جب کوئی نیا ضلع بنتا ہے، تو محکمہ کو فوری طور پر سیکرٹری آف اسٹیٹ کے پاس ایک سرٹیفکیٹ جمع کرانا ہوتا ہے۔ اس دستاویز میں ضلع کا نام، اس کی تشکیل کی تاریخ، اور اس کے مقام کے بارے میں تفصیلات شامل ہونی چاہئیں۔ اس میں اس کی حدود کی تفصیل، انہیں دکھانے والا نقشہ، یا کاؤنٹی ریکارڈر کے دفتر میں جہاں حدود کی تفصیل درج ہے، اس کی تفصیلات شامل ہو سکتی ہیں۔ اگر یہ تمام معلومات پہلے سے ہی ضلع کی تشکیل کے حکم نامے میں موجود ہیں، تو محکمہ ایک نیا سرٹیفکیٹ بنانے کے بجائے صرف وہ حکم نامہ جمع کرا سکتا ہے۔