یہ قانون بتاتا ہے کہ سیکیورٹی مفاد یا زرعی حق رهن کو محفوظ بنانے کے لیے مالیاتی بیان کہاں فائل کرنا ہے۔ اگر ضمانت میں غیر منقولہ جائیداد شامل ہے، جیسے نکالی گئی اشیاء یا لکڑی، تو وہاں فائل کریں جہاں رہن ریکارڈ کیے جاتے ہیں۔ بصورت دیگر، سیکرٹری آف اسٹیٹ کے پاس فائل کریں، خاص طور پر اگر اس میں ایسے فکسچرز شامل ہوں جو خاص طور پر فکسچر فائلنگ کے طور پر فائل نہیں کیے گئے ہیں۔ ترسیلی یوٹیلیٹیز کے لیے، ہمیشہ سیکرٹری آف اسٹیٹ کے پاس فائل کریں، جس میں وہ تمام چیزیں شامل ہوں جو غیر منقولہ جائیداد کا حصہ بن سکتی ہیں۔

یہ قانون مالیاتی بیان کی درستگی کے لیے درکار شرائط کی وضاحت کرتا ہے۔ اس میں قرض لینے والے کا نام، ضمانت لینے والے فریق کا نام، اور ضمانت کی تفصیل شامل ہونی چاہیے۔ اگر مالیاتی بیان میں خاص اشیاء جیسے زمین سے نکالی گئی چیزیں، کاٹی جانے والی لکڑی، یا جڑے ہوئے فکسچر شامل ہیں، تو اسے یہ بھی واضح کرنا ہوگا کہ یہ ان اشیاء کا احاطہ کرتا ہے، اسے رئیل اسٹیٹ کے ریکارڈز میں درج کیا جائے، متعلقہ جائیداد کی تفصیل دی جائے، اور اگر ضرورت ہو تو جائیداد کے مالک کا نام بتایا جائے۔ رہن کے ریکارڈ کے لیے ان اشیاء کے لیے مالیاتی بیان کے طور پر کام کرنے کے لیے، اسے مخصوص شرائط پوری کرنی ہوں گی اور اسے صحیح طریقے سے درج کیا جانا چاہیے۔ مزید برآں، ایک مالیاتی بیان سیکیورٹی معاہدہ ہونے سے پہلے بھی دائر کیا جا سکتا ہے۔

یہ سیکشن مالیاتی بیان میں مقروض کا نام صحیح طریقے سے درج کرنے کے قواعد بیان کرتا ہے، جو کہ محفوظ لین دین میں استعمال ہونے والا ایک دستاویز ہے۔ ضروریات اس بات پر منحصر ہوتی ہیں کہ مقروض کوئی تنظیم ہے، کوئی فرد ہے، یا اس میں کوئی ٹرسٹ شامل ہے۔ رجسٹرڈ تنظیموں کے لیے، نام کو سرکاری ریکارڈز سے مماثل ہونا چاہیے۔ اگر کوئی ٹرسٹ شامل ہے، تو نام یا تو ٹرسٹ کا دیا گیا نام ہونا چاہیے یا سیٹلر (ٹرسٹ بنانے والا شخص) کا نام، جس میں ممکنہ طور پر ملتے جلتے ٹرسٹوں کے درمیان فرق کرنے کے لیے مخصوص تفصیلات شامل ہوں۔ افراد کے لیے، نام کو موجودہ ڈرائیور کے لائسنس یا شناختی کارڈ سے مماثل ہونا چاہیے، یا اگر دستیاب نہ ہو، تو ان کا پہلا اور آخری نام استعمال کیا جائے۔ نام درج کرنے کے غلط طریقے، جیسے صرف تجارتی نام استعمال کرنا، قابل قبول نہیں ہیں۔ یہ سیکشن اس بارے میں بھی تفصیلات شامل کرتا ہے کہ اگر کسی مقروض کے پاس متعدد لائسنس یا شناختی کارڈ ہوں تو کیسے کارروائی کی جائے اور واضح کرتا ہے کہ بعض تفصیلات، جیسے تجارتی نام یا نمائندہ حیثیت کا غائب ہونا، بیان کو غیر مؤثر نہیں بنا سکتا۔

