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Section § 6204

Esta ley explica los procedimientos para recuperar registros públicos si se encuentran en posesión ilegal de terceros. El Secretario de Estado, en consulta con el Jefe de Archivos, puede exigir la devolución de dichos registros en un plazo de 20 días o solicitar una explicación por escrito si el poseedor cree que los registros no son propiedad del estado. La exigencia debe especificar los registros y advertir sobre posibles acciones legales en caso de incumplimiento. Las notificaciones deben enviarse por correo certificado. Si se devuelven los registros, el estado debe proporcionar una copia certificada de los mismos si se solicita.

(a) Para los fines de este capítulo, se aplicarán las siguientes definiciones:

(1) “Archivista” significa el Jefe de Archivos, según se especifica en la Sección 12227.

(2) “Registro” tiene el mismo significado que “registros públicos” se define en la Sección 7920.530, e incluye, entre otros, cualquier escrito que contenga información relativa a la gestión de los asuntos públicos preparado, poseído, utilizado o conservado por una agencia estatal o local, independientemente de su forma física o características.

(3) “Secretario” significa el Secretario de Estado.

(b) Siempre que el secretario, en consulta con el archivista, tenga motivos razonables para creer que un registro perteneciente al estado o a una agencia local está en posesión de una persona, organización o institución no autorizada por ley para poseer dicho registro, el secretario podrá emitir una notificación por escrito exigiendo a esa persona, organización o institución que haga una de las siguientes cosas dentro de los 20 días naturales siguientes a la recepción de la notificación:

(1) Devolver el registro a la agencia estatal o local correspondiente.

(2) Responder por escrito y declarar por qué el registro no pertenece al estado o a una agencia local.

(c) La notificación y el requerimiento emitidos conforme a la subdivisión (b) identificarán el registro que se alega pertenece al estado o a la agencia local con una especificidad razonable, y declararán que el secretario está autorizado a emprender acciones legales para recuperar el registro si la persona, organización o institución no responde por escrito dentro del plazo requerido o no demuestra adecuadamente que el registro no pertenece al estado o a una agencia local.

(d) El secretario enviará la notificación y el requerimiento especificados en la subdivisión (b) por correo certificado o registrado, con acuse de recibo.

(e) Cuando se devuelva un registro conforme al párrafo (1) de la subdivisión (b), a solicitud de la persona, organización o institución que devolvió el registro, el secretario o una agencia local que reciba el registro emitirá a dicha persona, organización o institución una copia o imagen digital del registro, la cual será certificada como copia fiel del registro que fue devuelto a la agencia estatal o local, y fechada el mismo día en que se devolvió el registro.

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(Amended by Stats. 2021, Ch. 615, Sec. 141. (AB 474) Effective January 1, 2022. Operative January 1, 2023, pursuant to Section 463 of Stats. 2021, Ch. 615.)

Section § 6204.1

Si alguien recibe un requerimiento por escrito del estado para devolver un registro y no lo cumple, el estado puede llevarlos a los tribunales para recuperar el registro. El tribunal tiene la facultad de ordenar que el registro sea devuelto al funcionario correspondiente.

Antes de tomar una decisión, el tribunal puede asegurar que el registro no sea destruido o alterado ordenando su custodia temporal. Si es necesario, el registro puede ponerse a disposición del público bajo las leyes de registros públicos existentes.

(a) Si una persona, organización o institución que recibe un aviso y requerimiento por escrito del secretario de conformidad con la Sección 6204 no entrega el registro descrito, no responde al aviso y requerimiento dentro del plazo requerido, o no demuestra adecuadamente que el registro no pertenece al estado o a una agencia local, el secretario podrá solicitar al Fiscal General que presente una petición ante el tribunal superior del condado donde se encuentren los registros para una orden que exija la devolución del registro.

(b) Después de una audiencia, y al constatar que el registro especificado está en posesión de una persona, organización o institución no autorizada por ley para poseer el registro, el tribunal ordenará que el registro sea entregado al archivero o a otro funcionario gubernamental designado por el tribunal.

(c) El tribunal podrá emitir cualquier orden necesaria para proteger el registro de destrucción, alteración, transferencia, cesión o enajenación por parte de la persona, organización o institución en posesión del registro, y podrá ordenar que el registro sea entregado a la custodia del archivero mientras el tribunal decide sobre la petición. El tribunal podrá ordenar que el registro esté disponible para el acceso público bajo una solicitud realizada de conformidad con la Ley de Registros Públicos de California (División 10 (que comienza con la Sección 7920.000)).

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(Amended by Stats. 2021, Ch. 615, Sec. 142. (AB 474) Effective January 1, 2022. Operative January 1, 2023, pursuant to Section 463 of Stats. 2021, Ch. 615.)

