با تأیید سرپرست مدارس شهرستان، هیئت مدیره یک منطقه کالج محلی میتواند دستور صدور حوالههای پرداخت را از خزانهداری شهرستان از محل وجوه تعیینشده، به استثنای خدمات بدهی، متعلق به منطقه در خزانهداری شهرستان برای پرداخت هزینههای منطقه صادر کند. حوالههای پرداخت برای حقوق و سایر انواع مطالبات تعیینشده توسط سرپرست شهرستان باید توسط شخصی که به عنوان مسئول پرداخت منطقه برای منطقه آموزشی تعیین شده است، از محل خزانهداری شهرستان به نفع اشخاص ذیحق برای پرداخت کلیه مطالبات در دستههای تعیینشده که قابل پرداخت از محل منطقه هستند و به طور قانونی توسط هیئت مدیره بررسی، تأیید و دستور پرداخت آنها صادر شده است، صادر شود. مسئول پرداخت منطقه باید حوالههای پرداخت را با استفاده از رویههای تعیینشده توسط حسابرس شهرستان، از محل خزانهداری شهرستان برای کلیه بدهیها و مطالبات، در دستههای تعیینشده توسط سرپرست شهرستان، علیه منطقه زمانی که مبالغ به طور قانونی تأیید شدهاند، صادر کند. فرم حواله پرداخت باید توسط حسابرس شهرستان یا خزانهدار شهرستان دارای صلاحیت تعیین و تأیید شود.
هزینه چاپ حوالههای پرداخت ممکن است به عهده منطقه گذاشته شود. صرفنظر از بخش (84000)، به استثنای ارزیابی و جمعآوری مالیات، حسابرس شهرستان و خزانهدار شهرستان ممکن است از مناطقی که حوالههای پرداخت خود را صادر میکنند، هزینههای اضافی را که ناشی از اجرای این بخش است، دریافت کنند.
صرفنظر از بخش (27005) قانون دولت، یا هر حکم قانونی دیگری که مستلزم امضای دستورات حواله یا حوالهها توسط سرپرست مدارس شهرستان یا حسابرس شهرستان، یا هر دو باشد، سرپرست شهرستان و حسابرس شهرستان میتوانند رویههای جایگزین برای صدور حوالهها توسط مناطق تعیین کنند. مسئول پرداخت منطقه نباید به عنوان معاون سرپرست مدارس شهرستان یا معاون حسابرس شهرستان تلقی شود. خزانهدار شهرستان حواله پرداخت را در دسته تعیینشده، در صورت موجود بودن وجوه منطقه، پرداخت خواهد کرد.
مقامات شهرستان مسئول ارائه گزارشها، صورتحسابها یا سایر دادههای مربوط به، یا مبتنی بر، پرداختهای تعیینشده هزینههای منطقه نخواهند بود. آن مناطقی که حوالههای پرداخت را، طبق این بخش، صادر میکنند، باید دادههای لازم برای تهیه گزارشهای بازنشستگی و سایر گزارشهای مورد نیاز قانونی را، به شکلی که توسط سرپرست شهرستان تعیین شده است، به سرپرست مدارس شهرستان ارائه دهند. کلیه حوالهها، اسناد مثبته و مدارک پشتیبان باید توسط مناطق آموزشی که حوالههای پرداخت خود را در آن دستههای تعیینشده صادر میکنند، نگهداری شود.
سرپرست شهرستان باید طبق بخش (85237.5) برای بررسی دورهای تراکنشهای مالی و کنترلهای داخلی مناطق اقدام کند.
سرپرستان مدارس شهرستان میتوانند خدمات مالی، بودجهای و پردازش داده را از طریق توافقنامههای قراردادی به مناطق کالج محلی که طبق مفاد این بخش از نظر مالی پاسخگو تشخیص داده شدهاند، ارائه دهند.
شخصی که توسط هیئت مدیره منطقه برای صدور حوالهها، طبق این بخش، مجاز شده است، باید یک وثیقه رسمی به مبلغی که توسط هیئت مدیره تعیین شده است، با شرط انجام وفادارانه وظایف خود طبق این بخش، امضا کند. سرپرست شهرستان یا حسابرس شهرستان تحت شرایط وثیقههای خود یا به نحو دیگری برای هیچ حواله پرداختی که طبق این بخش صادر شده است، مسئول نخواهند بود. این بخش نباید به گونهای تفسیر شود که تعهد هر قراردادی را در وثیقه چنین مقامی که در تاریخ (1) ژانویه (1977) لازمالاجرا بوده است، تضعیف کند.
