(a)CA دولت Code § 60201(a) برای اهداف این بخش، «سند» به معنای هر سندی است که شامل یک «نوشته» باشد، همانطور که در بخش 7920.545 تعریف شده است.
(b)CA دولت Code § 60201(b) هیئت قانونگذاری یک ناحیه میتواند هر سندی را که صراحتاً طبق قانون ملزم به بایگانی و نگهداری آن نیست، از طریق یکی از دو روش زیر از بین ببرد یا معدوم کند:
(1)CA دولت Code § 60201(b)(1) هیئت قانونگذاری میتواند اجازه از بین بردن یا معدوم کردن هر دستهای از اسناد را صادر کند، در صورتی که هر دو مورد زیر را انجام دهد:
(A)CA دولت Code § 60201(b)(1)(A) مصوبهای را تصویب کند که در آن تشخیص دهد از بین بردن یا معدوم کردن این دسته از اسناد به طور نامطلوب بر هیچ یک از منافع ناحیه یا عموم تأثیر نخواهد گذاشت.
(B)CA دولت Code § 60201(b)(1)(B) فهرستی را بر اساس دسته، از انواع اسناد از بین رفته یا معدوم شده نگهداری کند که اطلاعات موجود در اسناد هر دسته را به طور معقولی شناسایی کند.
(2)CA دولت Code § 60201(b)(2) هیئت قانونگذاری میتواند، با تصویب یک مصوبه، یک برنامه نگهداری اسناد را اتخاذ و رعایت کند که با دستورالعملهای ارائه شده توسط وزیر امور خارجه طبق بخش 12236 مطابقت داشته باشد، تمامی اسناد ناحیه را بر اساس دسته طبقهبندی کند، و یک پروتکل استاندارد برای از بین بردن یا معدوم کردن اسناد تعیین کند.
(c)CA دولت Code § 60201(c) یک ناحیه ملزم نیست که از هر سندی که طبق این بخش از بین برده یا معدوم میشود، عکسبرداری، تکثیر، میکروفیلم یا کپی کند.
(d)CA دولت Code § 60201(d) صرف نظر از هر حکم دیگری در این بخش یا سایر احکام قانونی، یک ناحیه نمیتواند هیچ سندی را که یکی از موارد زیر است، از بین ببرد یا معدوم کند:
(1)CA دولت Code § 60201(d)(1) مربوط به تشکیل، تغییر سازمان، یا سازماندهی مجدد ناحیه باشد.
(2)CA دولت Code § 60201(d)(2) یک مصوبه تصویب شده توسط ناحیه باشد. با این حال، مصوبهای که لغو شده یا به نحو دیگری نامعتبر یا غیرقابل اجرا است، میتواند طبق این بخش پنج سال پس از لغو شدن یا نامعتبر یا غیرقابل اجرا شدن آن از بین برده یا معدوم شود.
(3)CA دولت Code § 60201(d)(3) صورتجلسات هر جلسه هیئت قانونگذاری ناحیه باشد.
(4)CA دولت Code § 60201(d)(4) مربوط به هر ادعا یا دعوای حقوقی در حال رسیدگی یا هر سازش یا سایر فیصلههای دعوای حقوقی در دو سال گذشته باشد.
(5)CA دولت Code § 60201(d)(5) موضوع هر درخواست در حال رسیدگی باشد که طبق قانون اسناد عمومی کالیفرنیا (بخش 10 (شروع از بخش 7920.000) از عنوان 1) ارائه شده است، چه ناحیه ادعا کند که سند از افشا معاف است یا خیر، تا زمانی که درخواست پذیرفته شود یا دو سال از زمانی که ناحیه به درخواستکننده کتباً اطلاع داده است که درخواست رد شده، سپری شود.
(6)CA دولت Code § 60201(d)(6) مربوط به هر ساخت و ساز در حال انجام باشد که ناحیه آن را نپذیرفته است یا در مورد آن ادعای توقف کار به طور قانونی قابل ارائه باشد.
(7)CA دولت Code § 60201(d)(7) مربوط به هر بدهی تسویه نشده ناحیه باشد.
(8)CA دولت Code § 60201(d)(8) مربوط به سند مالکیت املاک و مستغلاتی باشد که ناحیه در آن ذینفع است.
(9)CA دولت Code § 60201(d)(9) مربوط به هر قرارداد تسویه نشدهای باشد که ناحیه طرف آن است.
(10)CA دولت Code § 60201(d)(10) هدف اداری، مالی یا قانونی که برای آن ایجاد یا دریافت شده است را برآورده نکرده باشد.
(11)CA دولت Code § 60201(d)(11) یک پیشنهاد یا مناقصه پذیرفته نشده باشد که کمتر از دو سال از عمر آن میگذرد، برای ساخت یا نصب هر ساختمان، سازه یا سایر کارهای عمومی.
(12)CA دولت Code § 60201(d)(12) میزان غرامت پرداخت شده به کارمندان یا مسئولان ناحیه یا به پیمانکاران مستقلی که خدمات شخصی یا حرفهای به ناحیه ارائه میدهند را مشخص کند، یا مربوط به بازپرداخت هزینهها به مسئولان یا کارمندان ناحیه یا به استفاده از کارتهای اعتباری پرداخت شده توسط ناحیه یا هر مکانیزم جبران خسارت سفر باشد. با این حال، سندی که در این بند توضیح داده شده است، میتواند طبق این بخش هفت سال پس از تاریخ پرداخت از بین برده یا معدوم شود.
