في كاليفورنيا، الناسخ المحترف هو شخص يتقاضى أجرًا لنسخ أو الوصول إلى مستندات مسموح قانونًا باستنساخها، مثل بعض السجلات الطبية والقانونية. يجب على هذا الشخص التسجيل لدى كاتب المقاطعة التي يقيم فيها أو التي يقع فيها مكتبه الرئيسي. وإذا كان لديه مكاتب إضافية، فيجب عليه التسجيل أيضًا في تلك المقاطعات.

يشرح هذا القسم الاستثناءات من القواعد التي لا تنطبق على أشخاص أو مجموعات معينة عند التعامل مع السجلات. لا تنطبق هذه القواعد على الموظفين الحكوميين الذين يعملون ضمن نطاق وظائفهم، وأعضاء نقابة المحامين بالولاية وفريقهم، والأفراد المعينين من قبل المحكمة لتوزيع السجلات، وموظفي الأشخاص المسجلين، وأمناء السجلات الذين يقومون بعمل نسخهم الخاصة، وكتاب الاختزال المعتمدين، والأشخاص المرخصين بموجب قوانين ترخيص محددة، ومكتب أمين الولاية.

يحدد هذا القانون متطلبات التسجيل كناسخ مستندات محترف في كاليفورنيا. بالنسبة للأفراد، يجب أن يتضمن الطلب تفاصيل شخصية مثل الاسم ومعلومات الاتصال، وإقرارًا بعدم وجود إدانات بجنايات، وتعهدًا باتباع القوانين المتعلقة بالمعلومات السرية. يجب على الشراكات أو الشركات أيضًا تقديم معلومات مماثلة للشركاء أو المسؤولين. تُحفظ الطلبات المكتملة لمدة ثلاث سنوات، أو كسجلات إلكترونية لمدة عشر سنوات. قد يؤدي تقديم معلومات كاذبة إلى فرض غرامات تتراوح بين 2,500 دولار و 25,000 دولار، ويمكن للمدعين العامين تنفيذ هذه الغرامات كأحكام مدنية.

يسمح هذا القانون للأشخاص المسجلين بموجب فصل معين بدفع 100 دولار فقط كرسوم، بدلاً من 175 دولارًا القياسية.

يجب أن يكون لدى الشخص الذي يدير عمل نسخ مستندات احترافي في كاليفورنيا شخص يحمل تفويض كاتب عدل ساري المفعول ضمن الإدارة. إذا كان الشخص الذي يحمل تفويض كاتب العدل ليس هو نفسه الذي يسجل عمل نسخ المستندات، فيجب الحصول على إذن كتابي من كاتب العدل لاستخدام تفويضه لهذا الغرض. يجب على العمل الاحتفاظ بتفويض كاتب عدل ساري المفعول طوال فترة تسجيله وإخطار كاتب المقاطعة بتفويض محدث إذا انتهى التفويض الحالي قبل انتهاء تسجيل العمل.

يحدد هذا القانون متطلبات الحصول على شهادة تسجيل، والتي تتضمن سند ضمان بقيمة 5,000 دولار لضمان الامتثال لقوانين السرية. عند إيداع سند الضمان، يدفع ناسخ المستندات المحترف رسوماً لتسجيله. بدلاً من سند الضمان، يمكن قبول إيداع نقدي بقيمة 5,000 دولار لدى كاتب المقاطعة. إذا تم إلغاء الشهادة، يمكن إعادة سند الضمان أو الوديعة، ولكن قد يتم الاحتفاظ بالوديعة النقدية لمدة تصل إلى ثلاث سنوات لتغطية أي مطالبات متبقية ما لم يقرر القاضي خلاف ذلك.

ينص هذا القانون على أن شهادة التسجيل تستمر لمدة سنتين أو حتى انتهاء صلاحية السند، أيهما يأتي أولاً. بعد ذلك، يتعين عليك تقديم تسجيل جديد أو مجدد ودفع الرسوم اللازمة. يمكنك التجديد قبل 60 يومًا من تاريخ انتهائها، ويبدأ سريان التجديد مباشرة بعد انتهاء صلاحية التسجيل الحالي، ويستمر لمدة سنتين أخريين أو حتى انتهاء صلاحية السند، أيهما يأتي أولاً.

إذا كنت ناسخ مستندات محترفًا في مقاطعة ما، فإن كاتب المقاطعة يحتفظ بسجل لكم جميعًا، ويمنحك رقمًا فريدًا، ويصدر لك بطاقة هوية. إذا كان لديك موظفون، فيمكنهم أيضًا الحصول على بطاقات هوية، ولكن سيتعين عليك دفع رسوم لكل بطاقة. عند تجديد تسجيلك، ستحتفظ بنفس الرقم طالما لم يكن هناك انقطاع لمدة ثلاث سنوات منذ تسجيلك الأخير في تلك المقاطعة. يجب أن تحتوي بطاقة الهوية على تفاصيل محددة مثل اسمك ورقم تسجيلك وصورة إذا كانت لشخص فرد. بالنسبة للشراكات أو الشركات، تُصدر البطاقة باسمها دون أي صورة. يجب أن تتضمن بطاقات هوية الموظفين صورة وتذكر اسم صاحب العمل.

إذا فاز شخص بتعويضات في دعوى قضائية بسبب سوء تعامل شخص أو شركة مع معلومات خاصة، فيمكنه الحصول على المال من سند المخالف أو وديعته النقدية. إذا حدث ذلك، يجب على الشخص أو الشركة المخطئة تجديد سندها أو وديعتها النقدية في غضون 30 يومًا، وإلا فسوف يفقدون شهادة تسجيلهم.

يسمح هذا القانون بإلغاء أو تعليق شهادة التسجيل إذا قام شخص بمشاركة سجلات سرية بشكل غير صحيح، حتى لو لم يكن ذلك مخالفًا للقانون. يمكن أن تبدأ التحقيقات في مثل هذه الأمور في أي وقت، بناءً على تقدير المدعي العام أو شكوى من شخص تضرر من مشاركة المعلومات. إذا وجد المدعي العام أسبابًا محتملة للإلغاء أو التعليق بعد التحقيق، فسيتم تحديد جلسة استماع، وسيتم إخطار المسجل. تتبع جلسة الاستماع إجراءات حكومية محددة، حيث يتصرف المدعي العام بصفته الوكالة التي تجريها.

ينص هذا القانون على أنه كلما قام ناسخ مستندات محترف بإرسال سجلات، يجب أن يرفق بها شهادة. يجب أن تتضمن هذه الشهادة إفادة خطية من أمين السجلات الأصلية ومن ناسخ المستندات، لضمان التعامل السليم مع السجلات وإرسالها إلى الأشخاص الصحيحين. يجب أن تتضمن الشهادة معلومات ناسخ المستندات مثل الاسم والعنوان وتفاصيل التسجيل. بالإضافة إلى ذلك، لا يتحمل أمين السجلات الذي يسلم السجلات لناسخ المستندات المسؤولية إذا أسيء استخدام السجلات، طالما تم اتباع الإجراءات الصحيحة وتم الإفراج عن السجلات بموجب تفويض أو أمر استدعاء.