اگر آگ یا کسی آفت کی وجہ سے کسی کاؤنٹی کے عوامی ریکارڈز کا اشاریہ تباہ ہو جائے، تو کاؤنٹی کا نگران بورڈ کسی شخص کو ان ریکارڈز کے لیے ایک نیا اشاریہ بنانے کے لیے رکھ سکتا ہے۔ کاؤنٹی اس کا خرچ بورڈ کے حکم پر اپنے خزانے سے ادا کرے گی۔

یہ قانون کسی کاؤنٹی کے شعبے کے سربراہ کو اجازت دیتا ہے کہ وہ معمول کی ویڈیو نگرانی کی ریکارڈنگز کو ایک سال کے بعد اور ٹیلی فون اور ریڈیو مواصلات کی ریکارڈنگز کو 100 دنوں کے بعد تلف کر دے۔ تاہم، اس تلفی کو قانون ساز ادارے سے منظور کرانا ضروری ہے، اور ایجنسی کے وکیل کو تحریری رضامندی دینی ہوگی۔ اہم بات یہ ہے کہ اگر یہ ریکارڈنگز کسی قانونی دعوے یا مقدمے میں شامل ہوں، تو انہیں معاملہ حل ہونے تک محفوظ رکھنا ہوگا۔

معمول کی ریکارڈنگز میں روزانہ کے ٹیلی فون اور ریڈیو مواصلات شامل ہیں، نیز شعبے کے باقاعدہ آپریشنز کی ویڈیو ریکارڈنگز، جیسے موبائل ان-کار ویڈیو سسٹمز، جیل کی نگرانی، اور عمارت کی سیکیورٹی سسٹمز۔ 'شعبہ' کی اصطلاح میں عوامی تحفظ مواصلاتی مراکز اور بعض خصوصی ضلعی بورڈز بھی شامل ہیں۔

یہ قانون کیلیفورنیا میں کاؤنٹی بورڈ آف سپروائزرز کو بعض ریکارڈز کو تلف کرنے کی اجازت دیتا ہے اگر انہیں قانونی طور پر رکھنا ضروری نہ ہو، لیکن صرف اس صورت میں جب انہیں پہلے کسی دوسرے فارمیٹ میں مناسب طریقے سے محفوظ کر لیا جائے۔ ریکارڈز کی تصویر کشی کی جانی چاہیے، سکین کیا جانا چاہیے، یا ایسے ڈیجیٹل سسٹم میں محفوظ کیا جانا چاہیے جو تبدیلیوں کی اجازت نہ دے۔ دوبارہ تیار کرنے کا عمل اصل تفصیلات کو وفاداری سے محفوظ کرے۔ یہ کاپیاں مستقبل کے استعمال کے لیے آسانی سے قابل رسائی فائلوں میں رکھی جانی چاہئیں، اور ریکارڈ شدہ ویڈیو امیجز اور ڈیجیٹل ریکارڈز کے لیے ایک ڈپلیکیٹ ورژن برقرار رکھا جانا چاہیے تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ اصل کا کچھ بھی ضائع نہ ہو۔

تاہم، یہ قانون ریکارڈز کو تلف کرنے کی اجازت نہیں دیتا اگر انہیں صرف ویڈیو امیجز کے طور پر محفوظ کیا گیا ہو، جب تک کہ ایک بیک اپ کاپی بھی نہ بنائی جائے۔ یہ اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ اہم معلومات محفوظ اور دستیاب رہیں، چاہے اصل کاغذی ریکارڈز تلف کر دیے جائیں۔

یہ قانون کیلیفورنیا میں کاؤنٹی افسران کو بعض غیر عدالتی عوامی ریکارڈز کو تلف کرنے کی اجازت دیتا ہے، بشرطیکہ کچھ خاص شرائط پوری ہوں۔ سب سے پہلے، کاؤنٹی کے بورڈ آف سپروائزرز کو ایک قرارداد منظور کرنی ہوگی جو ریکارڈز کو تلف کرنے کی اجازت دے، ممکنہ طور پر اضافی شرائط کے ساتھ۔ دوسرا، کسی بھی چیز کو تلف کرنے سے پہلے، کاؤنٹی افسر کو ہر دستاویز کی ایک نقل رکھنی ہوگی، ایسے طریقوں کا استعمال کرتے ہوئے جیسے فوٹوگرافی، مائیکرو فلم، یا الیکٹرانک ریکارڈز جن میں تبدیلی نہیں کی جا سکتی۔ تیسرا، یہ نقلیں مستقل یا غیر مستقل ریکارڈز کے لیے مخصوص معیارات کی تعمیل کرنی چاہئیں۔ کچھ ریکارڈز، جیسے کہ وہ جو قانون کے ذریعے مطلوب نہیں ہیں، ان نقل اور تحفظ کی ضروریات سے مستثنیٰ ہیں۔

