اگر آپ کو غیر منقولہ جائیداد سے متعلق کوئی دستاویز ریکارڈ کرنی ہے، تو کاؤنٹی ریکارڈ کنندہ کو اسے قبول کرنا ہوگا بشرطیکہ آپ مطلوبہ فیس ادا کریں، اور یہ کچھ شرائط پوری کرے، بشمول تصویری طور پر قابل تولید ہونا۔ اس کا مطلب ہے کہ اسے کچھ معیارات پر پورا اترنا چاہیے تاکہ اسے درست طریقے سے نقل کیا جا سکے۔ کاؤنٹی ریکارڈ کنندہ کسی دستاویز کو صرف اس کی قانونی کفایت کی کمی کی بنیاد پر ریکارڈ کرنے سے انکار نہیں کر سکتا۔

اگر ریکارڈز کے انڈیکس میں کوئی غلطی ہے، تو متعلقہ شخص اسے درست کرنے کی درخواست کر سکتا ہے۔ اگر کافی ثبوت فراہم کیے جائیں تو ریکارڈ کنندہ کو 30 کاروباری دنوں کے اندر تصحیح کرنی ہوگی۔ غلطی اور اس کی درستگی دونوں کو عوامی انڈیکس میں نوٹ کیا جائے گا۔

تمام دستاویزات میں اصلی دستخط ہونے چاہئیں، یا اصلی کی تصدیق شدہ کاپیاں ہونی چاہئیں۔ سرکاری ایجنسیوں کے حق ملکیت (liens) پر فیکس دستخط استعمال کیے جا سکتے ہیں اگر انہیں باضابطہ طور پر اپنایا گیا ہو اور حق ملکیت پر اس کا ذکر ہو۔ یہ اس وقت تک درست رہیں گے جب تک ایجنسی انہیں منسوخ کرنے کا نوٹس نہیں دیتی۔

کسی بھی دستاویز کو جو دوبارہ ریکارڈ کی جاتی ہے، اسے ایک نئی دستاویز کی طرح سمجھا جانا چاہیے، سوائے اس کے کہ اگر یہ مستثنیٰ ہو، صرف ریکارڈنگ کی ترتیب کو درست کر رہی ہو، یا اصلاحی حلف نامہ کے ساتھ معمولی تصحیحات کر رہی ہو۔ معمولی تصحیحات میں پتہ، ناقابل پڑھائی متن، نام، یا ٹیکس کی رقم کے مسائل شامل ہیں۔

یہ قانون ایسے شخص کو اجازت دیتا ہے جو کسی خاص الیکٹرانک ریکارڈ سے فائدہ نہیں اٹھاتا، جسے غیر متعلقہ نگہبان کہا جاتا ہے، اس بات کی تصدیق کرے کہ اس ریکارڈ کا ایک پرنٹ شدہ ورژن مکمل اور درست ہے۔ یہ تصدیق ایک نوٹری کے سامنے حلفاً دی جانی چاہیے اور اس میں جھوٹی گواہی کی سزا کے تحت ایک بیان شامل ہونا چاہیے کہ الیکٹرانک ریکارڈ کے حفاظتی اقدامات میں کوئی چھیڑ چھاڑ نہیں ہوئی ہے۔

یہ واضح کرتا ہے کہ یہ تصدیقی عمل ریکارڈر کی طرف سے جاری کردہ عام تصدیق شدہ نقول سے مختلف ہے۔ جب یہ تصدیق شدہ پرنٹ شدہ نقول کچھ شرائط پوری کرتی ہیں، تو انہیں کاؤنٹی ریکارڈر کے ذریعے اصل دستاویزات کی طرح ریکارڈ کیا جا سکتا ہے، اور وہ مستقبل کے خریداروں یا جائیداد میں دلچسپی رکھنے والوں کو نوٹس فراہم کرتی ہیں۔ "الیکٹرانک ریکارڈ"، "الیکٹرانک دستخط"، اور "حفاظتی طریقہ کار" کی اصطلاحات سول کوڈ کے مطابق بیان کی گئی ہیں، اور ایک غیر متعلقہ نگہبان کو زیر بحث دستاویز سے فائدہ نہیں اٹھانا چاہیے۔