یہ دفعہ کنسائنرز، لیسرز، لائسنسرز، اور بعض مالیاتی مفادات کے خریداروں کو اجازت دیتا ہے کہ وہ خود کو محفوظ فریق یا مقروض کہنے کے بجائے دیگر مخصوص اصطلاحات استعمال کرتے ہوئے قانونی نوٹس فائل کریں۔ یہ فائلنگ خود بخود ضمانت کو قرض کے لیے محفوظ نہیں بناتی، لیکن اگر بعد میں یہ طے ہو جائے کہ سامان واقعی قرض کے لیے محفوظ ہے، تو وہ مفاد اس عمل کے ذریعے قانونی طور پر درست ہو جاتا ہے۔

یہ قانونی دفعہ مالیاتی بیانات کی تاثیر سے متعلق ہے، جو محفوظ لین دین میں استعمال ہونے والی دستاویزات ہیں۔ معمولی غلطیوں والا مالیاتی بیان اب بھی درست ہو سکتا ہے جب تک کہ وہ غلطیاں بیان کو گمراہ کن نہ بنا دیں۔ اگر قرض دار کا نام غلط ہے، تو بیان کو گمراہ کن سمجھا جاتا ہے، الا یہ کہ فائلنگ آفس کے نظام میں درست نام کے تحت تلاش کرنے پر بھی وہ بیان ظاہر ہو جائے۔ اصطلاح 'قرض دار کا درست نام' سے مراد کسی بھی نئے قرض دار کا درست نام ہے، جیسا کہ قانون کے دیگر حصوں میں درکار ہے۔

یہ سیکشن کہتا ہے کہ ایک دائر کردہ فنانسنگ اسٹیٹمنٹ کولیٹرل کے لیے درست رہتی ہے چاہے کولیٹرل فروخت کیا جائے، لیز پر دیا جائے، یا کسی اور طریقے سے تصرف میں لایا جائے، جب تک کہ سیکیورٹی انٹرسٹ جاری رہے۔ اگر فنانسنگ اسٹیٹمنٹ میں موجود معلومات بہت گمراہ کن ہو جاتی ہیں، تو یہ اسٹیٹمنٹ کو غیر مؤثر نہیں بناتی جب تک کہ قرض دہندہ کا نام غلط نہ ہو جائے۔ اگر قرض دہندہ کا نام غلط ہے، تو اسٹیٹمنٹ صرف اس کولیٹرل کے لیے درست ہے جو نام کے گمراہ کن ہونے سے پہلے یا اس کے چار ماہ کے اندر حاصل کیا گیا ہو۔ بعد میں حاصل کیے گئے کولیٹرل کے لیے، اسٹیٹمنٹ درست رہتی ہے اگر اسے چار ماہ کے اندر درست کر لیا جائے۔

یہ دفعہ سیکیورٹی مفادات اور زرعی حقوق رهن سے متعلق مالیاتی بیانات اور ترامیم دائر کرنے کے قواعد کی وضاحت کرتی ہے۔ ایک نیا مالیاتی بیان دائر کرنے یا ضمانت یا مقروض کا اضافہ کرنے کے لیے، مقروض کو اس کی اجازت دینی چاہیے یا دائر کرنے والے کے پاس ایک مؤثر زرعی حق رهن ہونا چاہیے۔ جب کوئی مقروض سیکیورٹی معاہدے پر دستخط کرتا ہے، تو وہ بیان کردہ ضمانت اور کسی بھی ایسی جائیداد کے لیے دائر کرنے کی اجازت دیتا ہے جو ضمانت بن جاتی ہے۔ اگر کوئی ترمیم ضمانت یا مقروض کا اضافہ نہیں کرتی، تو اسے ضمانت یافتہ فریق کی طرف سے اجازت دی جانی چاہیے یا یہ ایک اختتامی بیان سے متعلق ہونی چاہیے جسے ضمانت یافتہ فریق دائر کرنے میں ناکام رہا ہو۔ ریکارڈ پر موجود ہر ضمانت یافتہ فریق ترامیم کی اجازت دے سکتا ہے۔