یہ قانون یہ بھی واضح کرتا ہے کہ نقلوں کو اصل کے برابر سمجھا جائے گا۔ مزید برآں، کاؤنٹی کلرک کارپوریشن کے آرٹیکلز سے متعلق دستاویزات کو اسی طرح کے قواعد کے تحت تلف کر سکتے ہیں۔ تاہم، اصل ریکارڈز کو تلف نہیں کیا جا سکتا اگر دوبارہ تیار کرنے کا واحد طریقہ مقناطیسی سطحوں پر ویڈیو ریکارڈنگ ہو، جب تک کہ ایک علیحدہ ڈوپلیکیٹ برقرار نہ رکھا جائے۔

یہ قانون کاؤنٹی حکام کو پرانے کاغذی ریکارڈز یا کتابوں کو تلف کرنے کی اجازت دیتا ہے، لیکن صرف اس صورت میں جب وہ پہلے ان کی درست ڈیجیٹل یا فوٹوگرافک کاپیاں بنا لیں۔ یہ کاپیاں محفوظ طریقے سے رکھی جانی چاہئیں اور عوام کے لیے اتنی ہی آسانی سے قابل رسائی ہونی چاہئیں جتنے کہ اصل ریکارڈز تھے۔ انہیں ایسے فارمیٹ میں ہونا چاہیے جسے تبدیل نہ کیا جا سکے اور انہیں اصل دستاویزات کی تمام تفصیلات کو واضح طور پر دوبارہ پیش کرنا چاہیے۔ اگر کوئی صفحہ واضح طور پر کاپی نہیں کیا جا سکتا، تو ان صفحات کو ہمیشہ کے لیے اس طرح محفوظ کیا جانا چاہیے کہ ان کا حوالہ دینا آسان ہو۔ قانونی مقاصد کے لیے، ڈیجیٹل یا دوبارہ تیار شدہ کاپیوں کو اصل ریکارڈ سمجھا جاتا ہے۔

یہ قانون کاؤنٹی ریکارڈر کو ان اصل دستاویزات کو تباہ کرنے کی اجازت دیتا ہے جو ان کے پاس ریکارڈ کی گئی ہیں لیکن ناقابلِ ترسیل اور لاوارث ہیں۔ وہ دستاویزات کو 10 سال بعد تباہ کر سکتے ہیں اگر وہ عام ذرائع سے چھوڑی گئی ہوں اور 2 سال بعد اگر انہیں فوٹوگرافک طریقے سے محفوظ کیا گیا ہو۔ تباہی کا مطلب دستاویزات سے مستقل طور پر چھٹکارا حاصل کرنا ہے۔

کاؤنٹی ریکارڈر کے کسی بھی پرانے ہاتھ سے لکھے گئے ریکارڈ کو تباہ کرنے سے پہلے، انہیں سیکرٹری آف اسٹیٹ کو مطلع کرنا ہوگا۔ پھر سیکرٹری کے پاس 90 دن ہوتے ہیں یہ فیصلہ کرنے کے لیے کہ آیا وہ ان ریکارڈز کو ان کی ممکنہ تاریخی اہمیت کی وجہ سے رکھنا چاہتے ہیں۔ اگر سیکرٹری اس وقت کے اندر ان کا مطالبہ نہیں کرتا ہے، تو کاؤنٹی ریکارڈر انہیں تباہ کر سکتا ہے۔

یہ قانون لازمی قرار دیتا ہے کہ جب کوئی کاؤنٹی کے زیر انتظام ٹرانزٹ ایجنسی نئے سیکیورٹی سسٹم نصب کرے، تو یہ سسٹم کم از کم ایک سال تک ویڈیو فوٹیج ذخیرہ کرنے کے قابل ہونے چاہئیں۔ تاہم، مستثنیات موجود ہیں اگر ایجنسی ایسی ٹیکنالوجی تلاش نہ کر سکے جو اقتصادی اور تکنیکی دونوں لحاظ سے قابل عمل ہو۔ اس صورت میں، انہیں بہترین دستیاب آپشن استعمال کرنا چاہیے۔ ان سسٹمز سے حاصل کردہ ویڈیو فوٹیج کو ایک سال تک محفوظ رکھنا ضروری ہے، جب تک کہ اس کا تعلق جاری قانونی معاملات یا واقعاتی رپورٹس سے نہ ہو، جس کے لیے زیادہ عرصے تک محفوظ رکھنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔ 2004 سے پہلے خریدے گئے یا موجودہ قانون کی تعمیل کرنے والے سسٹمز ایک سال کی مدت تک محفوظ رکھنے کے اصول سے مستثنیٰ ہیں، اور وہ فوٹیج کو صرف اس وقت تک محفوظ رکھیں گے جب تک ان کی ذخیرہ کرنے کی صلاحیتیں اجازت دیتی ہیں۔

