جب کوئی ضلع تشکیل دیا جاتا ہے، تو کاؤنٹی کلرک کے پاس چند اہم کام ہوتے ہیں۔ انہیں فوری طور پر کاؤنٹی ریکارڈر کے دفتر میں ایک سرٹیفکیٹ ریکارڈ کرانا ہوتا ہے جس میں کہا گیا ہو کہ ضلع کی تشکیل منظور ہو گئی ہے۔ انہیں سیکرٹری آف اسٹیٹ کے پاس ایک سرٹیفکیٹ بھی فائل کرنا ہوتا ہے جس میں ضلع کا نام، تشکیل کی تاریخ، وہ کاؤنٹیاں جن کا یہ احاطہ کرتا ہے، اور ضلع کی حدود کی تفصیلی وضاحت یا نقشہ شامل ہو۔ اگر ضلع قائم کرنے والے حکم نامے میں یہ معلومات پہلے سے موجود ہوں، تو کلرک ایک علیحدہ سرٹیفکیٹ بنانے کے بجائے وہ حکم نامہ فائل کر سکتا ہے۔