Destrucción De Registros De Distritos Especiales - General - Gobierno - CA

Section § 60200

Esta ley permite al órgano de gobierno de un distrito especial destruir o desechar registros duplicados en cualquier momento, siempre y cuando se conserve un original o una copia fotográfica permanente en los archivos del distrito.

El órgano legislativo de cualquier distrito especial podrá autorizar en cualquier momento la destrucción o disposición de cualquier registro, documento o papel duplicado, cuyo original o un registro fotográfico permanente se encuentre en los archivos de cualquier funcionario o departamento del distrito.

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Section § 60201

Esta sección explica cuándo y cómo los órganos legislativos de los distritos pueden desechar registros que no están legalmente obligados a conservar. Los distritos pueden desechar registros ya sea determinando que no dañará los intereses públicos o del distrito, o siguiendo un calendario de retención de registros alineado con las directrices del Secretario de Estado.

Sin embargo, ciertos registros no pueden ser destruidos, incluyendo aquellos relacionados con la formación del distrito, ordenanzas, actas de reuniones, asuntos legales pendientes, solicitudes de registros públicos, construcciones en curso, deudas, títulos de propiedad, contratos activos y registros que aún no han cumplido su propósito. Los registros particulares sobre compensación pueden desecharse después de siete años.

(a) A los efectos de esta sección, “registro” significa cualquier registro que consista en un “escrito”, según se define en la Sección 7920.545.

(b) El órgano legislativo de un distrito podrá destruir o desechar cualquier registro que no esté expresamente requerido por ley para ser archivado y conservado mediante cualquiera de los siguientes procedimientos:

(1) El órgano legislativo podrá autorizar la destrucción o el desecho de cualquier categoría de registros si cumple con ambos de los siguientes requisitos:

(A) Adopta una resolución en la que se determine que la destrucción o el desecho de esta categoría de registros no afectará negativamente ningún interés del distrito o del público.

(B) Mantiene una lista, por categoría, de los tipos de registros destruidos o desechados que identifique razonablemente la información contenida en los registros de cada categoría.

(2) El órgano legislativo podrá, mediante resolución, adoptar y cumplir con un calendario de retención de registros que cumpla con las directrices proporcionadas por el Secretario de Estado conforme a la Sección 12236, que clasifique todos los registros del distrito por categoría y que establezca un protocolo estándar para la destrucción o el desecho de registros.

(c) Un distrito no está obligado a fotografiar, reproducir, microfilmar o hacer una copia de cualquier registro que sea destruido o desechado conforme a esta sección.

(d) No obstante cualquier otra disposición de esta sección u otra disposición de la ley, un distrito no podrá destruir ni desechar ningún registro que sea cualquiera de los siguientes:

(1) Se refiera a la formación, cambio de organización o reorganización del distrito.

(2) Una ordenanza adoptada por el distrito. Sin embargo, una ordenanza que haya sido derogada o que sea inválida o inaplicable por cualquier otra razón podrá ser destruida o desechada conforme a esta sección cinco años después de haber sido derogada o de haber pasado a ser inválida o inaplicable.

(3) Actas de cualquier reunión del órgano legislativo del distrito.

(4) Se refiera a cualquier reclamación o litigio pendiente o a cualquier acuerdo u otra resolución de litigios en los últimos dos años.

(5) Es objeto de cualquier solicitud pendiente realizada conforme a la Ley de Registros Públicos de California (División 10 (que comienza con la Sección 7920.000) del Título 1), independientemente de si el distrito sostiene que el registro está exento de divulgación, hasta que la solicitud haya sido concedida o hayan transcurrido dos años desde que el distrito notificó por escrito al solicitante que la solicitud había sido denegada.

(6) Se refiera a cualquier construcción pendiente que el distrito no haya aceptado o respecto de la cual se pueda presentar legalmente una reclamación de aviso de retención.

(7) Se refiera a cualquier deuda no saldada del distrito.

(8) Se refiera al título de propiedad inmobiliaria en la que el distrito tenga un interés.

(9) Se refiera a cualquier contrato no cumplido del que el distrito sea parte.

(10) No haya cumplido el propósito administrativo, fiscal o legal para el que fue creado o recibido.

(11) Es una oferta o propuesta no aceptada, con menos de dos años de antigüedad, para la construcción o instalación de cualquier edificio, estructura u otra obra pública.

(12) Especifique el monto de la compensación pagada a los empleados o funcionarios del distrito o a los contratistas independientes que presten servicios personales o profesionales al distrito, o se refiera al reembolso de gastos a los funcionarios o empleados del distrito o al uso de tarjetas de crédito pagadas por el distrito o cualquier mecanismo de compensación de viajes. Sin embargo, un registro descrito en este párrafo podrá ser destruido o desechado conforme a esta sección siete años después de la fecha de pago.

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Section § 60203

Esta sección permite al órgano legislativo de un distrito deshacerse de registros, documentos o papeles que no están legalmente obligados a conservar, siempre que cumplan ciertas condiciones. Primero, estos documentos deben copiarse correctamente utilizando métodos fiables como la fotografía, la microfotografía o la grabación digital, que aseguren que los detalles originales permanezcan inalterados. Segundo, los dispositivos de copia deben recrear con precisión estos documentos sin permitir ninguna alteración. Finalmente, estas reproducciones deben almacenarse en archivos de fácil acceso con planes para su preservación y consulta. Una vez copiadas bajo estas condiciones, las copias se consideran registros originales.

(a) No obstante la Sección 60201, el órgano legislativo de un distrito podrá autorizar la destrucción de cualquier registro, documento o papel que no esté expresamente exigido por ley ser archivado y conservado si se cumplen todas las siguientes condiciones:

(1) El registro, documento o papel es fotografiado, microfotografiado, reproducido mediante imágenes de video grabadas electrónicamente en superficies magnéticas, registrado en el sistema de procesamiento electrónico de datos, grabado en disco óptico, reproducido en película o cualquier otro medio que sea un sistema de confianza y que no permita adiciones, eliminaciones o cambios al documento original en cumplimiento de la Sección 12168.7 para el registro de registros permanentes o no permanentes.

(2) El dispositivo utilizado para reproducir el registro, documento o papel en película, disco óptico o cualquier otro medio es uno que reproduce con precisión el original en todos sus detalles y que no permite adiciones, eliminaciones o cambios a las imágenes del documento original.

(3) Las fotografías, microfotografías u otras reproducciones en película, disco óptico o cualquier otro medio se colocan en archivos convenientemente accesibles y se toman las medidas necesarias para preservar, examinar y utilizar los archivos.

(b) Para los fines de esta sección, toda reproducción se considerará un registro original y una transcripción, ejemplificación o copia certificada de cualquier reproducción se considerará una transcripción, ejemplificación o copia certificada, según sea el caso, del original.

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Section § 60204

Esta ley amplía las definiciones de 'distrito especial' y 'distrito' para incluir distritos específicos de gestión de la calidad del aire y control de la contaminación en California. También extiende la definición de 'cuerpo legislativo' para abarcar las juntas directivas que gobiernan estos distritos.

Para los fines de este capítulo, los términos “distrito especial” y “distrito” también incluyen el Distrito de Gestión de la Calidad del Aire de la Costa Sur, el Distrito de Gestión de la Calidad del Aire del Área de la Bahía y el Distrito de Control de la Contaminación del Aire del Valle de San Joaquín, y el término “cuerpo legislativo” también incluye las juntas directivas de los distritos.

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