Los distritos de colegios comunitarios establecerán, mantendrán y destruirán los expedientes estudiantiles de acuerdo con las regulaciones adoptadas por la Junta de Gobernadores de los Colegios Comunitarios de California. Dichas regulaciones establecerán la política estatal en cuanto a qué elementos de información se incluirán en los expedientes estudiantiles y qué información es apropiada para ser compilada por oficiales o empleados individuales de los colegios comunitarios bajo la excepción a los expedientes estudiantiles provista en los incisos (a) y (b) de la Sección 76210. Ningún expediente estudiantil será destruido excepto de conformidad con dichas regulaciones o según lo provisto en los incisos (b) y (c) de la Sección 76232.
Expedientes AcadémicosDisposiciones Generales
Section § 76220
Los distritos de colegios comunitarios en California deben seguir reglas específicas establecidas por la Junta de Gobernadores para el manejo de los expedientes estudiantiles. Estas reglas cubren qué información se incluye en los expedientes, qué datos pueden ser recopilados por el personal del colegio y las condiciones para destruir los expedientes. Los expedientes no pueden ser destruidos a menos que lo permitan estas reglas o excepciones específicas.
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Section § 76221
Esta ley exige que los colegios comunitarios informen a los estudiantes por escrito sobre sus derechos relacionados con sus expedientes personales y educativos al inscribirse y al menos una vez al año. El aviso debe incluir información sobre los tipos de expedientes que se guardan, quién los mantiene y dónde se encuentran los registros. También debe explicar los criterios para determinar quién tiene un interés educativo legítimo, las políticas para revisar y eliminar expedientes, y los derechos de acceso de los estudiantes. Además, debe cubrir cómo los estudiantes pueden impugnar sus expedientes, cualquier costo por copias, qué información se considera información de directorio y cómo presentar una queja ante el Departamento de Educación de EE. UU. si se violan sus derechos.
Los distritos de colegios comunitarios deberán notificar a los estudiantes por escrito sobre sus derechos bajo este capítulo en la fecha de la inscripción del estudiante y al menos anualmente a partir de entonces. La notificación deberá adoptar una forma que informe razonablemente a los estudiantes sobre la disponibilidad de la siguiente información específica:
(a)CA Educación Code § 76221(a) Los tipos de expedientes estudiantiles y la información contenida en ellos que están directamente relacionados con los estudiantes y son mantenidos por la institución.
(b)CA Educación Code § 76221(b) El funcionario responsable del mantenimiento de cada tipo de expediente.
(c)CA Educación Code § 76221(c) La ubicación del registro o expediente que debe mantenerse de conformidad con la Sección 76222.
(d)CA Educación Code § 76221(d) Los criterios que utilizará la institución para definir “funcionarios y empleados” y para determinar el “interés educativo legítimo” según se utiliza en la Sección 76222 y el inciso (a) de la Sección 76243.
(e)CA Educación Code § 76221(e) Las políticas de la institución para revisar y eliminar esos expedientes.
(f)CA Educación Code § 76221(f) El derecho del estudiante a tener acceso a sus expedientes.
(g)CA Educación Code § 76221(g) Los procedimientos para impugnar el contenido de los expedientes estudiantiles.
(h)CA Educación Code § 76221(h) El costo, si lo hubiera, que se cobrará por reproducir copias de los expedientes.
(i)CA Educación Code § 76221(i) Las categorías de información que la institución ha designado como información de directorio de conformidad con la Sección 76240.
(j)CA Educación Code § 76221(j) Cualquier otro derecho y requisito establecido en este capítulo y el derecho del estudiante a presentar una queja ante el Departamento de Educación de los Estados Unidos con respecto a un presunto incumplimiento por parte de la institución de la Sección 438 de la Ley General de Disposiciones Educativas (20 U.S.C.A. 1232g).
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Section § 76222
Las escuelas deben llevar un registro para el expediente de cada estudiante, anotando a todos los que han solicitado o recibido información de él y por qué. Sin embargo, no es necesario registrar las solicitudes si es el propio estudiante quien consulta su expediente, si se divulga información de directorio, si el estudiante ha dado su consentimiento por escrito, o si funcionarios escolares con un interés legítimo acceden a él. Solo el estudiante, ciertos funcionarios escolares, las autoridades educativas federales y auditores específicos pueden ver este registro.
Se deberá mantener un registro o expediente para el expediente de cada estudiante que enumere a todas las personas, agencias u organizaciones que soliciten o reciban información del expediente y los intereses legítimos para ello. La lista no necesitará incluir ninguno de los siguientes:
(a)CA Educación Code § 76222(a) Estudiantes a quienes se les concede acceso conforme a la Sección 76230.
(b)CA Educación Code § 76222(b) Partes a quienes se les divulga información de directorio conforme a la Sección 76240.
