بمجرد إنشاء منطقة رسميًا، يجب على الإدارة أن تسجل بسرعة نسخة مصدقة من هذا الأمر لدى مكتب مسجل المقاطعة في جميع المقاطعات المعنية.

عندما يتم تشكيل منطقة جديدة، يجب على الإدارة أن تودع شهادة لدى أمين سر الولاية فوراً. يجب أن تتضمن هذه الوثيقة اسم المنطقة، وتاريخ تشكيلها، وتفاصيل حول موقعها. يمكن أن يكون ذلك وصفاً لحدودها، أو خريطة توضحها، أو تفاصيل عن مكان توثيق وصف الحدود في مكتب مسجل المقاطعة. إذا كانت كل هذه المعلومات موجودة بالفعل في الأمر الذي شكل المنطقة، يمكن للإدارة ببساطة إيداع ذلك الأمر بدلاً من إنشاء شهادة جديدة.