یہ قانون بتاتا ہے کہ کیلیفورنیا میں ٹرائل کورٹ کے ریکارڈز کو مختلف شکلوں اور ٹیکنالوجیز جیسے کاغذی، الیکٹرانک، اور فوٹوگرافک میڈیا کا استعمال کرتے ہوئے کیسے بنایا، برقرار رکھا اور محفوظ کیا جا سکتا ہے۔ تاہم، یہ کورٹ رپورٹرز کی ٹرانسکرپٹس اور اصل وصیتوں پر لاگو نہیں ہوتا۔ جوڈیشل کونسل کو معیارات مقرر کرنے کا کام سونپا گیا ہے تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ یہ ریکارڈز درست، محفوظ اور عوام کے لیے روایتی کاغذی ریکارڈز کی طرح قابل رسائی ہوں۔ ریکارڈز میں تبدیلیاں صرف اس صورت میں اجازت دی جاتی ہیں جب قانون کے ذریعے مجاز ہوں۔

ریکارڈز کو آسان رسائی کے لیے انڈیکس کیا جانا چاہیے، اور تصدیق شدہ نقول الیکٹرانک طریقے سے بنائی جا سکتی ہیں تاکہ وہ اصل دستاویزات کے طور پر کام کر سکیں۔

عدالتی دستاویزات جیسے احکامات اور نوٹس ٹیکنالوجی کا استعمال کرتے ہوئے دستخط کیے جا سکتے ہیں، جو کاغذی دستخطوں کی طرح ہی قانونی حیثیت رکھتے ہیں۔ یہ قانون محفوظ ذخیرہ اندوزی اور میڈیا کے باقاعدہ جائزوں کا بھی حکم دیتا ہے تاکہ جاری رسائی اور تحفظ کو یقینی بنایا جا سکے، جس میں ریکارڈز عوام کے دیکھنے اور نقل کرنے کے لیے کھلے ہوں گے جب تک کہ قانونی طور پر محدود نہ ہوں۔

یہ سیکشن قانونی کارروائیوں میں عدالتی ریکارڈز سے متعلق اہم اصطلاحات کی تعریف کرتا ہے۔ 'عدالتی ریکارڈ' میں کیس سے متعلق تمام دائر شدہ دستاویزات اور انتظامی ریکارڈز شامل ہوتے ہیں۔ 'تباہی کا نوٹس اور کوئی منتقلی نہیں' کا مطلب ہے جب عدالت یہ اعلان کرتی ہے کہ ریکارڈز کو کسی منتقلی کی درخواست کے بغیر تباہ کر دیا جائے گا۔ 'کیس کا حتمی تصفیہ' کا مطلب ہے کہ ایک کیس مکمل طور پر حل ہو چکا ہے اور کوئی زیر التوا کارروائی نہیں ہے، جیسے بریت یا حتمی فیصلے کے بعد۔ فوجداری مقدمات میں، اس میں سزاؤں اور پروبیشن کے احکامات جیسی مخصوص چیزیں شامل ہیں۔ 'مستقل طور پر برقرار رکھنا' اس بات کی نشاندہی کرتا ہے کہ کچھ ریکارڈز کو مخصوص رہنما اصولوں کے مطابق غیر معینہ مدت تک رکھنا ضروری ہے۔

یہ کیلیفورنیا کا قانون بیان کرتا ہے کہ مختلف قسم کے عدالتی ریکارڈز کو تلف کرنے سے پہلے کتنی مدت تک محفوظ رکھنا ضروری ہے، بشرطیکہ انہیں پہلے منتقل کرنے کی کوئی درخواست نہ ہو۔ کیس کی قسم اور نتیجے کی بنیاد پر مختلف قسم کے مقدمات کے لیے ریکارڈ رکھنے کی مدت مختلف ہوتی ہے۔

مثال کے طور پر، دیوانی مقدمات عام طور پر 10 سال تک رکھے جاتے ہیں، سوائے کچھ کے جیسے لامحدود مقدمات میں دیوانی فیصلے، فیملی لاء، گود لینے، اور وراثت سے متعلق دستاویزات، جو مستقل طور پر محفوظ رکھے جاتے ہیں۔ سنگین سزاؤں جیسے کہ سزائے موت کے جرائم سے متعلق فوجداری ریکارڈز بھی مستقل طور پر رکھے جاتے ہیں، جبکہ چھوٹے جرائم کے ریکارڈز عام طور پر کم مدت کے لیے رکھے جاتے ہیں۔

نابالغوں کے ریکارڈز اور ذہنی صحت سے متعلق کچھ ریکارڈز مخصوص ٹائم لائنز کے تحت آتے ہیں، جو اکثر متعلقہ فرد کی عمر سے منسلک ہوتے ہیں۔ عدالت ضرورت پڑنے پر ریکارڈ رکھنے کی مدت میں توسیع کا انتخاب کر سکتی ہے، اور یہ قواعد 2014 سے پرانے اور نئے دونوں ریکارڈز پر لاگو ہوتے ہیں۔

یہ سیکشن وضاحت کرتا ہے کہ عدالتی ریکارڈ جو تلفی کے لیے تیار ہیں، جو عوامی معائنے کے لیے کھلے ہیں لیکن مخصوص عدالتی طریقہ کار کے تحت منتقل نہیں کیے گئے، پریزائیڈنگ جج کے حکم پر تلف کیے جا سکتے ہیں۔ خفیہ اور مہر بند ریکارڈ، اگر تلفی کے لیے تیار ہوں، تو انہیں دفن یا ری سائیکل کرنے سے پہلے محو کرنا ضروری ہے۔ تمام ریکارڈز کی تلفی کی تاریخ کا اندراج مقدمات کی فہرست میں یا ایک علیحدہ تلفی کی فہرست میں کیا جانا چاہیے۔