이 법 조항은 “협회 기록”으로 간주되는 것이 무엇인지 정의하며, 여기에는 대차대조표, 손익계산서, 세금 보고서와 같은 다양한 재무 문서뿐만 아니라 회의록, 회원 명부, 관리 문서 등이 포함됩니다. 이 조항은 또한 청구서 및 은행 명세서와 같은 “강화된 협회 기록”이 무엇으로 구성되는지 설명하고, 투표용지 및 유권자 명부와 같은 “협회 선거 자료”가 무엇인지 명시합니다. 이 기록들은 특정 회계 방식을 따라야 하며, 일부 자료를 어떻게 보관하고 접근해야 하는지에 대한 지침을 제공한다고 명확히 합니다.

이 법은 협회가 회원들이 기록을 열람하고 복사할 수 있도록 해야 한다고 규정합니다. 회원은 서면으로 대리인을 지정하여 이 작업을 대신하게 할 수 있습니다. 단지 내에 사무실이 없는 경우, 협회와 회원은 기록 열람 및 복사 장소에 합의해야 합니다. 합의할 수 없다면, 협회는 문서를 우편으로 보내야 하며, 회원은 복사 및 우편 발송 비용을 미리 지불해야 합니다. 협회는 강화된 기록에서 민감한 정보를 수정하는 데 시간당 최대 $10 (총 $200 한도)를 청구할 수 있습니다. 회원은 문서를 전자적으로 받을 수 있으며, 전자 사본은 변경할 수 없어야 합니다.

이 법은 협회 회원들이 특정 기간 내에 협회의 다양한 기록을 열람할 권리가 있음을 명시합니다. 회원들은 현재 회계연도와 지난 두 회계연도의 기록을 열람할 수 있으며, 회원 및 이사회 회의록은 항상 열람 가능합니다. 회원이 기록을 요청하면, 최근 기록은 10영업일 이내에 접근 가능해야 하고, 이전 기록은 최대 30일 이내에 접근 가능해야 합니다. 특정 기록 및 의사결정 위원회의 회의록에는 특별 규정이 적용됩니다. 이러한 규칙에 따라 2006년 1월 1일 이전에 생성된 기록을 보관하지 않은 협회에는 책임이 부과되지 않습니다.

이 법은 협회가 기록에서 정보를 보류하거나 숨길 수 있는 경우를 설명합니다. 정보 공유가 신분 도용, 사기, 개인 정보 보호법 위반으로 이어질 수 있거나, 변호사-의뢰인 통신과 같이 법적으로 보호되는 정보인 경우 협회는 정보를 보류하거나 숨길 수 있습니다. 또한 재무 기록, 징계 조치 또는 개인 데이터와 같은 다른 민감한 세부 정보를 공유할 수 없습니다. 그러나 직원 급여에 대한 정보는 공유해야 하지만, 이름이나 사회 보장 번호와 같은 개인 정보는 제외해야 합니다. 정보를 거부하는 경우, 서면으로 그 이유를 설명해야 합니다. 이 법은 또한 고의적이거나 부주의한 위법 행위가 없는 한, 협회와 그 구성원이 개인 정보 침해로 인해 소송을 당하는 것으로부터 보호합니다.

이 법은 주택 소유주 협회와 같은 모든 협회가 Safe at Home 프로그램에 참여하는 회원의 주소와 신원을 보호하도록 요구합니다. 이 프로그램은 안전상의 이유로 주소를 기밀로 유지하기 위해 고안되었습니다. 협회는 모든 통신에 대해 국무장관이 제공한 대체 주소를 사용해야 하며, 이름, 재산 주소 또는 이메일과 같은 식별 정보를 공개해서는 안 됩니다. 또한, 이 정보가 공동체 목록이나 명부에서 접근할 수 없도록 보장해야 하며, 회원의 프로그램 참여 사실을 기밀로 유지해야 합니다.

협회 회원이라면 이름, 부동산 주소, 이메일, 우편 주소와 같은 연락처 정보를 공유하지 않도록 선택할 수 있습니다. 이렇게 하려면 회사법의 특정 조항에 설명된 대로 다른 방식으로 연락받기를 원한다고 협회에 서면으로 알려야 합니다. 이 선택은 본인이 변경하기로 결정할 때까지 유효합니다.

이 법은 주택 소유주 협회와 같은 협회의 기록이 회원의 이익과 관련이 없는 경우 판매되거나 상업적 목적으로 사용될 수 없다고 명시합니다. 누군가 이 규칙을 위반하면, 협회는 손해배상을 청구하거나 위법 행위를 중단시키기 위해 소송을 제기할 수 있습니다. 또한, 협회는 법률에 의해 요구되지 않는 한 회원의 동의 없이 회원의 개인 정보를 판매하거나 공유할 수 없습니다. 회원은 자신의 정보가 오용된 경우 소송을 제기할 수 있으며, 승소하면 합리적인 법률 비용을 보상받을 수 있습니다. 마찬가지로, 협회도 법원에서 이러한 규칙을 성공적으로 집행하는 경우 합리적인 비용을 회수할 수 있습니다.

만약 당신이 어떤 단체나 협회에 소속되어 있는데, 그들이 부당하게 기록을 보거나 복사하는 것을 허용하지 않는다면, 당신은 그들을 고소할 수 있습니다. 법원이 당신의 손을 들어준다면, 법원은 협회가 당신의 소송 비용을 지불하도록 할 수 있고, 당신의 요청을 거부한 각 건에 대해 최대 500달러의 벌금을 부과할 수도 있습니다. 당신이 요구하는 금액이 소액 청구 법원의 한도 내에 있다면, 이 문제를 소액 청구 법원에 제기할 수도 있습니다. 하지만, 만약 당신의 주장이 경솔하거나 부당하다고 판단되어 협회가 소송에서 승소한다면, 그들은 당신에게 자신들의 소송 비용을 지불하도록 할 수 있습니다.

이 법 조항은 협회 회원과 기록 접근 권한에 대한 규칙을 설명합니다. 이 조항은 회사법의 특정 부분이 상충하는 경우 이를 우선합니다. 다른 조항에 의해 우선되지 않는 한, 회원은 재무 및 회원 기록을 열람할 수 있습니다. 또한, 지역사회에 서비스를 제공하는 관련 조직이나 비영리 단체에도 적용됩니다. 하지만 이사의 과반수가 개발자와 관련된 신규 개발에는 적용되지 않지만, 일반 대중에게 첫 판매가 이루어진 후 10년이 지나면 적용됩니다.