یہ قانون وضاحت کرتا ہے کہ سیکیورٹی مفاد سے متعلق کوئی دستاویز صرف اس صورت میں درست ہے جب اسے ایسے شخص نے دائر کیا ہو جسے ایسا کرنے کی اجازت ہو۔ اگر ایک محفوظ فریق اپنے ریکارڈ کو اپ ڈیٹ کرتا ہے، تو یہ کسی دوسرے متعلقہ محفوظ فریق کو متاثر نہیں کرتا۔ مزید برآں، تسلسل کے بیان کو درست رکھنے کے لیے، اسے ابتدائی بیان کی میعاد ختم ہونے کے چھ ماہ کے اندر دائر کیا جانا چاہیے؛ بصورت دیگر، یہ کالعدم ہو جاتا ہے۔

یہ قانون بیان کرتا ہے کہ سرکاری مالیاتی دستاویزات، جنہیں فنانسنگ اسٹیٹمنٹس کہا جاتا ہے، سے نمٹتے وقت 'ریکارڈ پر محفوظ فریق' کسے سمجھا جاتا ہے۔ ابتدائی طور پر، محفوظ فریق وہ شخص یا نمائندہ ہوتا ہے جس کا نام پہلی دائر کردہ دستاویز میں درج ہوتا ہے۔ اگر کوئی سرکاری تبدیلی (ترمیم) ہوتی ہے جس میں کسی نئے شخص کا نام دیا جاتا ہے، تو وہ شخص ریکارڈ پر محفوظ فریق بن جاتا ہے۔ یہ عہدہ اس وقت تک برقرار رہتا ہے جب تک کوئی اور سرکاری تبدیلی ان کا نام حذف نہیں کرتی۔

یہ دفعہ ایک محفوظ فریق کو بعض شرائط کے تحت مالیاتی دستاویز کے لیے ایک اختتامی بیان فائل کرنے کا پابند کرتی ہے۔ اگر یہ بیان صارف اشیاء کا احاطہ کرتا ہے اور یا تو قرض ادا ہو چکا ہے یا مقروض نے ابتدائی فائلنگ کی اجازت نہیں دی تھی، تو ایک اختتامی بیان فائل کرنا ضروری ہے۔ مزید برآں، محفوظ فریق کو قرض کی ادائیگی کے ایک ماہ کے اندر یا مقروض کے مطالبے کے 20 دن کے اندر (جو بھی پہلے ہو) اختتامی بیان فائل کرنا ہوگا۔ ان شرائط کے علاوہ، کھاتوں، منقولہ جائیداد کے کاغذات، امانتوں، اور غیر مجاز فائلنگ سے متعلق دیگر حالات کے لیے مخصوص قواعد موجود ہیں۔ ایک بار جب اختتامی بیان فائل ہو جاتا ہے، تو متعلقہ مالیاتی دستاویز مزید کارآمد نہیں رہتی۔

یہ سیکشن بتاتا ہے کہ مالیاتی بیان میں ترمیم کے حقوق کو ایک فریق سے دوسرے فریق کو کیسے منتقل کیا جا سکتا ہے۔ اگر کوئی شخص جو ابتدائی طور پر مالیاتی بیان کا ذمہ دار ہے، اس بیان کو تبدیل کرنے کے اپنے حقوق منتقل کرنا چاہتا ہے، تو وہ ضروری دستاویزات میں ایک نئے شخص، جسے تفویض کنندہ (assignee) کہا جاتا ہے، کا نام اور پتہ فراہم کر کے ایسا کر سکتا ہے۔ مزید برآں، اگر مالیاتی بیان فکسچرز پر رہن سے منسلک ہے، تو منتقلی کو یونیفارم کمرشل کوڈ کے معمول کے قواعد کے علاوہ ریاست کے مخصوص قوانین کے مطابق ہونا چاہیے۔