یہ کیلیفورنیا کا قانون نوٹری کی تصدیقات اور پیدائش یا موت کے ریکارڈ کی مصدقہ نقول کے لیے تقاضوں کو بیان کرتا ہے۔ نوٹری کی تصدیق کے لیے، یہ بتاتا ہے کہ ایک مکمل دستاویز ریکارڈ کی جا سکتی ہے اگر نوٹری کی سرکاری مہر واضح ہو اور نوٹری کی تفصیلات ان کے دستخط کے قریب صاف اور قابل تولید ہوں۔ ڈاک کے ذریعے کی گئی پیدائش یا موت کے ریکارڈ کی درخواستوں کے لیے، اس کے لیے ایک نوٹری شدہ بیان درکار ہوتا ہے، جو جھوٹی گواہی کی سزا کے تحت حلفاً دیا گیا ہو، اس بات کی تصدیق کرتا ہو کہ درخواست گزار قانون کے مطابق ریکارڈ حاصل کرنے کا مجاز ہے۔

یہ قانون ایک ریکارڈ رکھنے والے افسر کی ذمہ داریوں کو بیان کرتا ہے جب وہ فائل کی جانے والی دستاویزات کو سنبھالتا ہے اور یہ بھی بتاتا ہے کہ اگر وہ انہیں صحیح طریقے سے کرنے میں ناکام رہتا ہے تو کیا ہوتا ہے۔ اگر کوئی ریکارڈ رکھنے والا افسر کسی دستاویز کو معقول وقت کے اندر ریکارڈ کرنے میں غفلت کرتا ہے یا انکار کرتا ہے یا دستاویزات کو کسی بھی طرح غلط طریقے سے سنبھالتا ہے، تو وہ ہونے والے کسی بھی نقصان کے لیے ذمہ دار ہوگا۔ مخصوص ناکامیوں میں دستاویزات کو ریکارڈ کرنے میں غفلت کرنا، انہیں غلط طریقے سے ریکارڈ کرنا، مطلوبہ اشاریے برقرار نہ رکھنا، یا ریکارڈز میں غیر مجاز تبدیلیاں کرنا شامل ہیں۔ اگر کسی دستاویز کو ناقابلِ ریکارڈ قرار دیا جاتا ہے، تو متعلقہ شخص عدالتی جائزہ طلب کر سکتا ہے، اور ایسی دستاویزات کو ریکارڈ کرنے کی غلط کوششیں جرائم کا باعث بن سکتی ہیں جب تک کہ عدالت کا حکم نہ ہو۔

کاؤنٹی ریکارڈر ایک سال سے زیادہ پہلے دائر کی گئی دستاویزات کو تباہ یا ٹھکانے لگا سکتا ہے اگر ان کی مائیکرو فلم بنائی گئی ہو، جب تک کہ قانون انہیں زیادہ دیر تک رکھنے کا نہ کہے یا ریکارڈر یہ فیصلہ نہ کرے کہ ان کی اب بھی ضرورت ہے۔

یہ فیصلہ کرتے وقت کہ کسی دستاویز کو رکھنا ہے یا نہیں، وہ عوامی ضرورت، قانونی وقت کی حد، اور تاریخی اہمیت پر غور کرتے ہیں۔

یہ قانون ریکارڈر کے دفتر کو ایک سرکاری مہر رکھنے کا پابند کرتا ہے جو تصدیقی مقاصد کے لیے استعمال ہوتی ہے۔ مہر گول ہونی چاہیے اور اس کا قطر 1.25 سے 2 انچ کے درمیان ہو، جس کے مرکز میں ریکارڈر کا منتخب کردہ کوئی ڈیزائن یا الفاظ ہوں۔ اس میں "ریکارڈر، ____ کاؤنٹی، کیلیفورنیا" کا اندراج بھی ہونا چاہیے، جس میں مخصوص کاؤنٹی کا نام شامل ہو۔ مہر کو مختلف طریقوں سے لگایا جا سکتا ہے، جیسے دستی یا الیکٹرانک طور پر۔ تاہم، اگر کسی مختلف مہر کا ڈیزائن روایتی طور پر استعمال ہوتا رہا ہے، تو اسے جاری رکھا جا سکتا ہے۔