این قانون وظایف منشی هیئت مدیره در یک شهرستان را تشریح می‌کند. منشی باید در تمام جلسات هیئت مدیره و کمیته‌ها طبق نیاز شرکت کند و سابقه مفصلی از تمام مذاکرات، از جمله آرا و تصمیمات هیئت مدیره، را نگهداری کند. پس از هر جلسه، منشی مسئول تحویل درخواست‌های مالی تأیید شده به حسابرس است. علاوه بر این، منشی باید تمام اسناد مرتبط را بایگانی، نگهداری یا به طور قانونی از آنها رفع اثر کند. در نهایت، منشی باید هر مصوبه تصویب شده توسط هیئت مدیره را امضا و مهر کند.

این بخش حکم می‌کند که هیئت مدیره چهار نوع سوابق خاص را نگهداری کند: دفتر صورتجلسات برای سوابق جلسات، دفتر مصوبات برای قوانین و مقررات، دفتر مجوز پرداخت برای پیگیری پولی که از خزانه شهرستان پرداخت می‌شود، و دفتر حواله برای ثبت پرداخت‌های صادر شده توسط خزانه. شهرستان‌ها می‌توانند از نسخه‌های کپی این سوابق استفاده کنند یا سیستم خود را در صورت رعایت معیارهای خاصی مانند استفاده از لیست‌ها یا فهرست‌ها تغییر دهند. اگر از دفتر مجوز پرداخت استفاده نشود، دفتر حواله که توسط حسابرس شهرستان نگهداری می‌شود، جایگزین آن خواهد شد.

این قانون بیان می‌کند که صورتجلسات و سوابق یک هیئت، صرف نظر از سمتشان، باید توسط رئیس و منشی امضا شوند. هیئت می‌تواند تصمیم بگیرد که از امضای فاکسیمیله (یک کپی چاپی) رئیس برای اسناد رسمی استفاده کند، که این اوراق را از نظر قانونی معتبر می‌سازد، گویی شخصاً امضا شده‌اند. چنین اسنادی شامل مصوبات، دستورات، قراردادها و موارد دیگر است. تأییدیه منشی مبنی بر اینکه نسخه‌ای از سند به رئیس تحویل داده شده است، به عنوان مدرکی برای آن تحویل عمل می‌کند.

اگر سندی نیاز به ثبت رسمی داشته باشد، تأیید منشی مبنی بر تحویل نسخه‌ها آن را تأیید می‌کند. برای اوراق بهادار دولتی، قانون امضای فاکسیمیله یکنواخت مقامات دولتی اعمال می‌شود. اسنادی که با امضای فاکسیمیله قبل از 23 نوامبر 1970 امضا شده‌اند، همان اعتباری را دارند که گویی پس از آن تاریخ امضا شده‌اند.

این قانون به هیئت نظارت اجازه می‌دهد تا سوابق را با استفاده از روش‌های مختلف عکاسی، الکترونیکی یا دیجیتال نگهداری کند، به شرطی که این روش‌ها اجازه تغییر در اسناد اصلی را ندهند. عکس‌ها، میکروفیلم‌ها یا فتوکپی‌ها باید استانداردهای کیفی را رعایت کنند و برای تمام مقاصد قانونی به عنوان اصل تلقی می‌شوند. حلقه‌های میکروفیلم مانند کتاب‌ها در نظر گرفته می‌شوند و باید نگهداری و در مکانی امن تکثیر شوند.

سوابق الکترونیکی و دیجیتال باید از استانداردهای خاصی پیروی کنند و نسخه‌های آنها نیز اصل تلقی می‌شوند. در صورت مجوز، امضاهای شخصی می‌توانند به صورت دیجیتالی بازتولید شوند تا الزامات امضا را برآورده کنند، به شرطی که از یک سیستم مورد اعتماد برای اطمینان از اعتبار سند استفاده شود.

این قانون به منشی هیئت نظارت اجازه می‌دهد تا سوابق خاصی را پس از یک دوره مشخص امحا کند. دعاوی علیه شهرستان یا مناطق ویژه را می‌توان پس از نگهداری حداقل پنج ساله از زمان اقدام نهایی امحا کرد، یعنی زمانی که دعاوی پرداخت، تسویه، تأیید یا رد شده باشند. سوابق درخواست‌های تجدیدنظر ارزیابی را می‌توان پنج سال پس از تصمیم نهایی امحا کرد، یا اگر سوابق به صورت دیجیتال مانند میکروفیلم یا تصاویر حفظ شده باشند، سه سال پس از آن. "اقدام نهایی" به زمانی اشاره دارد که یک تصمیم نهایی در مورد یک دعوی یا درخواست گرفته می‌شود، مشروط بر اینکه هیچ اقدام مرتبط در حال بررسی وجود نداشته باشد.