캘리포니아의 커뮤니티 칼리지 지구는 학생 기록 처리에 대해 이사회에서 정한 특정 규칙을 따라야 합니다. 이 규칙들은 어떤 정보가 기록에 포함되는지, 대학 직원이 어떤 데이터를 수집할 수 있는지, 그리고 기록 파기 조건을 다룹니다. 기록은 이 규칙이나 특정 예외에 의해 허용되지 않는 한 파기될 수 없습니다.

이 법은 커뮤니티 칼리지가 학생들에게 개인 및 학업 기록과 관련된 권리를 등록 시점과 최소 연 1회 서면으로 알려주도록 요구합니다. 통지서에는 보관되는 기록의 종류, 누가 기록을 관리하는지, 그리고 기록 로그가 어디에 있는지에 대한 정보가 포함되어야 합니다. 또한, 누가 정당한 교육적 이해관계를 가지는지에 대한 기준, 기록 검토 및 삭제 정책, 그리고 학생의 기록 접근 권한에 대해서도 설명해야 합니다. 추가적으로, 학생들이 자신의 기록에 이의를 제기하는 방법, 사본 발급 비용, 어떤 정보가 디렉토리 정보로 간주되는지, 그리고 권리가 침해되었을 경우 미국 교육부에 불만을 제기하는 방법에 대해서도 다루어야 합니다.

학교는 각 학생의 기록에 대해 누가 정보를 요청하거나 받았는지, 그리고 그 이유를 기록하는 로그를 유지해야 합니다. 하지만 학생 본인이 자신의 기록을 보거나, 디렉토리 정보가 공개되거나, 학생이 서면 동의를 했거나, 정당한 이해관계를 가진 학교 관계자가 접근하는 경우에는 요청을 기록할 필요가 없습니다. 이 로그는 학생 본인, 특정 학교 관계자, 연방 교육 당국, 그리고 특정 감사관만이 열람할 수 있습니다.

이 조항은 커뮤니티 칼리지의 성적 부여에 관한 두 가지 주요 내용을 담고 있습니다. 첫째, 명백한 실수, 사기, 불성실 또는 무능력이 없는 한 강사가 학생의 성적에 대한 최종 결정권을 가집니다. 둘째, 체육 수업에서 학생이 통제할 수 없는 이유로 인해 필수 유니폼을 착용할 수 없는 경우, 학생의 성적이 부정적인 영향을 받아서는 안 됩니다.

캘리포니아에서 학생이 칼리지나 대학교 간에 전학할 때, 학생이 요청하면 이전 기관은 학생의 기록을 새 기관으로 보내야 합니다. 학생들은 기록 사본을 받을 권리가 있으며, 기록 내용에 이의를 제기하고 싶으면 청문회를 요청할 수 있습니다.

이사회는 자신들이 감독하는 칼리지 간에 이러한 기록이 어떻게 전송되는지에 대한 규칙을 만들 수 있습니다.

특정 등록 프로그램을 통해 고등학생을 등록시키는 커뮤니티 칼리지는 eTranscript California라는 시스템을 사용하여 학생들의 이수 과목과 성적이 CaliforniaColleges.edu 플랫폼에 있는 전자 고등학교 성적 증명서에 포함되도록 해야 합니다.