فهرستی از حوالههای پرداخت صادر شده طبق این بخش توسط هر منطقه کالج محلی باید به حسابرس شهرستان دارای صلاحیت، بنا به درخواست وی، و به سرپرست مدارس شهرستان دارای صلاحیت بر منطقه در همان روز صدور حوالهها ارسال شود. این فهرست، که ممکن است نوار مغناطیسی، کارتهای پانچ شده یا به اشکال دیگر باشد، باید از جمله موارد دیگر، شماره حواله، تاریخ حواله، مبلغ حواله، نام دریافتکننده و صندوقی که از آن برداشت شده است را گزارش کند. فرم و محتوای فهرست حوالهها باید طبق آنچه توسط حسابرس شهرستان یا سرپرست شهرستان تعیین شده و توسط حسابرس شهرستان یا سرپرست شهرستان دارای صلاحیت تأیید شده است، باشد.
هر منطقهای که حوالههای پرداخت را طبق این بخش صادر میکند، باید ماهانه به سرپرست مدارس شهرستان و حسابرس شهرستان دارای صلاحیت، بنا به درخواست وی، صورتحسابی که برای سال مالی جاری تا به امروز، برای هر طبقهبندی هزینه مورد نیاز، مبلغ بودجهبندی شده، هزینههای واقعی، تعهدات و ماندههای آزاد را نشان دهد، ارائه دهد.
به منظور کسب تأیید سرپرست مدارس شهرستان و حسابرس شهرستان برای وضعیت پاسخگویی مالی، هیئت مدیره یک منطقه کالج محلی باید یک درخواست کتبی را به سرپرست مدارس شهرستان و حسابرس شهرستان دارای صلاحیت، بر روی فرمهایی که سرپرست شهرستان تعیین خواهد کرد، ارائه دهد. پس از دریافت درخواست از منطقه، سرپرست شهرستان باید دستور دهد که یک حسابرسی از کنترلهای مدیریتی و حسابداری منطقه، مطابق با استانداردهای تعیینشده توسط وی، توسط یک حسابدار رسمی مستقل یا حسابدار عمومی مورد تأیید سرپرست شهرستان انجام شود، که یافتهها و توصیههای خود را به سرپرست شهرستان و منطقه متقاضی گزارش خواهد داد. گزارش حسابرسی ممکن است شامل دستورالعملهای وزارت دارایی و سایر ارزیابیهای مدیریت مالی طبق درخواست سرپرست شهرستان باشد یا حسابرسی میتواند گزارش حسابرسی سالانه منطقه طبق بخش (84040) باشد، اگر این برای سرپرست مدارس شهرستان قابل قبول باشد. هزینه حسابرسی مورد نیاز برای حمایت از درخواست یک منطقه برای پاسخگویی مالی باید توسط منطقه متقاضی پرداخت شود.
سرپرست شهرستان و حسابرس شهرستان باید درخواست منطقه و گزارش مدیریت و کنترل مالی را بررسی کنند و در صورتی که کنترلهای مدیریتی و حسابداری منطقه را کافی تشخیص دهند، ممکن است درخواست را تأیید کنند. اگر سرپرست شهرستان و حسابرس شهرستان تشخیص دهند که چنین کنترلهای مدیریتی و حسابداری ناکافی هستند، درخواست را رد خواهند کرد.
منطقهای که برای وضعیت پاسخگویی مالی درخواست میدهد، باید درخواست کتبی خود را حداکثر تا (1) سپتامبر به سرپرست مدارس شهرستان ارائه دهد. حسابرسی مورد نیاز از کنترلهای مدیریت مالی و حسابداری باید حداکثر تا (1) ژانویه ارائه شود. هنگامی که درخواست یک منطقه برای وضعیت پاسخگویی مالی توسط سرپرست مدارس شهرستان و حسابرس شهرستان تأیید شده باشد، صدور حوالهها توسط منطقه طبق این بخش از ابتدای یک سال مالی مؤثر خواهد بود، مشروط بر اینکه تأیید قبل از اولین روز ماه مارس قبلی انجام شده باشد. در صورت عدم تأیید، سرپرست مدارس شهرستان باید مراحل مشخصی را که منطقه متقاضی برای دریافت تأیید باید انجام دهد، بیان کند و این تغییرات باید توسط یک حسابدار رسمی مستقل یا حسابدار عمومی تأیید شود که تکمیل شدهاند، قبل از اینکه سرپرست شهرستان درخواست را تأیید کند. اگر در هر زمانی سرپرست مدارس شهرستان یا حسابرس شهرستان تشخیص دهد که مدیریت مالی یا کنترلهای حسابداری منطقه ناکافی شدهاند، هر یک از این مقامات میتوانند تأیید وضعیت پاسخگویی مالی را بلافاصله لغو کنند.
