본 장에서 사용되는 다음 정의가 적용된다:
(a)Copy CA 교육 Code § 76210(a)
(1)Copy CA 교육 Code § 76210(a)(1) “학생 기록”이란 식별 가능한 학생과 직접적으로 관련된 정보 항목으로서, 명부 정보를 제외하고, 커뮤니티 칼리지에 의해 유지되거나 어떤 직원이든 직무 수행 중 유지하도록 요구되는 정보를 의미하며, 필기, 인쇄물, 테이프, 필름, 마이크로필름 또는 기타 수단으로 기록되었는지 여부와 관계없이 적용된다.
(2)CA 교육 Code § 76210(a)(2) “학생 기록”에는 다음이 포함되지 않는다: (A) 1975년 1월 1일 또는 그 이전에 커뮤니티 칼리지에 의해 유지된 기밀 서신 및 추천서로서, 이러한 서신이나 진술이 원래 의도된 목적 외의 다른 목적으로 사용되지 않는 경우, (B) 재정 지원 또는 장학금 신청과 관련하여 학생의 부모가 제공한 정보, 또는 (C) 커뮤니티 칼리지의 임원 또는 직원이 작성하여 작성자만이 단독으로 소유하고 있으며 대리인 외의 다른 사람에게는 접근되거나 공개되지 않는 학생 관련 정보. 본 항의 목적상, “대리인”이란 임시적으로 해당 기록을 작성한 개인의 직무를 수행하는 사람을 의미하며, 해당 기록 작성자의 직위를 영구적으로 승계하는 사람을 의미하지 않는다.
(3)CA 교육 Code § 76210(a)(3) “학생 기록”에는 또한 의사, 정신과 의사, 심리학자 또는 기타 공인된 전문직 또는 준전문직 종사자가 자신의 전문적 또는 준전문적 자격으로 활동하거나 해당 자격으로 지원하면서 생성하거나 유지한 학생 관련 정보로서, 학생에게 치료를 제공하는 것과 관련하여서만 생성, 유지 또는 사용되며 해당 치료를 제공하는 사람 외에는 누구에게도 제공되지 않는 정보는 포함되지 않는다. 단, 해당 기록은 학생이 선택한 의사 또는 기타 적절한 전문직 종사자가 개인적으로 검토할 수 있다.
(4)CA 교육 Code § 76210(a)(4) “학생 기록”에는 커뮤니티 칼리지 법 집행 부서가 유지하는 정보가 포함되지 않는다. 단, 해당 부서 직원이 섹션 76243에 따라 학생 기록에 접근할 수 없고, 해당 부서가 유지하는 정보가 소항 (a)에 따라 유지되는 정보와 별도로 보관되며, 해당 정보가 오로지 법 집행 목적으로만 유지되고, 동일 관할권의 법 집행 공무원 외의 다른 사람에게는 제공되지 않는 경우에 한한다. “학생 기록”에는 커뮤니티 칼리지에 고용된 사람들과 관련된 정상적인 업무 과정에서 유지되는 정보가 포함되지 않는다. 단, 해당 정보가 해당 개인의 직원으로서의 자격에만 전적으로 관련되며 다른 어떤 목적으로도 사용될 수 없는 경우에 한한다.
(b)CA 교육 Code § 76210(b) “명부 정보”란 다음 항목 중 하나 이상을 의미한다: 학생의 이름, 주소, 전화번호, 생년월일 및 출생지, 전공 분야, 공식적으로 인정된 활동 및 스포츠 참여, 운동팀 구성원의 체중 및 신장, 출석 날짜, 취득한 학위 및 수상, 학생이 이전에 다녔던 가장 최근의 공립 또는 사립 학교, 그리고 학생이 서면으로 승인한 기타 정보.
(c)CA 교육 Code § 76210(c) “접근”이란 기록 또는 기록의 정확한 사본에 대한 개인적인 검사 및 검토, 또는 기록 또는 기록의 정확한 사본에 대한 구두 설명 또는 전달, 그리고 어떤 기록이든 사본을 공개해 달라는 요청을 의미한다.