یہ قانون اس بارے میں ہے کہ ایک مالیاتی بیان فائل ہونے کے بعد کتنی دیر تک درست رہتا ہے۔ عام طور پر، یہ پانچ سال کے لیے مؤثر ہوتا ہے، لیکن اگر یہ عوامی مالیات یا تیار شدہ گھروں کے لین دین سے متعلق ہو تو یہ 30 سال تک رہ سکتا ہے۔ اس کی میعاد ختم ہونے سے پہلے، آپ اس کی میعاد ختم ہونے کے چھ ماہ کے اندر ایک تسلسل کا بیان دائر کر کے اسے بڑھا سکتے ہیں۔ اگر آپ یہ آخری تاریخ بھول جاتے ہیں، تو ضمانتی مفاد غیر محفوظ ہو جاتا ہے۔ یوٹیلیٹیز کے لیے، یہ بیان اس وقت تک درست رہتا ہے جب تک کہ اسے ختم کرنے کا بیان دائر نہ کیا جائے۔ اس کے علاوہ، ایک رہن جو فکسچر فائلنگ کے طور پر ہو، اس وقت تک مؤثر رہتا ہے جب تک کہ اسے ادا نہ کر دیا جائے یا کسی اور طرح ختم نہ ہو جائے۔

یہ قانون فائلنگ آفس میں ریکارڈ دائر کرنے کے قواعد کا احاطہ کرتا ہے۔ عام طور پر، ریکارڈ بھیجنا اور فیس ادا کرنا فائلنگ شمار ہوتا ہے، جب تک کہ آفس اسے مخصوص وجوہات کی بنا پر مسترد نہ کرے۔ ان وجوہات میں غیر مجاز ابلاغ کا طریقہ استعمال کرنا، فیس ادا کرنے میں ناکامی، یا نامکمل یا غلط معلومات فراہم کرنا شامل ہے جو آفس کو ریکارڈ پر کارروائی کرنے سے روکتی ہے، جیسے مقروض کے نام یا پتے کا غائب ہونا۔ مزید برآں، اگر فائلنگ واضح طور پر یہ شناخت نہیں کرتی کہ یہ کس سے متعلق ہے، یا اسے مقررہ وقت سے باہر جمع کرایا جاتا ہے، تو اسے مسترد کیا جا سکتا ہے۔ یہاں تک کہ اگر اسے دیگر وجوہات کی بنا پر مسترد کر دیا جائے، تب بھی ریکارڈ کو دائر شدہ سمجھا جا سکتا ہے، سوائے ان لوگوں کے جو ضمانت سے متعلق معاملات میں اس کی عدم موجودگی پر معقول حد تک انحصار کرتے ہیں۔

اگر کوئی شخص یہ سمجھتا ہے کہ فائلنگ سسٹم میں اس کے نام سے منسلک کوئی ریکارڈ غلط ہے یا غلط طریقے سے دائر کیا گیا ہے، تو وہ فائلنگ آفس میں ایک معلوماتی بیان جمع کرا سکتا ہے۔ اس بیان میں متعلقہ ریکارڈ کی شناخت ہونی چاہیے، واضح طور پر یہ بتایا جانا چاہیے کہ یہ ایک معلوماتی بیان ہے، اور یہ وضاحت ہونی چاہیے کہ وہ کیوں سمجھتے ہیں کہ ریکارڈ غلط ہے اور اسے کیسے درست کیا جانا چاہیے۔ اگر یہ بیان دائر کرنے والا شخص ایک محفوظ فریق (یعنی جس کا دائر شدہ ریکارڈ میں سیکیورٹی مفاد ہے) ہے، اور یہ سمجھتا ہے کہ ریکارڈ کسی ایسے شخص نے دائر کیا تھا جسے ایسا کرنے کا حق نہیں تھا، تو وہ بھی ایسا بیان جمع کرا سکتا ہے۔ تاہم، معلوماتی بیان دائر کرنے سے اصل ریکارڈ کی قانونی حیثیت یا تاثیر پر کوئی فرق نہیں پڑتا۔

