이 법은 카운티 감독관 위원회가 카운티 서기가 자동으로 이 역할을 맡는 대신, 다른 카운티 공무원을 임명하는 것과 같은 방식으로 자체 서기를 임명할 수 있도록 합니다.

일단 임명되면, 서기는 유권자 등록 업무를 제외하고 카운티 서기가 일반적으로 수행하는 직무를 수행합니다. 감독관 위원회는 또한 조례를 통해 서기에게 추가 직무를 부여할 수 있습니다. 서기는 공식적인 책임의 일환으로 승인을 받거나 선서를 증명하는 등의 업무를 처리할 수 있습니다.

이 법은 한 군(county)의 이사회 서기(clerk of the board)의 직무를 설명합니다. 서기는 필요에 따라 모든 이사회 및 위원회 회의에 참석하고, 이사회의 투표와 결정 사항을 포함한 모든 진행 상황을 상세히 기록해야 합니다. 각 회의 후, 서기는 승인된 재정적 청구서(financial demands)를 감사관(auditor)에게 전달할 책임이 있습니다. 또한, 서기는 모든 관련 문서를 접수, 보존하거나 법적으로 처분해야 합니다. 마지막으로, 서기는 이사회에서 통과된 각 조례에 서명하고 인장을 찍어야 합니다.

이 조항은 이사회가 네 가지 특정 유형의 기록을 보관하도록 의무화합니다: 회의 기록을 위한 회의록, 법률 및 규정을 위한 조례집, 카운티 재무부에서 지출된 돈을 추적하기 위한 지급 장부, 그리고 재무부에서 발행된 지급을 기록하기 위한 영장 장부입니다. 카운티는 이러한 기록의 사본을 사용하거나, 목록이나 색인을 사용하는 것과 같은 특정 기준이 충족되면 시스템을 수정할 수 있습니다. 지급 장부가 사용되지 않는 경우, 카운티 감사관이 관리하는 영장 장부가 그 역할을 대신합니다.

이 법은 이사회의 기록과 회의록은 어떤 역할이든 상관없이 의장과 서기가 서명해야 한다고 명시합니다. 이사회는 공식 문서에 의장의 인영(복사본 서명)을 사용하는 것을 결정할 수 있으며, 이렇게 하면 이 문서들은 의장이 직접 서명한 것과 동일하게 법적 효력을 가집니다. 이러한 문서에는 결의안, 명령, 계약 등이 포함됩니다. 서기가 문서 사본이 의장에게 전달되었다고 증명하면, 그것이 전달의 증거가 됩니다.

문서가 공식적으로 등기되어야 할 경우, 서기가 해당 문서 사본이 의장에게 전달되었음을 확인하는 서명 증명서를 작성하면 등기될 수 있습니다. 공공 유가증권의 경우, 공무원 균일 인영 서명법이 적용됩니다. 1970년 11월 23일 이전에 인영으로 서명된 문서도 그 날짜 이후에 서명된 것과 동일한 효력을 가집니다.

이 법은 감독관 위원회가 원본 문서의 변경을 허용하지 않는 한 다양한 사진, 전자 또는 디지털 방식을 사용하여 기록을 보관할 수 있도록 합니다. 사진, 마이크로필름 또는 사본은 품질 기준을 충족해야 하며 모든 법적 목적에서 원본으로 간주됩니다. 마이크로필름 롤은 장부처럼 취급되며 안전한 장소에 보존되고 복제되어야 합니다.

전자 및 디지털 기록은 특정 기준을 따라야 하며, 그 사본 또한 원본으로 간주됩니다. 승인된 경우, 문서의 진정성을 보장하기 위해 신뢰할 수 있는 시스템이 사용된다면, 개인 서명은 서명 요구사항을 충족하기 위해 디지털 방식으로 복제될 수 있습니다.

이 법은 감독관 위원회 서기가 특정 기간이 지난 후 특정 기록을 파기할 수 있도록 합니다. 카운티 또는 특별 구역에 대한 청구는 최종 조치(즉, 청구가 지급, 합의, 승인 또는 거부된 시점) 후 최소 5년 동안 보관된 후에 파기될 수 있습니다. 재산세 평가 이의신청 기록은 최종 결정 후 5년이 지나면 파기될 수 있으며, 마이크로필름이나 이미지와 같은 디지털 형식으로 보존된 경우에는 3년 후에 파기될 수 있습니다. '최종 조치'는 관련 진행 중인 조치가 없는 한, 청구 또는 신청에 대한 최종 결정이 내려진 시점을 의미합니다.