اگر مجوز فعالیت‌های تجاری شاهدانه را دارید، باید سوابق دقیق را حداقل به مدت هفت سال نگهداری کنید. اداره مسئول می‌تواند هر زمان که لازم بداند، معمولاً در ساعات کاری عادی، این سوابق را بررسی کرده و از محل کسب و کار شما بازرسی کند. شما باید سوابق مشخص شده را در محل کسب و کار خود نگهداری کرده و در صورت درخواست اداره، کپی آنها را ارائه دهید. اگر هر کسی که با کسب و کار شما مرتبط است، در بازرسی مداخله کند، شما قوانین را نقض کرده‌اید. عدم نگهداری یا ارائه سوابق مورد نیاز می‌تواند منجر به جریمه‌هایی تا سقف 30,000 دلار برای هر مورد جداگانه شود.

در کالیفرنیا، هر زمان که کانابیس یا محصولات کانابیس بین کسب‌وکارهای دارای مجوز فروخته یا حمل و نقل می‌شوند، یک فاکتور یا رسید دقیق باید ایجاد و نگهداری شود. این سوابق می‌توانند الکترونیکی باشند، اما باید به راحتی برای مقامات قابل دسترسی باشند و از سایر انواع سوابق فروش جدا نگهداری شوند. فاکتور باید شامل نام و آدرس فروشنده و خریدار، تاریخ فروش، شماره فاکتور، نوع و مقدار کانابیس، قیمت و تخفیف‌ها، جزئیات حمل و نقل، و اینکه آیا محصولات برای اهدای دارویی هستند یا خیر، به همراه هر جزئیات مورد نیاز دیگر باشد.

این قانون می‌گوید که اگر شما پروانه یا مجوزی دارید، نمی‌توانید اطلاعات شخصی مشتری را به شخص دیگری بدهید مگر اینکه برای پردازش پرداخت آنها لازم باشد، یا مشتری با آن موافقت کرده باشد. همچنین نمی‌توانید با مشتری بدرفتاری کنید یا محصولات یا خدمات را از او دریغ کنید فقط به این دلیل که او با به اشتراک گذاشتن اطلاعاتش موافقت نکرده است. اطلاعات شخصی در اینجا به معنای چیزی است که در یک قانون خاص دیگر توضیح داده شده است. برخی پیمانکارانی که خدمات نرم‌افزاری برای کمک به تکمیل معاملات یا بررسی واجد شرایط بودن مشتریان ارائه می‌دهند، «شخص ثالث» محسوب نمی‌شوند، تا زمانی که از جزئیات شخصی سوءاستفاده نکنند یا آنها را بیشتر توزیع نکنند. این قوانین حمایت بیشتری برای داده‌های شخصی نسبت به یک قانون مرتبط دیگر ارائه می‌دهند.

این بخش از قانون کالیفرنیا تأکید می‌کند که هرگونه اطلاعات مربوط به بیماران، وضعیت‌های پزشکی آن‌ها و مراقبانشان که برای اهداف اداری خاص جمع‌آوری شده است، محرمانه بوده و مشمول درخواست‌های سوابق عمومی نمی‌شود. با این حال، استثنائات خاصی وجود دارد که در آن‌ها این اطلاعات ممکن است به اشتراک گذاشته شود، مانند زمانی که مقامات ایالتی یا محلی برای انجام وظایف خود به آن نیاز دارند، به کلاهبرداری مشکوک هستند، یا در پاسخ به دستورات دادگاه عمل می‌کنند. علاوه بر این، هرگونه افشای اطلاعات باید فقط به آنچه برای یک تحقیق یا هدف قانونی ضروری است، محدود شود.

این بخش بیان می‌کند که کارت‌های شناسایی ماری‌جوانای پزشکی و توصیه‌های پزشکان، طبق قانون کالیفرنیا، اطلاعات پزشکی محرمانه محسوب می‌شوند. دارندگان مجوز نمی‌توانند این اطلاعات را به اشتراک بگذارند، مگر اینکه برای انجام وظایف دولتی یا رسمی باشد، یا با یک پیمانکار نرم‌افزاری برای تأیید تراکنش‌ها. حتی در این صورت، پیمانکاران نباید این اطلاعات را برای هیچ هدف دیگری سوءاستفاده یا نگهداری کنند یا آن را با هیچ طرف دیگری به جز دارنده مجوزی که اطلاعات را ارائه کرده است، به اشتراک بگذارند.

این بخش بیان می‌کند که اگر هیئت پس‌انداز بازنشستگی CalSavers درخواست کند، اداره باید اطلاعات خاصی را در مورد دارندگان مجوز به آنها ارائه دهد. این اطلاعات شامل مواردی مانند نام دارنده مجوز، آدرس‌ها، شماره‌های شناسایی مالیاتی، نوع مجوز، تاریخ‌های مجوز و وضعیت آن است. با این حال، اطلاعات به اشتراک گذاشته شده با هیئت فقط برای مدیریت برنامه بازنشستگی CalSavers قابل استفاده است.