یہ قانون بتاتا ہے کہ کیلیفورنیا میں فائلنگ دفاتر کو ریکارڈز، خاص طور پر فنانسنگ اسٹیٹمنٹس کو کیسے سنبھالنا چاہیے۔ انہیں ہر ریکارڈ کو ایک منفرد نمبر تفویض کرنا، ان ریکارڈز کو عوامی معائنے کے لیے بنانا اور برقرار رکھنا، اور انہیں صحیح طریقے سے انڈیکس کرنا ضروری ہے۔ ریکارڈز کو قرض دہندہ کے نام سے انڈیکس کیا جانا چاہیے اور متعلقہ فائلنگز سے منسلک کیا جانا چاہیے۔ مخصوص قسم کی فائلنگز کے لیے، جیسے فکسچر فائلنگز یا نکالے گئے مواد سے متعلق، خصوصی انڈیکسنگ قواعد لاگو ہوتے ہیں۔ فائلنگ آفس کو یہ بھی یقینی بنانا چاہیے کہ ریکارڈز قرض دہندہ کے نام اور فائل نمبر دونوں سے بازیافت کیے جا سکیں۔ قرض دہندہ کے نام انڈیکس سے اس وقت تک نہیں ہٹائے جانے چاہئیں جب تک کہ متعلقہ فنانسنگ اسٹیٹمنٹ کی میعاد ختم ہونے کے بعد ایک مقررہ مدت نہ گزر جائے۔ زیادہ تر کارروائیاں دو کاروباری دنوں کے اندر مکمل ہونی چاہئیں، لیکن کچھ مستثنیات موجود ہیں۔

یہ قانون کہتا ہے کہ اگر کوئی فائلنگ دفتر تحریری ریکارڈ قبول کرتا ہے، تو وہ ایک تحریری ابتدائی فنانسنگ اسٹیٹمنٹ یا فنانسنگ اسٹیٹمنٹ میں ترمیم کو مسترد نہیں کر سکتا اگر یہ مخصوص فارمیٹ میں ہو۔ وہ اسے صرف اس صورت میں مسترد کر سکتے ہیں جب کسی اور مخصوص اصول میں کوئی وجہ بیان کی گئی ہو۔ یہ اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ جب تک دستاویز معیاری فارمیٹ کے مطابق مکمل ہے، اسے قبول کیا جائے گا۔

یہ سیکشن ریکارڈز کو سنبھالتے وقت فائلنگ آفس کی ذمہ داریوں کو بیان کرتا ہے۔ اگر کوئی شخص تحریری ریکارڈ فائل کرتا ہے اور تصدیق طلب کرتا ہے، تو آفس کو اسے فائلنگ کی تفصیلات کے ساتھ ایک تصویر بھیجنی چاہیے یا اگر کاپی فراہم کی گئی ہو تو ان تفصیلات کو کاپی پر درج کرنا چاہیے۔ غیر تحریری ریکارڈز کے لیے، آفس کو مخصوص معلومات کے ساتھ ایک تصدیق بھیجنی چاہیے۔ فائلنگ آفس کو کسی بھی درخواست کرنے والے شخص کو ریکارڈ کی معلومات بھی فراہم کرنی چاہیے، بشمول یہ کہ آیا کوئی متعلقہ فنانسنگ اسٹیٹمنٹ فائل میں موجود ہے۔ مواصلت کسی بھی شکل میں ہو سکتی ہے، لیکن اگر درخواست کی جائے تو ایک تحریری سند فراہم کی جانی چاہیے۔ آفس کو درخواستوں پر دو کاروباری دنوں کے اندر کارروائی کرنی چاہیے اور باقاعدگی سے بڑی تعداد میں ریکارڈز عوام کے لیے دستیاب کرنے چاہییں۔

