يوضح هذا القسم التعريفات المتعلقة بالأعمال التوثيقية، وهي إجراءات رسمية يقوم بها كتاب العدل أو غيرهم من الأفراد المخولين. يمكن أن يتضمن "الفعل التوثيقي" وثائق مادية أو إلكترونية، ويمكن إجراؤه بموجب قانون ولاية، أو دولة أخرى، أو القانون الفيدرالي. يشير مصطلح "كاتب العدل" إلى شخص مخول رسمياً بالقيام بهذه الأعمال. يشمل مصطلح "السجل" أي معلومات يمكن كتابتها أو تخزينها إلكترونياً، بشرط أن تكون قابلة للوصول بصيغة مرئية. تستثني "الدولة الأجنبية" ولايات الولايات المتحدة والقبائل الهندية المعترف بها، ولكنها تشمل الحكومات الأخرى. تغطي "الولاية" ولايات الولايات المتحدة، والأقاليم، والولايات القضائية الخاضعة لسيطرة الولايات المتحدة.

إذا تم إجراء عمل توثيقي، مثل توقيع وثيقة، في ولاية أخرى بواسطة شخص مخول مثل كاتب عدل أو قاضٍ أو كاتب محكمة، فإنه يحمل نفس القوة القانونية في كاليفورنيا كما لو كان قد تم إجراؤه بواسطة موظف توثيق في كاليفورنيا.

يعتبر توقيعهم ولقبهم دليلاً على أنهم حقيقيون ومخولون. وبالنسبة للقضاة وكتبة المحاكم، فإن هذا الدليل قاطع ويؤكد صلاحيتهم لأداء الأعمال التوثيقية.

إذا تم إجراء عمل توثيقي ضمن نطاق اختصاص قبيلة معترف بها من الحكومة الفيدرالية، فسيتم التعامل معه تماماً مثل العمل التوثيقي الذي يتم في كاليفورنيا. ينطبق هذا إذا تم إجراؤه بواسطة كاتب عدل قبلي، أو بواسطة مسؤولين قبليين مخولين آخرين، مثل القضاة وكتبة المحاكم.

بالإضافة إلى ذلك، يُعتبر توقيع وصفة الشخص الذي يقوم بالعمل التوثيقي دليلاً على أن التوقيع حقيقي وأن الشخص يشغل هذا المنصب. إذا وقع كاتب عدل قبلي أو قاضٍ قبلي أو كاتب محكمة قبلي، فإن ذلك يؤكد سلطتهم لأداء العمل التوثيقي.

ينص قانون كاليفورنيا هذا على أن الأعمال التوثيقية التي تتم بموجب القانون الفيدرالي تُعامل بنفس الطريقة كما لو قام بها موثق (كاتب عدل) في كاليفورنيا، طالما أنها تُنفذ من قبل أفراد معينين مخولين مثل القضاة، أفراد الجيش، أو المعينين من وزارة الخارجية. هذا يعني أن الوثائق الموثقة فيدرالياً معترف بها في كاليفورنيا.

بالإضافة إلى ذلك، إذا تم تنفيذ مثل هذا العمل التوثيقي، يُعتبر توقيع الفرد ولقبه دليلاً مشروعاً على سلطته دون الحاجة إلى مزيد من التساؤل.

إذا تم عمل توثيقي في بلد أجنبي أو بواسطة منظمة متعددة الجنسيات، فإنه يعتبر صحيحاً في كاليفورنيا تماماً كعمل يؤديه كاتب عدل كاليفورني. يتم تأكيد سلطة كاتب العدل إذا كان لقبه وقدرته مدرجين في مصدر معترف به للقوانين الأجنبية. يُفترض أن توقيعه وختمه أصيلان ما لم يثبت العكس. كما أن وثيقة "الأبوستيل"، وهي وثيقة صادرة بموجب اتفاقية لاهاي، تثبت أيضاً سلطة كاتب العدل وصحة توقيعه. وبالمثل، فإن شهادة من مسؤول قنصلي، معين من قبل وزارة الخارجية الأمريكية، تؤكد شرعية عمل كاتب العدل الأجنبي.