ ریکارڈ کی گئی دستاویز میں تمام منسلک سرٹیفکیٹس اور توثیقات شامل ہوں گی۔ اصل ریکارڈنگ کی تاریخ کو اب بھی سرکاری تاریخ کے طور پر تسلیم کیا جائے گا۔ اس دوبارہ ریکارڈ کی گئی دستاویز کو قانونی معاملات میں بالکل اصل کی طرح استعمال کیا جا سکتا ہے۔ ریکارڈر اسی طرح کی خدمات کے لیے وہی فیسیں وصول کرے گا جو وہ عام طور پر لیتے ہیں۔

یہ قانون بتاتا ہے کہ جائیدادوں پر وفاقی ٹیکس رہن سے متعلق دستاویزات کہاں اور کیسے دائر کی جائیں۔ یکم جنوری 1968 سے پہلے، ان ٹیکس رہن کے نوٹس اور متعلقہ سرٹیفکیٹس کو اس کاؤنٹی ریکارڈر کے پاس دائر کرنا ضروری تھا جہاں جائیداد واقع ہے۔ 2 جنوری 1968 سے، ان دستاویزات کو قانونی کوڈ میں کہیں اور بیان کردہ تازہ ترین فائلنگ طریقہ کار پر عمل کرنا چاہیے۔ مزید برآں، وفاقی حکومت کی طرف سے جاری کردہ ان رہن سے کسی بھی چھٹکارے یا رہائی کو مقامی کاؤنٹی ریکارڈر کے دفتر میں بھی ریکارڈ کیا جانا چاہیے۔ یہ دستاویزات اضافی تصدیق کی ضرورت کے بغیر دائر یا ریکارڈ کی جا سکتی ہیں۔

یہ قانون کاؤنٹی ریکارڈرز کو پابند کرتا ہے کہ وہ واٹر یوزرز ایسوسی ایشنز سے مخصوص فارم قبول کریں۔ یہ ایسوسی ایشنز 1902 کے وفاقی ریکلیمیشن ایکٹ سے فائدہ اٹھانے کے لیے بنائی گئی ہیں۔ ان فارمز کو امریکہ یا خود ایسوسی ایشنز کے ساتھ زمین کے منصوبوں سے متعلق معاہدوں کو ریکارڈ کرنے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔ ان میں سبسکرپشن معاہدے، اسٹاک کی منتقلی، اور دیگر ضروری دستاویزات بھی شامل ہیں۔

یہ قانون فوجی سابق فوجیوں یا مجاز افراد کو کیلیفورنیا میں کاؤنٹی ریکارڈر کے پاس فوجی ڈسچارج دستاویزات، جیسے DD214، ریکارڈ کرانے کی اجازت دیتا ہے۔ ان دستاویزات کو رازداری کے تحفظ کے لیے ایک غیر عوامی انڈیکس میں رکھا جانا چاہیے۔ صرف سابق فوجی یا ایک مجاز شخص ہی اس کی نقل حاصل کر سکتا ہے۔ غیر عوامی انڈیکس کو رازداری کے معیارات پر پورا اترنا چاہیے، لیکن اس کا ڈیزائن ہر کاؤنٹی ریکارڈر کی صوابدید پر ہے۔