یہ قانون کچھ ریکارڈز کو فائل کرنے اور انڈیکس کرنے اور معلومات کی درخواستوں کی فیسوں کے بارے میں ہے۔ عام طور پر، فائلنگ کی فیسیں ایک مختلف سیکشن (گورنمنٹ کوڈ سیکشن 12194) میں بیان کی گئی ہیں، اور درج کردہ ناموں کی تعداد اس فیس کو تبدیل نہیں کرتی۔ اگر آپ کسی قرض دہندہ کے لیے فنانسنگ اسٹیٹمنٹ موجود ہے یا نہیں یہ جاننے کے لیے سرٹیفکیٹ مانگ رہے ہیں، تو تحریری درخواست کے لیے $10 اور دفتر سے منظور شدہ دیگر قسم کی درخواستوں کے لیے $5 لاگت آئے گی۔ تاہم، اگر آپ رہن سے متعلق ہیں جو فکسچر یا نکالے گئے ضمانت جیسی چیزوں کے لیے فنانسنگ اسٹیٹمنٹ کے طور پر استعمال ہوتے ہیں، تو آپ یہ فیس ادا نہیں کرتے، لیکن آپ کو دیگر ریکارڈنگ فیسیں ادا کرنی پڑ سکتی ہیں۔

کیلیفورنیا کا سیکرٹری آف اسٹیٹ مخصوص فائلنگز کے ایک سیٹ کا انتظام کرنے کے لیے قواعد بنانے اور شائع کرنے کا ذمہ دار ہے۔ یہ قواعد ان دیگر مقامات پر اسی طرح کے قواعد کے مطابق ہونے چاہئیں جہاں ایک جیسے معیارات اپنائے گئے ہیں۔ ہم آہنگی اور مطابقت کو یقینی بنانے کے لیے، سیکرٹری کو دوسرے علاقوں سے رابطہ کرنا چاہیے، کارپوریٹ ایڈمنسٹریٹرز کی ایسوسی ایشن کے تازہ ترین ماڈل قواعد پر غور کرنا چاہیے، اور دیگر جگہوں پر استعمال ہونے والی ٹیکنالوجی اور طریقوں کو ذہن میں رکھنا چاہیے۔

یہ قانون اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ سرکاری ریکارڈز میں سوشل سیکیورٹی نمبرز کو محفوظ رکھا جائے، جس کے لیے 'عوامی فائلنگ' میں مختصر (truncated) سوشل سیکیورٹی نمبرز کا ہونا ضروری ہے، یعنی صرف آخری چار ہندسے دکھائے جائیں۔ اگر کسی فائلنگ آفس کو 1 اگست 2007 سے پہلے کوئی ایسی دستاویز موصول ہوئی جس میں مکمل سوشل سیکیورٹی نمبر تھا، تو انہیں اس نمبر کو مختصر کر کے ایک عوامی ورژن بنانا ہوگا۔ یہ قانون فائلنگ آفسز کو پابند کرتا ہے کہ وہ فائل کرنے والوں کو سوشل سیکیورٹی نمبر شامل نہ کرنے کی اطلاع دیں اور آن لائن ایسے فیلڈز کے استعمال سے منع کرتا ہے جو ان کی درخواست کرتے ہیں۔ دستاویزات تک عوامی رسائی صرف عوامی فائلنگ ورژن کے ذریعے ہوگی، جب تک کہ عدالت کا کوئی حکم اس کے برعکس نہ ہو۔ سوشل سیکیورٹی نمبرز کو مختصر کرنے میں مناسب احتیاط (due diligence) ضروری ہے، اور درستگی کے لیے خودکار نظاموں کی حوصلہ افزائی کی جاتی ہے۔ سیکرٹری آف اسٹیٹ کو یہ یقینی بنانا ہوگا کہ مالیاتی بیانات میں سوشل سیکیورٹی نمبرز کی ضرورت نہ ہو۔ یہ قواعد کاؤنٹی ریکارڈر پر لاگو نہیں ہوتے۔