Chapter 20

En California, un fotocopiador profesional es alguien a quien se le paga por copiar o acceder a documentos que legalmente pueden ser reproducidos, como ciertos expedientes médicos y legales. Esta persona debe registrarse ante el secretario del condado donde reside o donde tiene su oficina principal. Si tiene oficinas adicionales, también debe registrarse en esos condados.

Esta sección enumera las excepciones a las reglas que no se aplican a ciertas personas o grupos al manejar registros. No se aplica a los empleados del gobierno que trabajan en el desempeño de sus funciones, a los miembros del Colegio de Abogados del Estado y su equipo, a las personas designadas por el tribunal para distribuir registros, a los empleados de personas registradas, a los custodios de registros que hacen sus propias copias, a los taquígrafos certificados, a quienes tienen licencia bajo códigos de licencia específicos y a la oficina del Secretario de Estado.

Esta ley establece los requisitos para registrarse como fotocopiador profesional en California. Para las personas individuales, la solicitud debe incluir datos personales como nombre e información de contacto, una declaración de no tener condenas por delitos graves y la promesa de cumplir las leyes sobre información confidencial. Las sociedades o corporaciones también deben proporcionar información similar para sus socios o funcionarios. Las solicitudes completadas se guardan durante tres años, o como registros electrónicos durante diez años. Proporcionar información falsa puede resultar en multas que van desde $2,500 hasta $25,000, y los fiscales públicos pueden hacer cumplir estas multas como sentencias civiles.

Si quieres registrarte para algo en California, tendrás que pagar $175 al secretario del condado cuando entregues tus documentos. Si necesitas tarjetas de identificación adicionales, tendrás que pagar un extra por cada una. El costo adicional cubre el gasto de hacer esas tarjetas y lo decide el secretario del condado.

Esta ley permite que las personas registradas conforme a un capítulo específico paguen solo $100 por una tarifa, en lugar de los $175 estándar.

Una persona que dirija un negocio de fotocopiado profesional en California debe tener a alguien con una comisión de notario público válida involucrado en la gestión. Si la persona que posee la comisión notarial no es la misma que registra el negocio de fotocopiado, se necesita un permiso por escrito del notario para usar su comisión para este fin. El negocio debe mantener una comisión notarial válida durante todo el tiempo que esté registrado y notificar al secretario del condado con una comisión actualizada si la existente expira antes de que finalice el registro del negocio.

Esta ley establece los requisitos para obtener un certificado de registro, que incluye una fianza de $5,000 para asegurar el cumplimiento de las leyes de confidencialidad. Al presentar la fianza, un profesional de fotocopiado paga una tarifa para que sea registrada. En lugar de una fianza, es aceptable un depósito en efectivo de $5,000 ante el secretario del condado. Si se revoca el certificado, la fianza o el depósito puede ser devuelto, pero un depósito en efectivo podría retenerse hasta por tres años para cubrir cualquier reclamación pendiente, a menos que un juez decida lo contrario.

Esta ley establece que un certificado de registro es válido por dos años o hasta que la fianza expire, lo que suceda primero. Después de eso, debe presentar un registro nuevo o renovado y pagar la tarifa necesaria. Puede renovar hasta 60 días antes de que finalice, y la renovación entra en vigor justo después de que expire el actual, durando otros dos años o hasta que la fianza expire, lo que ocurra primero.

Si eres un fotocopiador profesional en un condado, el secretario del condado lleva un registro de todos ustedes, les asigna un número único y les emite una tarjeta de identificación. Si tienes empleados, ellos también pueden obtener tarjetas de identificación, pero tendrás que pagar una tarifa por cada una. Cuando sea el momento de renovar tu registro, mantendrás el mismo número siempre y cuando no haya habido un lapso de tres años desde tu última inscripción en ese condado. La tarjeta de identificación debe contener detalles específicos como tu nombre, número de registro y una foto si es para una persona individual. Para sociedades o corporaciones, la tarjeta se emite a su nombre sin fotografía. Las tarjetas de identificación de los empleados deben incluir una foto y mencionar el nombre de su empleador.

Si alguien gana una indemnización en una demanda porque una persona o empresa manejó indebidamente información privada, puede obtener dinero de la fianza o depósito en efectivo del infractor. Si esto ocurre, la persona o empresa responsable debe reponer su fianza o efectivo dentro de los 30 días, o perderá su certificado de registro.

Si un fotocopiador profesional es declarado culpable de un delito menor relacionado con su trabajo, o si se dicta una sentencia civil en su contra por el manejo indebido de información confidencial, el secretario del condado cancelará su registro. Se les notificará de estas acciones judiciales. Después de un año, la persona podrá solicitar registrarse de nuevo.

Esta ley permite la revocación o suspensión de un certificado de registro si alguien comparte indebidamente registros confidenciales, incluso si esto no constituye una violación de la ley. Las investigaciones sobre estos asuntos pueden iniciarse en cualquier momento, ya sea por decisión de un fiscal público o por la queja de alguien perjudicado por el intercambio de información. Si el fiscal encuentra motivos potenciales para la revocación o suspensión después de una investigación, se programará una audiencia y se notificará al registrante. La audiencia sigue procedimientos gubernamentales específicos, con el fiscal actuando como la agencia encargada de llevarla a cabo.

Esta ley establece que cada vez que un fotocopiador profesional transmite registros, debe incluir un certificado. Este certificado debe contener una declaración jurada del custodio de los registros originales y del fotocopiador, asegurando que los registros se manejen correctamente y se envíen a las personas adecuadas. El certificado debe incluir la información del fotocopiador, como nombre, dirección y detalles de registro. Además, el custodio que entrega los registros al fotocopiador no es responsable si los registros se utilizan indebidamente, siempre y cuando se sigan los procedimientos adecuados y los registros se hayan entregado con autorización o citación judicial.