يشرح هذا القسم من القانون ما يعتبر "سجلات للجمعية"، والتي تشمل وثائق مالية متنوعة مثل الميزانيات العمومية وبيانات الدخل والإقرارات الضريبية، بالإضافة إلى محاضر الاجتماعات وقوائم الأعضاء والوثائق الحاكمة. يحدد القسم أيضًا ما تتكون منه "سجلات الجمعية المعززة"، مثل الفواتير وكشوف الحسابات المصرفية، ويوضح ما هي "مواد انتخابات الجمعية"، مثل بطاقات الاقتراع وقوائم الناخبين. كما يوضح أن هذه السجلات يجب أن تتبع أساليب محاسبية محددة ويقدم إرشادات حول كيفية تخزين بعض المواد والوصول إليها.

يتطلب هذا القانون من الجمعيات إتاحة سجلاتها للأعضاء للاطلاع عليها ونسخها. يمكن للأعضاء توكيل شخص آخر للقيام بذلك نيابة عنهم إذا قاموا بتعيين هذا الشخص كتابيًا. إذا لم يكن هناك مكتب في التجمع السكني، يجب على الجمعية والعضو الاتفاق على مكان للقيام بذلك. إذا لم يتمكنوا من الاتفاق، يجب على الجمعية إرسال المستندات بالبريد، مع دفع العضو لأي تكاليف نسخ وإرسال بالبريد مقدمًا. يمكن للجمعية فرض رسوم تصل إلى 10 دولارات في الساعة (بحد أقصى 200 دولار) لتنقيح المعلومات الحساسة من السجلات المحسنة. يمكن للأعضاء اختيار استلام المستندات إلكترونيًا، ويجب أن تكون أي نسخ إلكترونية غير قابلة للتغيير.

ينص هذا القانون على أن أعضاء الجمعية لهم الحق في فحص سجلات الجمعية المختلفة ضمن فترات زمنية محددة. يمكنهم فحص سجلات السنة المالية الحالية والسنتين الماليتين السابقتين، بينما تكون محاضر اجتماعات الأعضاء ومجلس الإدارة متاحة دائمًا للفحص. عندما يطلب عضو سجلات، يجب أن تكون السجلات الحديثة متاحة في غضون 10 أيام عمل، بينما تتاح السجلات الأقدم في غضون 30 يومًا. تنطبق قواعد خاصة على سجلات معينة ومحاضر لجان اتخاذ القرار. لا تقع أي مسؤولية على الجمعيات لعدم الاحتفاظ بالسجلات التي تم إنشاؤها قبل 1 يناير 2006، وفقًا لهذه القواعد.

يشرح هذا القانون متى يمكن للجمعية حجب أو إخفاء المعلومات من سجلاتها. يمكنهم فعل ذلك إذا كان مشاركة المعلومات قد يؤدي إلى سرقة الهوية، أو الاحتيال، أو انتهاك قوانين الخصوصية، أو إذا كانت المعلومات محمية قانونيًا، مثل مراسلات المحامي والعميل. كما لا يمكنهم مشاركة تفاصيل حساسة أخرى مثل السجلات المالية، أو الإجراءات التأديبية، أو البيانات الشخصية. ومع ذلك، يجب عليهم مشاركة المعلومات المتعلقة بأجور الموظفين، ولكن بدون تفاصيل شخصية مثل الأسماء أو أرقام الضمان الاجتماعي. إذا رفضوا تقديم معلومات، فيجب عليهم شرح السبب كتابيًا. يحمي القانون أيضًا الجمعية وأعضائها من المقاضاة بسبب انتهاكات الخصوصية ما لم يكن هناك خطأ متعمد أو إهمال.

يتطلب هذا القانون من أي جمعية، مثل جمعية أصحاب المنازل، حماية عنوان وهوية الأعضاء المشاركين في برنامج "آمن في المنزل". صُمم هذا البرنامج للحفاظ على سرية العناوين لأسباب تتعلق بالسلامة. يجب على الجمعيات استخدام عنوان بديل توفره وزيرة الخارجية لجميع المراسلات ويجب ألا تكشف عن أي معلومات تعريفية مثل الاسم أو عنوان العقار أو البريد الإلكتروني. كما يجب عليها التأكد من أن هذه المعلومات غير متاحة في قوائم المجتمع أو أدلته ويجب أن تحافظ على سرية مشاركة العضو في البرنامج.

إذا كنت جزءًا من رابطة، يمكنك اختيار عدم مشاركة تفاصيل الاتصال الخاصة بك مثل اسمك وعنوان عقارك وبريدك الإلكتروني وعنوانك البريدي. للقيام بذلك، يجب عليك إخطار الرابطة كتابيًا بأنك تفضل أن يتصلوا بك بطريقة مختلفة كما هو موضح في قسم محدد آخر من قانون الشركات. يظل هذا الاختيار ساريًا حتى تقرر تغييره.

ينص هذا القانون على أن سجلات الجمعية، مثل جمعية أصحاب المنازل، لا يمكن بيعها أو استخدامها لأغراض تجارية إذا لم يكن ذلك مرتبطًا بمصلحة العضو. إذا خالف شخص هذه القاعدة، يمكن للجمعية رفع دعوى للمطالبة بتعويضات أو لوقف الأفعال الخاطئة. بالإضافة إلى ذلك، لا يجوز للجمعيات بيع أو مشاركة المعلومات الشخصية للعضو دون موافقته، إلا إذا كان القانون يتطلب ذلك. يمكن للأعضاء رفع دعوى قضائية إذا أسيء استخدام معلوماتهم، ويمكنهم استرداد أتعابهم القانونية إذا فازوا. وبالمثل، يمكن للجمعيات استرداد تكاليفها إذا نجحت في تطبيق هذه القواعد في المحكمة.

إذا كنت عضواً في مجموعة أو جمعية ورفضوا بشكل غير عادل السماح لك بالاطلاع على سجلاتهم أو نسخها، يمكنك رفع دعوى قضائية ضدهم. إذا وافقت المحكمة على رأيك، يمكنها أن تلزم الجمعية بدفع أتعابك القانونية وقد تفرض عليهم غرامة تصل إلى 500 دولار عن كل مرة رفضوا فيها طلبك. يمكنك حتى رفع هذه المسألة إلى محكمة المطالبات الصغيرة إذا كان المبلغ الذي تطالب به يقع ضمن حدود اختصاص تلك المحكمة. ومع ذلك، إذا فازت الجمعية بالقضية لأن شكواك وُجدت تافهة أو غير معقولة، يمكنهم أن يجعلوك تدفع تكاليفهم القانونية.

يحدد هذا القسم القانوني القواعد الخاصة بأعضاء الجمعيات وحقوقهم في الوصول إلى السجلات. إنه يلغي أجزاء معينة من قانون الشركات في حال وجود تعارض. يمكن للأعضاء الاطلاع على السجلات المالية وسجلات العضوية ما لم يتم إلغاء ذلك بجزء آخر. كما ينطبق على المنظمات ذات الصلة أو الكيانات غير الربحية التي تقدم خدمات للمجتمع. ومع ذلك، لا ينطبق على التطورات الجديدة حيث تكون غالبية المديرين مرتبطة بالمطورين، ولكنه يصبح ساري المفعول بعد 10 سنوات من البيع الأول للجمهور.