(c)CA Educación Code § 76222(c) Partes para quienes el estudiante ha otorgado consentimiento por escrito conforme a la Sección 76242.
(d)CA Educación Code § 76222(d) Funcionarios o empleados que tengan un interés educativo legítimo conforme a la subdivisión (a) de la Sección 76243.
El registro o expediente estará abierto a inspección únicamente por el estudiante y el funcionario del colegio comunitario o su designado responsable del mantenimiento de los expedientes estudiantiles, y al Contralor General de los Estados Unidos, el Secretario de Educación, un director administrativo de una agencia educativa según se define en la Ley Pública 93-380, y a las autoridades educativas estatales como medio para auditar el funcionamiento del sistema.
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Section § 76223
Esta sección establece que los colegios comunitarios en California pueden cobrar a los estudiantes una tarifa para obtener copias de sus expedientes personales, pero esta tarifa no puede ser mayor de lo que realmente le cuesta al colegio hacer esas copias. Sin embargo, los estudiantes pueden obtener hasta dos copias gratuitas de sus expedientes académicos o dos verificaciones de expedientes, sin ningún cargo. Además, el colegio no puede cobrar a los estudiantes por buscar o recuperar sus expedientes.
Cualquier colegio comunitario podrá cobrar una tarifa razonable por un monto que no exceda el costo real de proporcionar copias de cualquier expediente estudiantil; siempre que, sin embargo, no se cobrará ninguna tarifa por proporcionar (1) hasta dos expedientes académicos de los estudiantes o (2) hasta dos verificaciones de diversos expedientes de los estudiantes. No se podrá cobrar ninguna tarifa por buscar o recuperar ningún expediente estudiantil.
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Section § 76224
Esta sección tiene dos puntos principales sobre la calificación en los colegios comunitarios. Primero, establece que los instructores tienen la última palabra sobre la calificación de un estudiante, a menos que haya un error claro, fraude, mala fe o incompetencia. Segundo, en las clases de educación física, la calificación de un estudiante no puede verse afectada negativamente si no puede usar el uniforme requerido debido a razones que escapan a su control.
(a)CA Educación Code § 76224(a) Cuando se otorgan calificaciones para cualquier curso de instrucción impartido en un distrito de colegio comunitario, la calificación otorgada a cada estudiante será la calificación determinada por el instructor del curso y la determinación de la calificación del estudiante por parte del instructor, en ausencia de error, fraude, mala fe o incompetencia, será definitiva.
(b)CA Educación Code § 76224(b) Sin embargo, ninguna calificación de un estudiante que participe en una clase de educación física podrá verse afectada negativamente debido al hecho de que el estudiante no use la vestimenta estandarizada de educación física cuando la falta de uso de dicha vestimenta surja de circunstancias ajenas al control del estudiante.
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Section § 76225
Cuando un estudiante se traslada entre colegios o universidades en California, la institución anterior debe enviar los expedientes del estudiante a la nueva si el estudiante lo solicita. Los estudiantes tienen derecho a obtener una copia y pueden solicitar una audiencia si desean impugnar la información en sus expedientes.
La Junta de Gobernadores puede crear reglas sobre cómo se transfieren estos expedientes entre los colegios que supervisa.
Los colegios comunitarios que inscriben a estudiantes de escuela secundaria a través de programas de inscripción específicos deben usar un sistema llamado eTranscript California para asegurar que los cursos completados y las calificaciones de los estudiantes se incluyan en sus expedientes académicos electrónicos de escuela secundaria en la plataforma CaliforniaColleges.edu.
(a)CA Educación Code § 76225(a) Cuando un estudiante se traslada de un colegio comunitario o institución pública o privada de educación postsecundaria a otra dentro del estado, los registros apropiados o una copia de los registros apropiados serán transferidos por el colegio comunitario, colegio o universidad anterior a solicitud del estudiante. Cualquier colegio comunitario, colegio o universidad que realice una transferencia de estos registros deberá notificar al estudiante su derecho a recibir una copia del registro y su derecho a una audiencia para impugnar el contenido del registro.
(b)CA Educación Code § 76225(b) La junta de gobernadores podrá adoptar reglas y reglamentos relativos a la transferencia de registros conforme a la subdivisión (a) hacia, desde o entre los colegios bajo su jurisdicción.
(c)CA Educación Code § 76225(c) Utilizando los fondos disponibles asignados a su distrito de colegios comunitarios conforme a la Sección 84750.4, los colegios comunitarios que inscriban a alumnos de escuela secundaria a través de la inscripción dual o concurrente conforme a las Secciones 48800 y 76001, deberán utilizar eTranscript California, también conocido como “eTranscriptCA”, o su sistema sucesor, para permitir la integración uniforme de los cursos completados y las calificaciones recibidas del alumno en el expediente académico universal y electrónico de la escuela secundaria del alumno que se aloja en la plataforma CaliforniaColleges.edu.
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