یہ قانون کہتا ہے کہ بورڈ کاروباری معاملات پر فیصلے نہیں کر سکتا جب تک کہ وہ بورڈ کے اجلاس میں نہ ہو۔ عام طور پر، وہ صرف ای میلز کے ذریعے یہ اجلاس منعقد نہیں کر سکتے۔ تاہم، ہنگامی حالات میں، وہ اس طرح اجلاس کر سکتے ہیں اگر ہر بورڈ ممبر تحریری طور پر رضامند ہو، اور وہ تحریری رضامندیاں اجلاس کے ریکارڈ کے ساتھ رکھی جائیں۔

ہوم اونر ایسوسی ایشنز کو باقاعدہ بورڈ میٹنگز کے بارے میں ممبران کو کم از کم چار دن پہلے مطلع کرنا چاہیے۔ ہنگامی میٹنگز کے لیے، کسی نوٹس کی ضرورت نہیں ہے۔ اگر کوئی غیر ہنگامی میٹنگ نجی طور پر (ایگزیکٹو سیشن) منعقد کی جاتی ہے، تو انہیں کم از کم دو دن کا نوٹس دینا چاہیے۔ ایسوسی ایشن کے قواعد کے مطابق درکار نوٹس کی کوئی بھی طویل مدت کی پیروی کی جانی چاہیے، جب تک کہ میٹنگ ہنگامی یا نجی نہ ہو۔ نوٹس اس طرح دیا جانا چاہیے کہ سب اسے وصول کر سکیں، اور اس میں یہ شامل ہونا چاہیے کہ میٹنگ میں کیا بحث کی جائے گی۔

یہ قانون کسی بھی ایسوسی ایشن کے رکن کو بورڈ کے اجلاسوں میں شرکت کی اجازت دیتا ہے، سوائے اس کے جب بورڈ نجی ایگزیکٹو سیشن میں ہو۔ اراکین مخصوص مقامات پر ٹیلی کانفرنس میٹنگز کے کھلے حصوں کو بھی سن سکتے ہیں۔ مزید برآں، اراکین کو ان اجلاسوں میں بولنے کا حق حاصل ہے، جس میں بورڈ بولنے کے لیے معقول وقت کی حد مقرر کرتا ہے، سوائے ایگزیکٹو سیشنز کے دوران۔

یہ سیکشن بورڈ یا اراکین کے اجلاسوں کو مکمل طور پر ٹیلی کانفرنس کے ذریعے منعقد کرنے کی اجازت دیتا ہے، بغیر کسی جسمانی مقام کی ضرورت کے، بشرطیکہ مخصوص شرائط پوری ہوں۔ نوٹسز میں شرکت کے لیے تکنیکی ہدایات، مدد کے لیے رابطہ کی معلومات، اور نوٹسز کی ذاتی ترسیل کے بارے میں یاد دہانی شامل ہونی چاہیے۔ ہر کسی کو ذاتی طور پر شرکت کرنے کی طرح حصہ لینے کے قابل ہونا چاہیے، ڈائریکٹرز کو رول کال کے ذریعے ووٹ دینا چاہیے، اور شرکاء کو فون کے ذریعے شامل ہونے کا اختیار ہونا چاہیے۔ تاہم، یہ ان اجلاسوں پر لاگو نہیں ہوتا جہاں بیلٹ گنے جا رہے ہوں۔

یہ قانون اس بات کو محدود کرتا ہے کہ بورڈ غیر ہنگامی اجلاسوں میں ایجنڈے میں شامل نہ ہونے والے معاملات پر کب بحث یا فیصلہ کر سکتا ہے۔ عام طور پر، اگر کوئی چیز ایجنڈے میں نہیں ہے، تو وہ اس پر کارروائی نہیں کر سکتے۔ تاہم، کچھ مستثنیات ہیں۔ اگر کوئی ایسا شخص جو بورڈ کا رکن نہ ہو، بات کرتا ہے، تو بورڈ کا رکن مختصر جواب دے سکتا ہے۔ وہ مختصر سوالات بھی پوچھ سکتے ہیں یا مختصر اعلانات بھی کر سکتے ہیں۔ بورڈ عملے کو چھوٹے کاموں کی ہدایت دے سکتا ہے یا مستقبل کے اجلاسوں کے لیے رپورٹس طلب کر سکتا ہے۔ ہنگامی حالات میں، جہاں فوری کارروائی کی ضرورت ہو یا غیر متوقع مسائل پیدا ہوں، بورڈ غیر درج شدہ معاملات پر کارروائی کر سکتا ہے۔ اگر کسی پچھلے اجلاس کے ایجنڈے سے کارروائی کو منتقل کیا گیا ہو، تو اس پر بھی غور کیا جا سکتا ہے۔ زیر بحث معاملات کو اجلاس میں موجود اراکین کے سامنے واضح طور پر بیان کیا جانا چاہیے۔

یہ سیکشن بتاتا ہے کہ بورڈ کب اور کیوں 'ایگزیکٹو سیشن' کہلانے والی نجی میٹنگ کر سکتا ہے۔ بورڈ یہ نجی میٹنگز مقدمات، معاہدوں، عملے کے مسائل پر بات کرنے یا کسی ممبر سے اس کے واجبات کی ادائیگی کے بارے میں ملنے کے لیے کر سکتا ہے۔ اگر کسی ممبر کی تادیب پر بات ہو رہی ہو، تو بورڈ کو ممبر کی درخواست پر نجی طور پر ملنا ہوگا، اور ممبر اس میں شرکت کر سکتا ہے۔ انہیں ادائیگی کے منصوبوں پر بات کرتے وقت یا کسی رہن کو ضبط کرنے کا فیصلہ کرتے وقت بھی نجی طور پر ملنا ہوتا ہے۔ آخر میں، بورڈ کو اپنی اگلی عوامی میٹنگ کے منٹس میں یہ درج کرنا ہوگا کہ ان نجی سیشنز میں کن عمومی موضوعات پر بات کی گئی تھی۔

اگر آپ ہوم اونرز ایسوسی ایشن کے رکن ہیں، تو آپ کو کسی بھی بورڈ میٹنگ (نجی ایگزیکٹو سیشنز کے علاوہ) کی کارروائی کی کاپی میٹنگ کے 30 دنوں کے اندر مانگنے کا حق ہے۔ آپ کو ان کاپیوں کے حصول کے اخراجات ادا کرنے پڑ سکتے ہیں۔ اس کے علاوہ، ہر سال، ایسوسی ایشن کو آپ کو ان کارروائیوں کو حاصل کرنے کے آپ کے حق اور انہیں کیسے درخواست کرنا ہے کے بارے میں بتانا چاہیے۔