Section § 6204.2

Si una agencia de gobierno local cree que alguien tiene sus registros sin permiso, puede pedir a una autoridad superior que ayude a recuperarlos o tomar medidas por su cuenta. También puede involucrar al fiscal local si es necesario.

Si se necesita más acción, el tribunal puede ordenar a la persona que devuelva los registros si no debería tenerlos. El tribunal también puede proteger los registros de ser dañados o perdidos mientras decide si deben ser devueltos. Además, el público podría tener acceso a estos registros si la ley lo permite.

(a) Si una agencia local tiene motivos razonables para creer que un registro perteneciente a esa agencia local está en posesión de una persona, organización o institución no autorizada por ley para poseer el registro, puede solicitar al secretario que actúe en su nombre conforme a los procedimientos especificados en las Secciones 6204 y 6204.1, o emprender por su propia cuenta el mismo procedimiento disponible para el secretario bajo esas secciones, sujeto a los apartados (b), (c) y (d).

(b) Si una persona, organización o institución que recibe un aviso y requerimiento por escrito de una agencia local emitido conforme a esta sección no entrega el registro descrito, no responde al aviso y requerimiento dentro del plazo requerido, o no demuestra adecuadamente que el registro no pertenece a la agencia local, la agencia local puede solicitar al fiscal de distrito del condado o, cuando corresponda, al abogado de la ciudad, que presente una petición ante el tribunal superior en el condado donde se encuentra el registro para una orden que exija la devolución del registro.

(c) Después de una audiencia, y al determinar que un registro especificado está en posesión de una persona, organización o institución no autorizada por ley para poseer el registro, el tribunal ordenará que el registro sea entregado a la agencia local o a un funcionario gubernamental designado por el tribunal.

(d) El tribunal puede emitir cualquier orden necesaria para proteger el registro de destrucción, alteración, transferencia, traspaso o enajenación por parte de la persona, organización o institución en posesión del registro, y puede ordenar que el registro sea entregado a la custodia de la agencia local mientras el tribunal decide sobre la petición. El tribunal puede ordenar que el registro esté disponible para acceso público bajo una solicitud realizada conforme a la Ley de Registros Públicos de California (División 10 (que comienza con la Sección 7920.000)).

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(Amended by Stats. 2021, Ch. 615, Sec. 143. (AB 474) Effective January 1, 2022. Operative January 1, 2023, pursuant to Section 463 of Stats. 2021, Ch. 615.)

Section § 6204.3

Esta ley establece que si una organización posee registros históricos, no tiene que seguir ciertas leyes sobre registros públicos siempre y cuando cumpla con pautas específicas. Primero, debe gestionar y preservar los registros de acuerdo con los estándares de la Society of American Archivists. Segundo, debe permitir que los registros sean inspeccionados de la misma manera que lo hacen las agencias públicas, bajo las mismas leyes.

Si una organización no permite la inspección pública de los registros cuando debería hacerlo, los funcionarios se pondrán en contacto con ella para solucionar el problema. Si la organización sigue negándose, el estado puede tomar medidas para recuperar esos registros y asegurar que sean debidamente accesibles.

(a) No obstante cualquier otra disposición de este capítulo, una organización o institución que tenga la custodia física de un registro estará exenta de las Secciones 6204 a 6204.2, ambas inclusive, si la organización o institución cumple con los dos requisitos siguientes:

(1) Sigue las prácticas profesionales recomendadas por la Society of American Archivists, tal como las utiliza el archivero, para la gestión, el cuidado y la preservación de los registros históricos.

(2) Exige que todos los registros que recibe o mantiene estén sujetos a inspección en la misma medida en que los registros estarían sujetos a inspección y no exentos de divulgación conforme a la División 10 (que comienza con la Sección 7920.000) si fueran recibidos o mantenidos por una agencia pública.

(b) Si una organización o institución deniega la inspección pública de un registro bajo su custodia en violación de los requisitos descritos en el párrafo (2) del apartado (a), el archivero o la agencia local, o un representante designado, se pondrá en contacto con la organización o institución para informarle de dichos requisitos y, si procede, facilitar la inspección del registro. Si una organización o institución continúa denegando la inspección pública de conformidad con el párrafo (2) del apartado (a), el secretario, en nombre del archivero o de la agencia local, podrá solicitar la recuperación de los registros conforme a este capítulo.

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(Amended by Stats. 2021, Ch. 615, Sec. 144. (AB 474) Effective January 1, 2022. Operative January 1, 2023, pursuant to Section 463 of Stats. 2021, Ch. 615.)

Section § 6204.4

Si ganas un pleito judicial conforme a esta ley, el juez puede obligar a la parte perdedora a pagar por tu abogado y otros gastos legales.

En una acción interpuesta conforme a este capítulo, el tribunal podrá otorgar honorarios de abogado razonables y costas a la parte vencedora.

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(Added by Stats. 2009, Ch. 519, Sec. 1. (AB 1245) Effective January 1, 2010.)