یہ قانون کسی کاؤنٹی میں نگران بورڈ کو یہ اجازت دیتا ہے کہ وہ عوام کو انعامات ادا کرنے کا ایک نظام قائم کرے۔ یہ انعامات ایسے خیالات یا تجاویز کے لیے ہیں جن کے بارے میں بورڈ کا خیال ہے کہ وہ کاؤنٹی کے لیے پیسے بچا سکتے ہیں۔

یہ قانون اورنج کاؤنٹی کے بورڈ آف سپروائزرز کو واجب الادا ٹیکس یا تشخیص کی ذمہ داریاں فروخت یا تفویض کرنے کی اجازت دیتا ہے، لیکن صرف اس صورت میں جب ان میں سے چار بٹا پانچ متفق ہوں۔ وہ یہ ذمہ داریاں خاص طور پر اورنج کاؤنٹی میں ایک مشترکہ اختیارات کی ایجنسی کو فروخت کر سکتے ہیں، نہ کہ کسی وصولی ایجنسی کو۔ یہ مشترکہ اختیارات کی ایجنسی 1995 یا 1996 میں 20 سال کے لیے ان واجب الادا ٹیکس ذمہ داریوں کا انتظام کرنے کے لیے بانڈ جاری کر سکتی ہے۔

یہ بانڈز غیر وصول شدہ ٹیکسوں کی دوبارہ مالی اعانت یا مزید مالی اعانت میں مدد کر سکتے ہیں، جس میں اصل رقم کو ایڈجسٹ کرنے کی لچک ہوگی لیکن یہ 1995 یا 1996 میں جاری کردہ اصل رقم سے زیادہ نہیں ہو سکتی۔

یہ قانون کیلیفورنیا کی کاؤنٹیوں کو اجازت دیتا ہے کہ وہ غیر شامل شدہ علاقوں میں فروخت ہونے والی اشیاء پر سیلز اور یوز ٹیکس سے حاصل ہونے والی رقم کو ان علاقوں کے اندر موجود ڈسٹرکٹس کے اخراجات یا منصوبوں کے لیے استعمال کر سکیں۔ یہ ڈسٹرکٹس سکول ڈسٹرکٹس کے علاوہ کسی بھی قسم کے ہو سکتے ہیں۔

یہ قانون اورنج کاؤنٹی کے بورڈ آف سپروائزرز کے لیے قواعد طے کرتا ہے کہ وہ کمیونٹی اور غیر منافع بخش تنظیموں کو صوابدیدی فنڈز کیسے مختص کر سکتے ہیں۔ ایسے فنڈز دینے کے لیے، بورڈ کی اکثریت کو منظوری دینی ہوگی۔ ہر سہ ماہی کے بعد، بورڈ کو اپنی ویب سائٹ پر فنڈنگ کی تفصیلات شائع کرنی ہوں گی، جیسے اخراجات، مقاصد اور اہلیت کے معیار۔ انتخابات سے 90 دن پہلے، دوبارہ انتخاب لڑنے والے بورڈ کے اراکین ان فنڈز پر اثر انداز نہیں ہو سکتے، اگرچہ وہ ان فنڈز سے مالی امداد حاصل کرنے والے پروگراموں میں شرکت کر سکتے ہیں۔ آخر میں، بورڈ یہاں بیان کردہ سے زیادہ سخت قواعد بنا سکتا ہے۔

یہ قانون کیلیفورنیا میں کاؤنٹی سپروائزرز کو براڈ بینڈ انٹرنیٹ انفراسٹرکچر بنانے، اپ گریڈ کرنے اور برقرار رکھنے کی اجازت دیتا ہے۔ وہ انٹرنیٹ سروسز بھی چلا سکتے ہیں جو ریاستی یا وفاقی فنڈنگ کے لیے اہل ہونے کے لیے ضروری ہیں۔

مزید برآں، جب کاؤنٹیاں یہ براڈ بینڈ سرگرمیاں انجام دیتی ہیں، تو انہیں ایک متعلقہ قانونی سیکشن میں بیان کردہ مخصوص ضروریات کی پیروی کرنی ہوگی۔