یہ سیکشن وضاحت کرتا ہے کہ ضلعی قانون ساز ادارے کب اور کیسے ان ریکارڈز کو ٹھکانے لگا سکتے ہیں جنہیں قانونی طور پر رکھنا ضروری نہیں ہے۔ ضلع ریکارڈز کو یا تو یہ پاتے ہوئے ٹھکانے لگا سکتے ہیں کہ اس سے عوام یا ضلع کے مفادات کو نقصان نہیں پہنچے گا یا سیکرٹری آف اسٹیٹ کے رہنما اصولوں کے مطابق ریکارڈ برقرار رکھنے کے شیڈول پر عمل کرتے ہوئے ایسا کر سکتے ہیں۔

تاہم، کچھ ریکارڈز کو تلف نہیں کیا جا سکتا، بشمول وہ جو ضلع کی تشکیل، آرڈیننس، اجلاس کے منٹس، زیر التواء قانونی معاملات، عوامی ریکارڈ کی درخواستوں، جاری تعمیرات، قرضوں، جائیداد کے ٹائٹل، فعال معاہدات، اور وہ ریکارڈز جنہوں نے ابھی تک اپنا مقصد پورا نہیں کیا، سے متعلق ہوں۔ معاوضے سے متعلق مخصوص ریکارڈز سات سال بعد ٹھکانے لگائے جا سکتے ہیں۔

یہ سیکشن کسی ضلع کے قانون ساز ادارے کو ایسے ریکارڈز، کاغذات، یا دستاویزات سے چھٹکارا پانے کی اجازت دیتا ہے جنہیں قانونی طور پر رکھنا ضروری نہیں ہے، بشرطیکہ وہ کچھ شرائط پر عمل کریں۔ سب سے پہلے، ان دستاویزات کو قابل اعتماد طریقوں جیسے فوٹو گرافی، مائیکرو فوٹو گرافی، یا ڈیجیٹل ریکارڈنگ کا استعمال کرتے ہوئے صحیح طریقے سے کاپی کیا جانا چاہیے، جو اس بات کو یقینی بناتے ہیں کہ اصل تفصیلات میں کوئی تبدیلی نہ آئے۔ دوسرا، کاپی کرنے والے آلات کو ان دستاویزات کو بغیر کسی تبدیلی کی اجازت دیے درست طریقے سے دوبارہ بنانا چاہیے۔ آخر میں، ان دوبارہ تیار کردہ مواد کو آسانی سے قابل رسائی فائلوں میں محفوظ کیا جانا چاہیے اور ان کے تحفظ اور رسائی کے لیے منصوبے ہونے چاہییں۔ ان شرائط کے تحت کاپی کیے جانے کے بعد، کاپیوں کو اصل ریکارڈ سمجھا جاتا ہے۔