يسمح هذا القانون لمجلس المشرفين في المقاطعة بتعيين كاتب خاص بهم بنفس طريقة تعيينهم لموظفي المقاطعة الآخرين، بدلاً من أن يتولى كاتب المقاطعة هذا الدور تلقائيًا.

بمجرد تعيينه، يؤدي الكاتب الواجبات التي يقوم بها عادة كاتب المقاطعة، باستثناء مهام تسجيل الناخبين. يمكن لمجلس المشرفين أيضًا تكليف الكاتب بواجبات إضافية من خلال لوائحهم. يمكن للكاتب التعامل مع مهام مثل أخذ الإقرارات وتصديق اليمين كجزء من مسؤولياته الرسمية.

يحدد هذا القانون واجبات كاتب المجلس في المقاطعة. يجب على الكاتب حضور جميع اجتماعات المجلس واللجان حسب الاقتضاء والاحتفاظ بسجل مفصل لجميع المداولات، بما في ذلك أصوات وقرارات المجلس. بعد كل اجتماع، يكون الكاتب مسؤولاً عن تسليم المطالبات المالية المعتمدة إلى المراجع المالي. بالإضافة إلى ذلك، يجب على الكاتب حفظ أو صيانة أو التخلص قانونياً من جميع الوثائق ذات الصلة. أخيراً، يجب على الكاتب التوقيع وختم كل مرسوم أقره المجلس.

ينص هذا القسم على أن يحتفظ المجلس بأربعة أنواع محددة من السجلات: دفتر محاضر للاجتماعات، ودفتر مراسيم للقوانين واللوائح، ودفتر مخصصات لتتبع الأموال المدفوعة من خزينة المقاطعة، ودفتر أوامر صرف لتسجيل المدفوعات الصادرة عن الخزينة. يمكن للمقاطعات استخدام نسخ مكررة من هذه السجلات أو تعديل نظامها إذا تم استيفاء معايير معينة، مثل استخدام القوائم أو الفهارس. إذا لم يتم استخدام دفتر المخصصات، يحل محله دفتر أوامر الصرف الذي يحتفظ به مراجع حسابات المقاطعة.

بدلاً من كتابة كل قرار بالكامل في دفتر محاضر الجلسات، يمكن للكاتب الاحتفاظ بدفتر قرارات منفصل بموافقة المجلس. يمكن لدفتر محاضر الجلسات بعد ذلك الإشارة إلى هذه القرارات بأرقامها وعناوين مواضيعها.

ينص هذا القانون على أن سجلات ومحاضر أي مجلس، بغض النظر عن صفته، يجب أن يوقعها الرئيس والكاتب. يمكن للمجلس أن يقرر استخدام توقيع طبق الأصل (نسخة مطبوعة) لتوقيع الرئيس على الوثائق الرسمية، مما يجعل هذه الأوراق صالحة قانونيًا كما لو كانت موقعة شخصيًا. تشمل هذه الوثائق القرارات والأوامر والعقود وغيرها. تعتبر شهادة الكاتب بأن نسخة من الوثيقة قد سلمت إلى الرئيس دليلاً على هذا التسليم.

إذا كانت وثيقة ما تحتاج إلى تسجيل رسمي، فإن إقرار الكاتب بتوقيعه على الشهادة التي تفيد تسليم نسخة منها إلى الرئيس يجعلها قابلة للتسجيل. بالنسبة للأوراق المالية العامة، ينطبق قانون التوقيع الموحد طبق الأصل للمسؤولين العموميين. الوثائق الموقعة بتوقيع طبق الأصل قبل 23 نوفمبر 1970، لها نفس الصلاحية كما لو كانت موقعة بعد ذلك التاريخ.

يسمح هذا القانون لمجلس المشرفين بالاحتفاظ بالسجلات باستخدام طرق تصويرية أو إلكترونية أو رقمية متنوعة، شريطة ألا تسمح هذه الطرق بإجراء تعديلات على الوثائق الأصلية. يجب أن تستوفي الصور الفوتوغرافية أو الميكروفيلم أو النسخ المصورة معايير الجودة وتعتبر أصولاً لجميع الأغراض القانونية. تُعامل لفات الميكروفيلم ككتب ويجب حفظها ونسخها في مكان آمن.

تحتاج السجلات الإلكترونية والرقمية إلى اتباع معايير محددة، وتعتبر نسخها أيضًا أصولاً. إذا تم الإذن بذلك، يمكن استنساخ التوقيعات الشخصية رقميًا لتلبية متطلبات التوقيع، شريطة استخدام نظام موثوق به لضمان صحة الوثيقة.